Como Preparar Reunião de Trabalho Produtiva (10 Dicas Práticas)

Como preparar reunião de trabalho produtiva?

Reuniões de trabalho bem planejadas são fundamentais para ter e manter uma equipe muito produtiva e eficiente.

No entanto, muitas pessoas consideram reuniões como uma perda de tempo devido à falta de preparação adequada. e isso é bem prejudicial para qualquer tipo de empresa.

Por isso, vamos mostrar aqui 10 dicas que funcionam de verdade sobre como preparar uma reunião de trabalho de maneira prática para aumentar a produtividade e otimizar o tempo de todos os envolvidos.

Ou, se preferir, pode assistir nosso vídeo que explica este assunto de um jeito bem prático. Para isso, é só clicar aqui embaixo 🙂

COMO PREPARAR REUNIÃO DE TRABALHO

Uma reunião de trabalho bem feita é muito importante por diversos motivos.

Serve, por exemplo, para apresentar resultados ou projetos, alinhamento do andamento de processos, facilitar a comunicação entre equipes, coordenar trabalho e atribuir tarefas, organizar plano de ações e planejamentos estratégicos, dividir e resolver problemas, treinamentos, construção de relacionamentos, entre tantas outras coisas.

No entanto, muitos profissionais acabam não entendendo esses pontos e acabam marcando diversas reuniões desnecessárias. Nas quais muitas delas poderiam ser substituídas por uma ligação, mensagem, email, entre outros.

Ou então são malconduzidas, o que torna essas reuniões demoradas, sem eficácia e até confusas.

Assim, acaba perdendo tempo de todos os envolvidos e não ser tão produtiva.

Por isso, vamos mostrar agora as 10 Dicas práticas de como preparar reunião de trabalho para ter muito mais produtividade e otimizar o tempo de todos.

Então, vamos lá!

1. DETERMINE UM OBJETIVO CLARO

Antes de marcar uma reunião, entenda qual é o real objetivo de fazer essa reunião. Dessa forma, defina claramente o que precisa ser alcançado.

E uma dica especial aqui é: se o objetivo da reunião não puder ser definido em uma frase concisa, talvez seja melhor repensar a necessidade da reunião. Ou até encontrar outros meios para resolver tal questão.

E divida esse objetivo com todos os participantes da reunião, que é o que vamos falar agora.

2. ESCOLHA OS PARTICIPANTES CERTOS

Na hora de convidar as pessoas para a reunião, evite incluir pessoas que não tenham um papel direto no objetivo.

Assim, isso economizará tempo e evitará distrações durante as reuniões.

Ao mesmo tempo, certifique-se de convidar apenas aqueles que podem contribuir para a discussão e a tomada de decisões. Quanto menos participantes, mais prática e eficiente será a reunião.

3. AGENDE COM ANTECEDÊNCIA E RESPEITE O TEMPO DOS ENVOLVIDOS

Selecionar um horário conveniente para a maioria dos participantes é fundamental.

Por isso, agende com antecedência para permitir que todos tenham tempo para se preparem. Logo, respeite o tempo de todos. Ainda, comece e termine a reunião pontualmente, conforme o combinado previamente.

4. DESENVOLVA UMA PAUTA DETALHADA

Uma pauta de reunião, também conhecida como “agenda de reunião,” é um documento que lista os tópicos ou itens a serem discutidos durante uma reunião.

Em outras palavras, ela descreve a estrutura e a ordem dos assuntos a serem abordados durante a reunião. Com o objetivo de manter a reunião organizada, eficiente e que foque no objetivos estabelecidos.

Isso é bem importante porque a pauta de reunião ajuda a garantir que todos os participantes estejam cientes do que será discutido.

Ou seja, quando bem elaborada, é uma ferramenta fundamental para garantir que a reunião seja produtiva, eficiente e que todos os participantes saibam o que esperar.

Além disso, ela permite que os participantes se preparem antecipadamente. Economizando tempo e garantindo que os objetivos da reunião sejam alcançados.

Somado a isso, pontue bem o tempo para cada assunto. Isso ajuda muito a manter a organização e conduzir melhor a reunião como um todo.

Inclusive, se quiser entender como preparar uma pauta profissional e eficaz, escreva nos comentários “Pauta de Reunião” que se tiver bastante comentários, ficaremos felizes em desenvolver um vídeo desses para você, combinado?

5. DIVIDA AS INFORMAÇÕES ANTES DA REUNIÃO

Envie documentos ou informações relevantes aos participantes antes da reunião.

Assim, todos conseguirão se preparar com antecedência. Economizando tempo durante a reunião para discussões. Além de deixar todos cientes e preparados do que será discutido.

6. DEFINA UM FACILITADOR E UM ANOTADOR

Caso seja possível e necessário, tenha um facilitador(a) para manter a reunião na linha e que nada da pauta seja esquecida.

Basicamente, facilitador(a) de reunião concentra seus esforços em estimular a colaboração e a participação de todos, estabelecendo um ambiente propício para a realização eficaz do trabalho em equipe.

Por exemplo: se a intenção da reunião for iniciar um projeto, é provável que o líder do projeto atue como facilitador(a). Ou seja, neste caso, pode ser você mesmo(a).

Além disso, ter um anotador(a) para documentar as discussões, decisões e ações a serem tomadas facilita muito para ter tudo registrado. E, depois, compartilhar com todos os participantes após a reunião.

Isso garante que nada seja esquecido e que os participantes possam se concentrar na discussão durante a reunião.

7. MANTENHA O FOCO E A DISCIPLINA

Durante a reunião, siga a pauta e evite desvios. Se surgirem tópicos não relacionados, anote-os para discussão posterior, para que a reunião não saia do controle.

Bem como controlar o tempo para cada assunto, conforme explicamos na dica da pauta.

Dessa forma, é possível respeitar o planejamento inicial da reunião, fluidez e o horário ou tempo reservado.

8. ENCERRE COM UM PLANO DE AÇÃO CLARO

Ao final da reunião, resuma os principais pontos discutidos e as ações a serem tomadas.

Ao mesmo tempo, certifique-se de que todos saibam o que é esperado após a reunião e quem é responsável por cada tarefa. Bem como os respectivos prazos.

Tudo isso pode ser pontuado também no documento do anotador(a), que falamos anteriormente.

9. COMPARTILHE UM RESUMO PÓS-REUNIÃO

Após aa reunião, envie um resumo para todos os participantes. Seja por email, mensagens pelo sistema interno da empresa, enfim.

Sempre destacando os principais tópicos discutidos, decisões tomadas e ações a serem realizadas. Isso ajuda a manter todos os participantes na mesma página e cientes do que precisa ser feito como próximos passos.

10. AVALIE E AJUSTE O PROCESSO

Do mesmo modo, depois que a reunião terminar, avalie o quão eficaz foi tal encontro.

Além disso, pergunte aos participantes o que funcionou e o que pode ser melhorado. Assim, use esses feedbacks para aprimorar o processo de preparação e condução de reuniões futuras.

CONCLUSÃO 

Essas foram as nossas dicas de como preparar uma reunião de trabalho produtiva. Viu como prepará-la da forma correta pode economizar tempo e aumentar a eficiência da equipe?

Tenha em mente que reuniões bem planejadas são fundamentais para alcançar metas e objetivos da empresa. Logo, invista tempo na preparação para aproveitar o máximo cada reunião e ter muito mais produtividade e eficácia.

No entanto, as dicas que falamos aqui não são as únicas, mas são bem importantes. Então, se tiver alguma outra que não mostramos, escreva nos comentários e compartilhe com a gente!

Por fim, só pra recapitular o que falamos aqui:

1. DETERMINE UM OBJETIVO CLARO
2. ESCOLHA OS PARTICIPANTES CERTOS
3. AGENDE COM ANTECEDÊNCIA E RESPEITE O TEMPO DOS ENVOLVIDOS
4. DESENVOLVA UMA PAUTA DETALHADA
5. DIVIDA AS INFORMAÇÕES ANTES DA REUNIÃO
6. DEFINA UM FACILITADOR E UM ANOTADOR
7. MANTENHA O FOCO E A DISCIPLINA
8. ENCERRE COM UM PLANO DE AÇÃO CLARO
9. COMPARTILHE UM RESUMO PÓS-REUNIÃO
10. AVALIE E AJUSTE O PROCESSO

Esperamos que tenha gostado! Além disso, se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

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Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa