20 Dicas de Como Fazer um Fluxo de Caixa que Funcione de Verdade

Uma das maiores dúvidas dos empreendedores é: Como fazer um fluxo de caixa?

E um dos maiores problemas de qualquer negócio é ficar sem dinheiro. Muitas vezes, não é nem por falta de um bom produto ou serviço, mas sim por falta de fluxo de caixa.

E isso é um tema essencial para que os empreendedores tenham sucesso com o seu próprio negócio.

Muitos negócios rentáveis ​​no papel acabaram em falência porque a quantidade de dinheiro que entra não se compara com a quantidade de dinheiro que sai.

Por isso, vamos mostrar agora 20 dicas poderosas de como fazer um fluxo de caixa que funcione de verdade.

Além disso, vamos também explicar como mantê-lo eficaz e saudável, que é um dos pontos mais importantes para ter sucesso com o seu negócio próprio.

Antes, o que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa mede quanto dinheiro está entrando e saindo da sua empresa durante um período de tempo específico.

É basicamente o movimento de fundos dentro e fora do seu negócio.

Você deve estar acompanhando isso semanalmente, mensalmente ou trimestralmente.

Em termos gerais, as empresas geram dinheiro por meio de vendas dos seus produtos e serviços.

E suas despesas são basicamente com equipe, suprimentos e fornecedores. Como por exemplo: serviços públicos, impostos, salários, aluguel, luz e outras contas. Ou seja, isso é dinheiro saindo da empresa.

Dito isso, existem essencialmente dois tipos de fluxos de caixa:

• Fluxo de caixa positivo
  Ocorre quando o fluxo de caixa para o seu negócio de vendas, contas a receber, etc. é maior do que o valor do dinheiro que sai de seus negócios através de contas a pagar, despesas mensais, salários, etc.
• Fluxo de caixa negativo:
  Ocorre quando sua saída de caixa é maior do que seu caixa recebido. Isso geralmente significa problemas para um negócio, mas existem etapas que você pode tomar para remediar a situação e gerar ou arrecadar mais dinheiro, mantendo ou cortando despesas.

Como entender o fluxo do caixa

Resumidamente, a maneira mais simples de entender o fluxo de caixa é analisar a quantia total de dinheiro que entrou ou saiu da conta corrente do seu negócio durante um mês.

Se você terminar o mês com mais dinheiro no banco do que quando começou, seu negócio é fluxo de caixa positivo.

Se você tem menos dinheiro no final do mês, sua empresa teve fluxo de caixa negativo.

Atingir um fluxo de caixa positivo não vem por acaso. É preciso trabalhar nisso.

Além disso, é necessário analisar e gerenciar seu fluxo de caixa para controlar com mais eficiência a entrada e a saída de caixa.

A realização de análise de fluxo de caixa para garantir que você tenha dinheiro suficiente a cada mês para cobrir suas obrigações no próximo mês é essencial.

EXEMPLO DE FLUXO DE CAIXA

Na imagem abaixo, você verá um exemplo de fluxo de caixa de uma empresa fictícia. Nele, exemplificamos com um período de 3 meses.

No entanto, você deverá projetar essa simulação para todo o tempo que achar necessário, separado pelo período que achar mais condizente com o seu negócio. Pode ser diário, mensal, bimestral, semestral, anual, etc.

O lucro não é igual a um bom fluxo de caixa

Você não pode simplesmente olhar para o seu demonstrativo de lucros e perdas e controlar seu fluxo de caixa.

Muitos outros dados financeiros contribuem para o fator de fluxo de caixa, incluindo contas a receber, estoques, contas a pagar, gastos de capital e impostos.

O gerenciamento eficaz do fluxo de caixa requer atenção em cada um desses fatores de caixa, além de seu lucro ou perda.

Regras de contabilidade definem Lucro simplesmente como receita menos despesas.

No entanto, empreendedores precisam entender que o fato de que se você ter lucro em um mês não significa ter um fluxo de caixa positivo e equilibrado. O fluxo de caixa é uma ferramenta que analisa o curto médio e longo prazo da saúde financeira da empresa.

Descubra o seu ponto de equilíbrio

Você deve saber quando sua empresa se tornará lucrativa, que é que chamamos de ponto de equilíbrio (ou em inglês, break even point).

Não porque isso afetará o seu fluxo de caixa, mas porque lhe dará uma meta inicial a ser buscada e uma meta pronta para projetar o fluxo de caixa futuro.

Fluxo de caixa negativo e lucros negativos contribuem para uma combinação sombria.

Concentre seus esforços em administrar seu fluxo de caixa com o objetivo e metas de alcançar aquele momento em que você realiza seus primeiros lucros.

Se quiser saber mais como traçar objetivos e metas que funcionem de verdade, é só clicar aqui e dar uma olhada no post que fizemos sobre esse assunto aqui no blog.

Então, é muito importante prever o seu ponto de equilíbrio, combinado?

Como fazer um fluxo de caixa que funcione de verdade

Agora que você viu como fazer um fluxo de caixa, vamos agora te mostrar dicas de como mantê-lo saudável e eficaz. 

Essa é uma das partes mais importantes para o seu negócio próprio.

Porque muitos empreendedores acabam falhando com esse assunto, principalmente por não saber gerenciar e interpretar os seus números. 

Dito isso, os itens a seguir ajudarão você a entender o fluxo de caixa, como ele afeta os lucros e dicas sobre como melhorar seu fluxo de caixa.

Eles são os pontos cruciais para você ter um fluxo de caixa eficaz e que funcione por muito tempo.

1- Verifique o saldo inicial da empresa

A primeira coisa a fazer quando se decide criar uma gestão financeira mais rigorosa e sólida é verificar quanto de dinheiro sua empresa possui em caixa.

Desse modo, você saberá o quanto a sua empresa tem em caixa para começar a operar naquele momento.

2- Separe as entradas e saídas

Primeiramente, é preciso dividir as entradas de dinheiro das saídas de sua empresa. Basicamente, entradas representam o acréscimo de dinheiro no seu negócio próprio, que geralmente é construído através das suas vendas.

Em contrapartida, as saídas dizem respeito às obrigações financeiras da organização. Ou seja, as suas dívidas frente aos fornecedores, funcionários e instituições financeiras. Em suma, são os gastos que a empresa tem.

É preciso entender muito bem esses dois pontos porque serão eles que determinarão o sucesso do fluxo de caixa da sua empresa.

Em primeiro lugar, registre no fluxo de caixa de sua empresa todas as suas despesas. Literalmente, todas as suas despesas, inclusive as mais insignificantes.

Isso pode ser feito separado por mês ou até mesmo por dia.

Do mesmo modo, liste também todas as entradas de capital na sua empresa, inclusive as mais insignificantes também. E faça isso também separando por mês ou até mesmo por dia.

3- Seja o mais especifico possível

Um dos fatores mais importantes no controle do fluxo de caixa é o compromisso de atualizá-lo com todas as entradas e saídas, por mais insignificantes que pareçam ser.

Um fluxo de caixa incompleto pode atrapalhar muito a gestão da empresa. A falta de informações ou números incorretos implica em análises equivocadas.

Para um fluxo de caixa eficaz, os empreendedores precisam ser capazes de identificar todas as informações contidas nele.

Por isso, é preciso que todos os dados sejam bastante específicos, nomeando cada item de um jeito super claro e detalhado. Dessa maneira, você será capaz de entender o fluxo de uma maneira clara e objetiva.

Além disso, você poderá tomar decisões mais rapidamente e de forma mais lógica. As informações também poderão ser lidas mais facilmente e por qualquer pessoa, facilitando a comunicação interna de sua empresa e contribuindo com o alcance de suas metas e seus objetivos.

4- Analise os resultados

Com o fluxo de caixa de sua empresa feito, agora é hora de analisar, interpretar os resultados e se preparar para a tomada de decisões.

A análise do fluxo de caixa permite elaborar estratégias para o crescimento da empresa ou, se for o caso, reverter as situações negativas, como dívidas e problemas de estoque.

O primeiro ponto é subtrair a soma total das saídas do valor total da soma das entradas. Basicamente, se o seu resultado for positivo, você está com lucro. Da mesma forma, se o resultado for negativo, você está com prejuízo.

(SOMA TOTAL DAS ENTRADAS) – (SOMA TOTAL DAS SAÍDAS) = RESULTADO DO SALDO DA EMPRESA

Com esses números em mãos, você conseguirá mensurar os resultados do seu negócio.

O principal a se levar em conta é que nem sempre um valor negativo pode ser considerado prejuízo.

Afinal, em um fluxo de caixa diário ou mensal, por exemplo, deve se ficar atento também as contas a receber parceladas ou programadas para datas futuras. 

No entanto, você precisa estar atento e saber que o fechamento de caixa no negativo por várias vezes, pode significar gastos maiores que recebimentos.

Neste caso, o gestor deve se preocupar em cortar custos e/ou aumentar as vendas e entradas na empresa, combinado?

5- Você não pode controlar o que não mede

Descobrir a quantidade de capital de giro que uma empresa precisa para operar é o primeiro passo. Você precisa responder perguntas como:

– Quanto estoque eu preciso guardar?

– Quantas faturas estão atrasadas?

– Quanto dinheiro está amarrado no trabalho em andamento?

– Quanto tempo leva para pagar nossos fornecedores pelos materiais até a obtenção de dinheiro vindo dos clientes?

É muito importante saber quanto sua empresa própria custa por mês, trimestre, semestre ou por ano, por exemplo, para conseguir planejar um bom fluxo de caixa.

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6- Obtendo o controle do seu fluxo de caixa

Pergunte a si mesmo as duas perguntas a seguir para ter uma ideia sobre se você tem a situação de fluxo de caixa de sua empresa sob controle:

1. Qual é o meu saldo em dinheiro agora?
2. O que eu espero que meu saldo seja daqui a seis meses?

Se você não souber responder estas duas perguntas, então comece a se preocupar. Afinal, você não tem o seu fluxo de caixa sob controle.

Uma maneira de manter essa situação sob controle é acompanhar seus resultados de fluxo de caixa todo mês.

Dessa maneira, será possível determinar se sua administração está criando o tipo de fluxo de caixa que sua empresa precisa.

Isso também ajuda a melhorar a criação de projeções de fluxo de caixa nas quais você pode confiar, enquanto toma decisões de negócios sobre expansão e cuidar de suas contas existentes, por exemplo.

7- Conheça seus números

Não saber os números é a principal razão pela qual as pessoas ficam sem dinheiro.

Conheça seus principais KPIs (principais indicadores-chaves de desempenho) e os monitore para avaliar com precisão o desempenho do seu trabalho.

Atingir resultados planejados é uma forma de saber se a performance da sua empresa está de acordo com o fluxo de caixa que você desenhou.

8- Identifique os riscos do negócio e prepare-se antecipadamente

Existem muitos riscos envolvidos na administração de um negócio. E desafios sérios devem ser esperados em algum momento no futuro. Você precisa considerar vários cenários, como por exemplo:

• E se essa grande encomenda chegar de repente?;
• E se um pedido grande for cancelado?”
• “E se esse cliente importante desaparecer e ainda estiver me devendo dinheiro?

Esse tipo de análise de risco pode se tornar parte de seu processo de orçamento de fluxo de caixa.

Experimente este método simples: se você estiver usando uma planilha para inserir entradas de caixa, basta refletir uma situação hipotética adicionando ou excluindo os fluxos de entrada.

As repercussões nas próximas semanas e meses devem ser imediatamente visíveis. Assim você pode considerar o que você faria se o evento ocorresse.

Esses exemplos acima são apenas alguns tipos de ameaças. Há muitos outros aspectos que você deve contabilizar ao fazer o fluxo de caixa.

9- Junte dinheiro para usar em tempos difíceis

Em uma empresa que está começando, dinheiro é como comida.

Sua empresa sempre precisará dela para viver, e quando ficar apertada, você precisará consumir menos para sobreviver ao médio e longo prazo. 

Parece óbvio, mas muitas empresas acabam fechando pela má administração do dinheiro durante a sua existência.

E acabaram gastando mais que podiam. Ou seja, seus gastos foram maiores que suas receitas.

A probabilidade de sucesso de uma nova empresa é aumentada se ela conseguir permanecer no negócio por tempo suficiente para que os clientes experimentem seus produtos/serviços e acabem incorporando isso em suas vidas.

Por isso, entenda sua posição de caixa, sempre. E se planeje a construir um montante em tempos de gordura para poder usá-la em tempos difíceis. 

Resumidamente, não gaste mais do que você ganha.

E mais do que isso: sempre guarde dinheiro a mais para emergências, imprevistos e períodos difíceis de vendas.

Nós, do Blog Abri Minha Empresa, temos uma sugestão muito simples para resolver essa questão. Que tal guardar todo mês uma porcentagem fixa do seu lucro e deixar separado para o uso da sua empresa? Ou então, reservar um valor fixo mensal?

Como resultado, você terá sempre um dinheiro guardado que poderá ser utilizado para reinvestimento na empresa.

É a gordura para ser usada em tempos difíceis ou até mesmo a fonte para realizar algum outro tipo de investimento no seu negócio próprio.

10- Não ganhe dinheiro apenas, gerencie-o.

Muitas pessoas ganham dinheiro, mas muito poucas conseguem gerenciá-lo. E essa é a chave para o sucesso financeiro.

Para ter um bom gerenciamento de caixa, alguns passos são extremamente importantes:

10.1- Pague suas contas dentro do prazo. Parece uma dica óbvia, mas muitas pessoas costumam esquecer seus pagamentos e acabam pagando taxa extras constantemente, como juros e multas.

É simples e funciona. É um modo simples e básico para evitar gastos extras e evitáveis. 

10.2- Coloque uma porcentagem de cada ganho mensal da empresa em algum tipo de investimento com uma boa liquidez (ou até mesmo poupança).

Se você fizer isso por anos, não haverá problemas de fluxo de caixa. Além de economizar os gastos, sua reserva de dinheiro vai aumentar sem você ter que fazer nada.

Existem inúmeras empresas com bons planos para esses tipos de investimento, como XP Investimentos, Sofisa ou até mesmo os bancos.

10.3- Outra dica é: pague-se primeiro. Ou seja, foque em atingir seu ponto de equilíbrio da sua empresa que citamos anteriormente neste post. 

Não se preocupe em ganhar dinheiro rápido para sua vida pessoal. Pense no negócio antes e saiba equilibrar esses pontos.

Sua receita pessoal só pode aumentar de acordo com o crescimento da sua empresa.

Muitos empreendedores acabam exercendo uma má gestão empresarial principalmente porque pensam em colocar mais dinheiro no seu bolso do que na própria empresa.

11) Crie uma conta bancária separada para o seu negócio

Um erro comum associado à administração de uma empresa – especialmente entre as empresas iniciantes – é misturar contas bancárias comerciais e pessoais e cartões de crédito.

Como o financiamento inicial geralmente vem das economias pessoais do empreendedor, isso é algo muito comum de se ver.

Por isso, é altamente recomendável ter uma conta bancária separada para sua empresa. Você pode pedir ao seu banco para emitir um cartão de crédito, fazer compras relacionadas a negócios nesse cartão e pagar usando a conta da empresa.

A maioria dos cartões de crédito fornece relatórios gerenciais que detalham os tipos de compras feitas ao longo do mês e durante o ano anterior.

Esse tipo de informação pode ser usado em seu orçamento de fluxo de caixa para o próximo ano.

12) Monitore seu estoque com eficiência

Analise o movimento de estoque para determinar quais itens estão vendendo e quais são os produtos que estão parados e consomem o seu capital de giro.

O ideal é tentar manter os níveis de estoque enxutos para que seu capital de giro não seja amarrado de forma improdutiva e improfícua.

13) Mantenha sempre uma reserva de dinheiro

Depois de descobrir o ponto de equilíbrio, conforme falamos anteriormente, você precisa  garantir que sua empresa tenha dinheiro suficiente para financiar suas necessidades de capital de giro.

É aconselhável manter uma reserva financeira de aproximadamente três meses de custo operacional.

Porque isso será bem importante para qualquer tipo de imprevisto que acontecer. Ou até mesmo para períodos de poucas vendas.

14) Implemente um sistema para gerenciar o fluxo de caixa

Muitos empresários procrastinam para faturar clientes. Alguns não faturam assim que entregam o produto ou os serviços ou fazem apenas no final do mês.

Muitos nem sabem quanto os seus clientes estão devendo ou quanto devem aos fornecedores.

Se você tem perfil como este, é hora de começar a implementar um processo eficiente para gerenciar o fluxo de caixa.

Você pode usar uma planilha simples do Excel ou um software de contabilidade (como o Market-UP, que é uma boa alternativa gratuita).

Mas é importante ter algum sistema de processos para que o seu fluxo de caixa funcione, combinado?

15) Controle suas saídas de caixa

A melhor maneira de controlar o fluxo de caixa é ficar em dia com suas despesas.

Quando o lucro começa aparecer, muitas vezes as oportunidades de corte de custos são ignoradas. E o fluxo de caixa não gerenciado, mesmo nos momentos mais tranquilos, é um dos principais causadores de falência de empresas.

Por isso, crie o hábito de comprar por melhores preços, sem perder o cuidado com a qualidade.

Além disso, qual a sua confiança de que você está obtendo as melhores ofertas em seus suprimentos, sistemas e utilitários?

Embora seja trabalhoso pesquisar novos fornecedores, talvez valha a pena reavaliar suas operações regularmente. Seja mensal, trimestral ou até anual, dependendo do escopo de sua empresa.

Existem também outras maneiras de reduzir os custos, como energia, água e funcionários não produtivos, por exemplo. 

Desse modo, procure sempre encontrar pontos que podem estar consumindo o dinheiro da sua empresa, mas você não percebeu.

16- Incentive seus clientes a pagarem mais cedo e evite taxas

Quem não gosta de pagar menos por produtos ou serviços?

Para ajudar a resolver seus problemas de fluxo de caixa, você pode oferecer aos clientes condições de pagamento favoráveis, se eles pagarem suas faturas antecipadamente.

Como por exemplo, oferecendo algum desconto para os clientes que pagarem em dinheiro ou débito (ao invés de crédito, no qual você só receberia em um mês).

Embora essa prática possa afetar sua margem de lucro, ela pode ajudar o gerenciamento do fluxo de caixa incentivando os clientes a fazer pagamentos antes do exigido pelos ciclos de faturamento.

Além disso, procure maneiras de evitar a pagar taxas, como por exemplo de cartões de créditos ou outros tipos pagamentos eletrônicos.

No final do mês, você conseguirá analisar a diferença de ter recebido os pagamentos antes. E claro, além de pagar menos taxas de serviços de recebimento de pagamentos.

17- Cuidado ao expandir o seu próprio negócio

Muitos empreendedores enxergam o crescimento como a solução para um problema de fluxo de caixa.

É por isso que muitas vezes atingem o objetivo de expandir os negócios e descobrem que aumentaram seus problemas de fluxo de caixa durante o processo. 

Até porque quando se expande, seus custos aumentam. E seus lucros nem sempre.

Desse modo, planeje antecipadamente o crescimento e os desembolsos de caixa relacionados, principalmente para que eles não sejam uma surpresa.

18- Aumente suas vendas de modo planejado

Se você precisar de mais dinheiro, parece ser óbvio sair e tentar atrair novos clientes ou vender produtos ou serviços adicionais para seus clientes existentes.

Mas isso pode ser mais fácil dizer do que fazer. A aquisição de novos clientes é essencial para um negócio em crescimento, mas pode levar tempo e dinheiro para converter as perspectivas em vendas.

Vender mais para os clientes existentes às vezes é mais barato e você pode fazer isso analisando o que eles estão comprando e por quê.

Ou seja, informações que podem até levar a aumentar sua margem de lucro e, consequentemente, gerar mais dinheiro.

Do mesmo modo, tenha muito cuidado ao aumentar as vendas. Porque você pode aumentar suas contas a receber e não o dinheiro real, se essas vendas estiverem a crédito, por exemplo.

19- Saiba quando arrendar e quando comprar

Praticamente todas as empresas precisam de equipamentos, instalações e propriedades para operar; se eles devem comprar ou arrendar esses itens é outra questão.

Se sua empresa está precisando de dinheiro, você pode considerar o aluguel de equipamentos e de espaço comercial/escritório, em vez de comprá-lo imediatamente.

Além de obter acesso aos materiais e espaços de que sua organização precisa para ter sucesso, quando você optar por arrendar esses itens, não terá que amarrar partes significativas de seu capital.

Em outras palavras, sua empresa estará melhor posicionada para responder a novas oportunidades e enfrentar desafios imprevistos.

Alguns exemplos:

Além disso, quando uma empresa compra computadores para seus funcionários, por exemplo, ela é proprietária deles.

Embora isso pareça agradável ao ouvido, é importante considerar a velocidade com que a tecnologia evolui. Por exemplo: você está confortável com seus funcionários usando uma tecnologia que já tem mais que quatro anos de idade?

Quando as empresas alugam seus computadores, para continuar o exemplo, elas também podem trocar as máquinas antigas por novas quando os contratos são cumpridos.

Dessa maneira, quando tiver com um fluxo de caixa bem mais estruturado e saudável, aí sim você pode começar a verificar se mais há acordos de longo prazo fazem sentido, como comprar espaço para um escritório ou uma loja.

Até porque ter sua própria propriedade significa que sua empresa estará essencialmente pagando aluguel diretamente a você, além de ter alguns retornos fiscais contábeis.

20) Não se concentre no lucro, concentre-se no fluxo de caixa

Muitos empreendedores não tem um fluxo de caixa, apesar de ter previsões de margens de lucro para os próximos anos. E esse é um motivo comum para o fracasso dos negócios.

Tenha isso em mente: se seu fluxo de caixa estiver em ordem, seu lucro estará em ordem também.

Muitas empresas não passam dos seis meses. Eles podem ter sido um negócio lucrativo, mas precisam ter um bom fluxo de caixa para sobreviver. 

Alguns especialistas recomendam que novos empreendedores comecem seu negócio próprio com clientes confiáveis ​​e de rápido pagamento, inicialmente. Mesmo que isso signifique clientes menores e margens de lucro menores.

PARA FECHAR ESTE POST…

Ter um bom e planejado fluxo de caixa oferece oportunidades e flexibilidade  a qualquer tipo de negócio. E pode ter certeza que isso é um fator crítico de sucesso.

Sem dinheiro, os lucros não fazem sentido.

Muitos negócios rentáveis ​​no papel acabaram falindo porque a quantidade de dinheiro que entra não se compara com a quantia de dinheiro que sai.

As empresas que não exercem uma boa gestão de caixa podem não conseguir fazer os investimentos necessários para construir um posicionamento sólido no mercado.

E essas foram as nossas 20 dicas poderosas de como fazer um fluxo de caixa que funcione de verdade. 

E se quiser se preparar ainda mais para começar a empreender e montar o seu negócio próprio, dá uma olhada nos nossos outros posts para você se aprofundar sobre esse assunto:

9 Dicas Poderosas de Como Ser um Empreendedor de Sucesso
Como Definir Metas e Objetivos que Funcionam de Verdade
3 Formas Incríveis de Como Fazer Plano de Negócio Simplificado

E aí, preparado para montar seu negócio próprio? 

Não se esqueça de baixar o nosso e-book grátis com as 11 perguntas chaves para saber se você está pronto para começar a empreender, tudo bem?

Um abraço e até o próximo post!

Marcus
Blog Abri Minha Empresa