MATRIZ GUT (Resolva Problemas que Importam) | Exemplo Prático

Matriz GUT. Esta ferramenta é uma das mais utilizadas para definir prioridades de tarefas e de problemas.

Com certeza, ela ajuda muito a identificar aspectos de riscos para o seu negócio. Assim, criar uma base bem sólida para tomar as decisões certas. E claro, conquistar grandes resultados!

Por isso, entenda agora o que é Matriz GUT, como funciona e como aplica-la na sua empresa do jeito certo em 04 Passos Certeiros. E com exemplos na prática!

Ou, se preferir, pode assistir nosso vídeo sobre esse assunto. Para isso, é só clicar aqui embaixo 🙂

Para tentar deixar bem claro esse assunto para você, vamos abordar os seguintes pontos:

1. O QUE É MATRIZ GUT
2. COMO FUNCIONA
3. 04 PASSOS CERTEIROS PARA APLICAR NA SUA EMPRESA DO JEITO CERTO

Tudo isso com muitos exemplos, combinado? Então, vamos lá!

1. O QUE É MATRIZ GUT

Em suma, trata-se de uma ferramenta que serve para priorizar determinadas estratégias e tarefas. Ainda, focadas em resolução de problemas.

Ela é muito útil porque todos os negócios possuem diversos tipos de problemas. E, muitas vezes, não sabem por onde começar.

Assim, é aí que a Matriz GUT entra. Ela classifica cada problema em três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Logo, pegando as 3 primeiras letras desses critérios, forma-se o a sigla GUT.

A partir dessa classificação, será possível identificar qual assunto ou problema precisará ser priorizado. E quais que podem esperar.

Além disso, o processo é composto pelas etapas de análise, identificação e decisão.

2. COMO FUNCIONA

Conforme falamos, a matriz GUT é formada por 3 elementos: Gravidade, Urgência e Tendência.

GRAVIDADE (G):

Representa o impacto e intensidade que cada problema pode causar ou gerar se não for resolvido. Seja de maneira qualitativa ou quantitativa. Como financeiro, equipe, qualidade de trabalho ou entrega, satisfação de clientes, enfim.

Por exemplo: se tiver problema em um equipamento responsável pela fabricação de um produto, sua empresa não conseguirá ter itens para realizar vendas. Logo, seu faturamento e lucro diminuirão significativamente.

Agora, se precisar contratar colaboradores para melhorar a qualidade do trabalho do seu negócio, que já é alta. Isso pode esperar um pouco.

Apesar de ser importante, caso seja adiada, esta decisão não afetará significativamente a sua empresa. Ou seja, não trará consequências tão graves se não for resolvida no curto prazo.

Percebeu a diferença?

Por isso, cabe a cada responsável ou empresa definir a gravidade de cada item. Mas isso explicaremos mais pra frente, tudo bem?

URGÊNCIA (U):

Sob o mesmo ponto de vista, o critério Urgência representa o fator tempo. Em outras palavras, são os prazos que precisam ser respeitados para solucionar os problemas.

De acordo com a Matriz GUT, aqui precisa ser considerados aqueles problemas que tem prazos inegociáveis.

Por exemplo: sua equipe percebe que não conseguirá finalizar um projeto na data combinada. E caso não entregue, perderá seu maior cliente.

Ou então, caso não pague um determinado imposto ou taxa até a data estipulada, sua empresa pode ser multada em um valor enorme. Isto é uma gravidade grande também.

Nestes dois exemplos, existe uma gravidade bem considerável.

Agora, por outro lado, podemos citar este exemplo. Sua empresa precisa negociar com alguns fornecedores para tentar uma compra mais vantajosa.

No entanto, existe um bom prazo para conseguir fechar esta negociação. Neste caso, a gravidade não é tão alta como as dos exemplos que citamos anteriormente. Já que existe uma margem de prazo para ser trabalhada.

TENDÊNCIA (T):

Por fim, a tendência representa o potencial de crescimento de um determinado problema. Ou seja, se a situação piorar demais ao longo do tempo.

Aqui, uma pergunta que pode te ajudar a entender isso é: se o problema não for resolvido agora, ele tende a piorar rapidamente ou ficará estável?

Em outras palavras, aqui é preciso entender o que pode acontecer caso um problema não for resolvido rapidamente. Ou seja, o agravamento que pode causar com o passar do tempo.

Por exemplo: sua empresa tem um equipamento mais antigo. Porém, está funcionando, só que você reparou que ele está apresentando algumas pequenas falhas. No entanto, sua produção continua sendo entregue.

De repente, você percebe que uma peça está bem desgastada. E, caso não seja trocada, seu equipamento pode parar de funcionar. O que faria com que todo o seu processo produtivo seja interrompido.

Logo, a tendência deste problema não ser resolvido representa um grande potencial negativo para o seu negócio.

Por isso, dependendo do tipo, o cenário pode mudar drasticamente de um dia para o outro. E é justamente dessa maneira que as urgências se acumulam nas empresas.

3. 04 PASSOS CERTEIROS PARA APLICAR NA SUA EMPRESA DO JEITO CERTO

1. LISTE OS PROBLEMAS

Primeiramente, comece listando todos os problemas. Para tentar deixar mais claro, vamos usar como exemplo uma cafeteria.

Neste caso, vamos listar apenas 3 problemas para ficar mais simples pro seu entendimento. Porém, aqui é preciso listar todos os problemas do seu negócio. Literalmente, tudo bem?

Então, os problemas enfrentados pela cafeteria seriam:

• Falta de entendimento do ROI (Retorno Sobre Investimento) das suas campanhas de marketing.
• Decoração da cafeteria um pouco antiga
• Máquina de café apresentando defeitos constantes

2. DEFINA OS CRITÉRIOS GUT

Agora, é preciso classificar cada item da GUT. Ou seja, a Gravidade, Urgência e Tendência em uma escala de 1 a 5. Onde:

GRAVIDADE (G)

• 1 = nada grave
• 2 = pouco grave
• 3 = grave
• 4 = muito grave
• 5 = extremamente grave

URGÊNCIA (U)

• 1 = pode esperar
• 2 = pouco urgente
• 3 = urgente, merece atenção rápida
• 4 = muito urgente, deve ser prioridade
• 5 = urgentíssimo e inadiável, necessidade de ação imediata

TENDÊNCIA (T)

• 1 = manterá a estabilidade
• 2 = vai piorar em longo prazo
• 3 = vai piorar em médio prazo
• 4 = vai piorar em curto prazo
• 5 = vai piorar imediatamente

Então, considerando o nosso exemplo da cafeteria, podemos classificar da seguinte forma:

Problemas:

1. Falta de entendimento do ROI (Retorno Sobre Investimento) das suas campanhas de marketing:

• Gravidade 3
• Urgência 3
• Tendência 2

Inclusive, se quiser entender mais como funciona o ROI, assista nosso vídeo aqui embaixo 🙂

A classificação foi feita dessa maneira porque entender o ROI das campanhas de marketing é muito importante. Principalmente para saber se as estratégias estão funcionando. Bem como as verbas sendo otimizadas.

No entanto, não é algo tão grave porque o movimento da loja está bom. Logo, a tendência é não piorar de um dia pro outro. Já que a cafeteria está indo bem nas vendas.

2. Decoração da cafeteria um pouco antiga

• Gravidade 2
• Urgência 2
• Tendência 2

As notas aqui foram essas porque a decoração da loja ainda funciona. Ou seja, não está prejudicando a imagem da cafeteria.

Ao mesmo tempo, se não trocar agora, o movimento não diminuirá por causa disso.

Logo, a tendência é que isso pode ficar um pouco pior só no longo prazo, quando a decoração atual, que já é antiga, ficar mais velha ainda.

3. Máquina de café apresentando defeitos constantes

• Gravidade 4
• Urgência 4
• Tendência 4

Neste caso, é preciso ter muita atenção e resolver agora. O mais rápido possível. Porque se a máquina de café quebrar, não será possível fazer os cafés dos clientes. Logo, não seria possível realizar as vendas.

Por isso, é essencial arrumar a máquina agora para não ter problemas em vender. E, principalmente, não deixar os clientes frustrados. Porque recuperar clientes insatisfeitos com a marca costuma ser uma tarefa muito difícil.

Um ponto importante é que os critérios são bem particulares. Ou seja, dependem de cada pessoa/equipe, área de atuação, momento da empresa, objetivo e estratégias do negócio, enfim.

Por isso, seja muito coerente, condizente e racional neste momento.

3. CALCULE AS NOTAS E CLASSIFIQUE OS PROBLEMAS

Agora que definimos as notas para cada critério da Matriz GUT, é preciso calcular o resultado final para cada problema.

Para isso, basta multiplicar a nota dos três critérios de cada problema. Em outras palavras, multiplicar a nota da Gravidade com a da Urgência e Tendência.

Sendo assim, considerando o nosso exemplo da cafeteria, teríamos o seguinte cenário:

1. Falta de entendimento do ROI (Retorno Sobre Investimento) das suas campanhas de marketing.

(Gravidade) 3 X (Urgência) 3 X (Tendência) 2 = 18

2. Decoração da cafeteria um pouco antiga

(Gravidade) 2 X (Urgência) 2 X (Tendência) 2 = 8

3. Máquina de café apresentando defeitos constantes

(Gravidade) 4 X (Urgência) 4 X (Tendência) 4 = 64

Desse modo, conseguimos entender que a máquina de café apresentando defeitos constantes é o principal problema da cafeteria. E é por isso que precisa ser priorizado.

Em seguida, a próxima prioridade seria resolver a questão do ROI das campanhas de marketing. E, por fim, resolver a questão da decoração antiga da loja.

4. ELABORE O PLANO DE AÇÃO

Por último, com a classificação geral dos problemas, agora é o momento de trabalhar o seu plano de ação para resolver cada um deles.

Dessa maneira, depois de conseguir classificar seus problemas, agora é possível entender o ranking de importância de cada um deles. Conforme foi feito no passo anterior.

Em suma, um plano de ação é uma ferramenta que traça e define ações necessárias para atingir determinados objetivos.

Bem como aponta cronograma e prazos, responsáveis por cada tarefa, recursos financeiros e humanos necessários e também acompanhamento de resultados.

E um modelo muito utilizado por ser bem prático e eficaz é o 5W2H. Que oferece uma das mais completas abordagens em termos de planejamento estratégico. Por isso, é uma ótima solução para o seu plano de ação.

Logo, caso queira conhece-lo melhor, temos um vídeo bem completo sobre ele. Se quiser assisti-lo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂

PARA FECHAR ESSE POST SOBRE MATRIZ GUT

Viu como a Matriz GUT é bem simples de ser utilizada? Ao mesmo tempo, muito eficiente e poderosa para entendermos quais problemas devemos priorizar e resolver primeiro.

Assim, focar onde realmente importa. Otimizando tempo e energia nas questões que realmente exigem atenção.

Inclusive, a Matriz GUT pode ser trabalhada na sua vida pessoal também. Ela trará resultados incríveis, pode acreditar!

E só pra recapitular o que falamos aqui:

1. O QUE É MATRIZ GUT
2. COMO FUNCIONA
3. 04 PASSOS CERTEIROS PARA APLICAR NA SUA EMPRESA DO JEITO CERTO

Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

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Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa