Como Resolver Problemas em Empresa (6 Ferramentas Práticas)

Como resolver problemas em empresa? Existem diversas ferramentas que podem te ajudar muito neste assunto.

No entanto, separamos aqui 6 ferramentas bem práticas e poderosas que identificarão os problemas no seu negócio e resolvê-los de uma maneira assertiva, coerente e planejada. Pode acreditar!

Ou, se preferir, pode assistir nosso vídeo que explica exatamente esse assunto. Para isso, é só clicar aqui 🙂

Como resolver problemas em empresa?

Um dos grandes problemas de muitas empresas é resolver seus problemas, mas de forma organizada, assertiva e coerente. Independentemente do seu porte ou tamanho.

Por isso, separamos aqui 6 ferramentas que te ajudarão a resolver todos os tipos de problemas. Encontrando suas verdadeiras causas e apresentando soluções compatíveis para cada situação.

E para todas elas, vamos deixar um link que explica cada uma de uma forma mais profunda e com exemplos.

Com isso em mente, então vamos lá!

1. CICLO PDCA

Basicamente, consiste em uma ferramenta de gestão de qualidade que tem como objetivo trazer melhorias contínuas aos processos, produtos e serviços de uma empresa ou projeto. Ou até para identificar e resolver algum tipo de problema também.

Ele é chamado de ciclo porque ele precisa ser cíclico. Ou seja, deve ser aplicado repetitivamente e de modo sistemático para ter efeito até no curto, médio e longo prazo.

O significado PDCA vem de uma sigla em inglês, onde:

• P vem de Plan, que é planejar.
• D vem de Do, que é executar
• C vem de Check, que é verificar
• A vem de Act, que é Agir.

Logo, é possível entender que o Ciclo PDCA consiste em realizar um planejamento, executar para colocá-lo em prática, verificar e acompanhar os resultados e agir em alguma possível correção ou melhoria.

Dessa maneira, será possível acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa, por meio da identificação de problemas, de causas e de soluções.

2. MATRIZ GUT

Em suma, trata-se de uma ferramenta que serve para priorizar determinadas estratégias e tarefas. Ainda, focadas em resolução de problemas.

Ela é muito útil porque todos os negócios possuem diversos tipos de problemas. E, muitas vezes, não sabem por onde começar.

E é aí que a Matriz GUT entra. Ela classifica cada problema em três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Logo, pegando as 3 primeiras letras desses critérios, forma-se o a sigla GUT. Onde:

• GRAVIDADE (G):

Representa o impacto e intensidade que cada problema pode causar ou gerar se não for resolvido. Seja de maneira qualitativa ou quantitativa. Como financeiro, equipe, qualidade de trabalho ou entrega, satisfação de clientes, enfim.

• URGÊNCIA (U):

Sob o mesmo ponto de vista, o critério Urgência representa o fator tempo. Em outras palavras, são os prazos que precisam ser respeitados para solucionar os problemas.

De acordo com a Matriz GUT, aqui precisa ser considerados aqueles problemas que tem prazos inegociáveis.

• TENDÊNCIA (T):

Por fim, a tendência representa o potencial de crescimento de um determinado problema. Ou seja, se a situação piorar demais ao longo do tempo.

E a partir dessa classificação, será possível identificar qual assunto ou problema precisará ser priorizado. E quais que podem esperar.

Além disso, o processo é composto pelas etapas de análise, identificação e decisão.

3. DIAGRAMA DE ISHIKAWA (DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO)

Também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe (por causa do seu formato, que vamos explicar mais pra frente, esta é uma ferramenta da qualidade que ajuda a levantar as causas-raízes de um problema. Analisando todos os fatores que envolvem a execução do processo.

Assim, tem como propósito eliminar as causas específicas que causam problemas. E é extremamente útil para identificar as causas que originam problemas organizacionais.

Com ela, será possível encontrar soluções a partir da análise de todo o processo e fatores que têm impacto no dia a dia da empresa.

Este diagrama pode ser aplicado sempre que a empresa tem um problema ou deseja otimizar um processo.

E por ser uma ferramenta usada para gerenciar o controle da qualidade, além de ser abrangente e simples de usar, é útil para analisar qualquer processo.

O Diagrama de Causa e Efeito tem esse nome porque todas as ações que desempenhamos (que são as causas) geram determinadas consequências (que são os efeitos).

E nas empresas, isso não é diferente: cada etapa do processo impacta no resultado final, e um erro mínimo na cadeia produtiva pode gerar grandes problemas.

4. SEIS SIGMA (SIX SIGMA)

Resumidamente, trata-se de uma metodologia utilizada para implementar melhorias nos processos internos de uma empresa.

Assim, seu objetivo é garantir menores custos de produção. No entanto, sempre visando a qualidade dos processos e produtos/serviços para garantir a satisfação dos clientes.

Logo, conquistando melhores resultados e aumentando bem os lucros do negócio.

O seis sigma foi criado para diminuir a variabilidade dos processos das empresas. Ou seja, quanto maior variação tiver nos seus processos, maiores as chances de acontecerem erros ou aparecerem defeitos.

Desse modo, ao reduzir ou até eliminar as variações nos seus processos, seus custos são bastante melhorados. Como resultado, seus produtos ou serviços terão sempre a qualidade esperada para atender as expectativas dos seus clientes.

De modo resumido, os sigmas representam uma escala de qualidade. No qual 1-sigma é o nível mais baixo, onde existe uma grande quantidade de defeitos e erros.

Assim, representa um grande potencial em não atingir a qualidade desejada. E, assim, não satisfazer seus clientes e acabar perdendo-os para a concorrência.

Por outro lado, 6-sigma representa o nível mais alto de excelência. No qual a chance dos defeitos e erros aparecerem é mínima.

Dessa maneira, a qualidade terá um padrão muito alto, que é o que as empresas precisam sempre almejar.

5. DESIGN THINKING

Basicamente, Design thinking é uma abordagem do processo de pensamento criativo e crítico, o que possibilita a organização de ideias para a busca de conhecimento e estimula tomadas de decisão coerentes.

O intuito é que o design thinking seja realizado de forma coletiva e colaborativa para conseguir reunir o máximo de pontos de perspectivas diferentes.

Suas aplicações variam, mas é muito comum as empresas utilizarem o design thinking para encontrar soluções para diversos tipos de problemas, independentemente do seu tamanho.

Ou então para ajudar a elaborar novos produtos e serviços. Mas existem outras grandes vantagens em utilizar o design thinking no seu negócio.

6. CINCO PORQUÊS

Trata-se de uma técnica de resolução de problemas que visa identificar a causa raiz de um problema ou defeito.

O princípio básico dos “5 porquês” é questionar repetidamente a causa de um problema. Dessa forma, ir além dos motivos óbvios e investigar a sequência de eventos que levaram ao resultado indesejado.

Assim, o objetivo é chegar à causa raiz fundamental do problema, em vez de tratar apenas dos efeitos superficiais.

Ao mesmo tempo, essa abordagem consiste em fazer perguntas sucessivas, com cada pergunta respondendo “por que” o problema ocorreu. Até que não seja possível ir além em termos de causa.

Geralmente, são feitas cinco perguntas. Ou seja, perguntar cinco vezes “por quê” após responder uma das perguntas. Tudo feito na ordem.

Por exemplo:

Vamos supor que uma sorveteria está com sua principal máquina quebrada.

Como a primeira pergunta, podemos iniciar com:

1. Por que a máquina parou de funcionar? (Primeiro porquê)

• Resposta: Porque um dos motores queimou.

2. Por que um dos motores queimou? (Segundo porquê)

• Resposta: Porque teve um curto-circuito na máquina.

3. Por que ocorreu um curto-circuito? (Terceiro porquê)

• Resposta: Porque os fios estavam desgastados e teve um super aquecimento.

4. Por que os fios estavam desgastados? (Quarto porquê)

• Resposta: Porque esta máquina não estava passando por manutenção preventiva regular. E com os fios desgastados, o motor superaqueceu.

5. Por que a máquina não estava passando por manutenção preventiva regular? (Quinto porquê)

Resposta: Porque não havia um plano de manutenção estabelecido para a máquina.

Dessa forma, neste exemplo podemos perceber que o problema inicial foi a máquina parar de funcionar.

No entanto, ao usar a metodologia dos “5 porquês”, foi possível identificar que a causa raiz do problema foi a falta de um plano de manutenção preventiva para a máquina. O que acabou levando ao desgaste dos fios e, consequentemente, ao curto-circuito e à paralisação do motor.

Enfim, esse foi só um exemplo da aplicação do método dos 5 Porquês. Tudo para mostrar que ela ajuda a encontrar a causa raiz de um problema. Assim, focar em soluções e melhorias contínuas nos processos e produtos.

Sempre incentivando também o aprendizado e também buscar a verdadeira causa raíz ao invés de resolver só os problemas superficiais.

Então, se quiser conhecer mais sobre essa metodologia, escreva aqui nos comentários “5 Porquês” que ficaremos felizes em desenvolver um vídeo sobre este assunto para você, combinado?

CONCLUSÃO

Essas foram as ferramentas que podem te ajudar muito a resolver os problemas de verdade. De forma coerente, planejada e assertiva.

No entanto, elas não são as únicas. Então, se conhecer alguma outra que não falamos, escreva nos comentários e compartilhe com a gente.

E só pra recapitular o que falamos aqui:

1. PDCA
2. MATRIZ GUT
3. DIAGRAMA DE ISHIKAWA
4. SEIS SIGMA (SIX SIGMA)
5. DESIGN THINKING
6. CINCO PORQUÊS

Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

E se gostou, compartilhe este post com seus amigos e familiares para ajudá-los também!

Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa