Uma boa gestão do tempo está diretamente relacionada a maior produtividade, organização, alto desempenho e até o bem-estar.

Até porque a capacidade de organizar e priorizar tarefas pode determinar o sucesso em projetos, negócios e estudos.

E praticamente todos nós já passamos por situações em que parece que estamos nos esforçando muito e, mesmo assim, não conseguimos atingir os nossos resultados desejados no final.

Justamente por isso que vamos mostrar aqui as 06 técnicas de Gestão de Tempo mais utilizadas por profissionais de sucesso. Elas são incríveis e, com certeza, irão aumentar, e muito mesmo, a sua organização e produtividade.

Assim, conquistar suas metas e objetivos todos os dias. Tanto para o lado profissional quanto pessoal também.

Ainda, com uma dica bem especial no final. Pode acreditar!

TÉCNICAS DE GESTÃO DE TEMPO

Para que as técnicas que vamos mostrar agora fiquem bem claras e funcionem muito bem, antes, é preciso entender bem o que é, de fato, a gestão de tempo. O que muita gente acaba confundindo.

Basicamente, é um conjunto de técnicas usado para aprimorar a realização de tarefas, de modo que a produtividade e a eficiência sejam mantidas. Ou até aprimoradas.

Logo, a gestão de tempo consiste na prática de uma série de processos e ferramentas que ajudam a realização de atividades e projetos. E ainda, respeitando os prazos estabelecidos e com resultados positivos.

MAS O QUE PRECISA CONSIDERAR ANTES DE TRABALHAR AS FERRAMENTAS DE GESTÃO DE TEMPO

Ao mesmo tempo, para que as ferramentas de gestão de tempo funcionem bem, é muito importante se organizar antes e definir tudo o que precisa ser feito e alcançado. Bem como entender o ponto de partida para cada projeto, trabalho, estudo, enfim.

E para isso, existem 11 passos fundamentais para que a sua gestão do tempo funcione de verdade. Que de forma prática, são:

1. PLANEJAR SUAS TAREFAS
2. LISTAR TODAS AS PENDÊNCIAS
3. DEFINIR METAS E PRAZOS
4. DEFINIR PRIORIDADES
5. TER FOCO
6. ELIMINAR AS DISTRAÇÕES
7. DELEGAR TAREFAS
8. GERENCIAR AS DEMANDAS
9. CUIDAR DE SI MESMO(A)
10. USAR A TECNOLOGIA A SEU FAVOR
11. SABER DIZER “NÃO”

Então, se ainda não conhece ou não sabe muito bem como trabalhar esses pontos, recomendamos muito assistir o vídeo que explica cada um deles de forma prática.

Com certeza, trabalhar cada um desses pontos deixará as ferramentas de gestão do tempo muito mais poderosas e assertivas.

Assim, caso queira assistir esse vídeo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂

Agora, se já conhece tudo o que falamos até aqui, vamos então para as 06 técnicas de gestão de tempo muito utilizadas por profissionais experientes para ter muito mais produtividade, organização e sucesso. Tanto para o lado profissional quanto pessoal também.

E para facilitar, temos um vídeo mais detalhado para cada ferramenta que vamos mostrar aqui. Por isso, vamos deixar o link do vídeo para cada um deles, combinado?

1. BLOCOS DE TEMPO

O método Blocos de Tempo é uma técnica de gerenciamento de tempo que envolve a alocação de períodos específicos do seu dia para tarefas específicas.

Dessa maneira, envolve a divisão do seu dia em blocos de tempo específicos. Esses blocos ajudam a planejar e organizar suas atividades diárias, seja em sua vida pessoal, estudos ou profissional.

Em outras palavras, ao invés de uma lista de tarefas genérica que tenta completar ao longo do dia, o Time Blocking exige que você planeje com antecedência e atribua blocos de tempo dedicados para atividades específicas.

Por exemplo: em vez de apenas listar “trabalhar em projeto X“, você reservaria um bloco de tempo específico no seu calendário para se dedicar exclusivamente a esse projeto.

Logo, essa abordagem é projetada para implementar uma rotina estruturada, permitindo que você planeje e atribua cada momento do seu dia a tarefas específicas.

COMO FUNCIONA? 

O método do planejamento utilizando blocos de tempo combina elementos de uma checklist com a inclusão de prazos.

Assim, é possível visualizar suas listas de tarefas e atribuir um tempo específico para cada uma delas.

Além disso, o método Bloco de Tempo permite identificar quais tarefas são as prioridades e se concentrar nelas com base no tempo estabelecido.

Da mesma forma, o planejamento com o time blocking proporciona uma organização detalhada de cada dia da semana.

Portanto, é fundamental separar as prioridades. Ou seja, compromissos fixos ao longo da semana, para então planejar a rotina diária.

Para isso, é preciso determinar o tempo necessário para cada tarefa, criando blocos para essas atividades.

2. MATRIZ DE EISENHOWER

Também conhecida como Matriz de Gerenciamento de Tempo. Em suma, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta utilizada para priorizar tarefas. Do mesmo modo, orientar os processos de tomadas de decisões. Seja em empresas ou até na sua vida pessoal.

Em outras palavras, serve para priorizar as tarefas que são, de fato, bem importantes. Assim, focar onde realmente importa.

COMO FUNCIONA?

Basicamente, 4 quadrantes compõem que essa matriz. Somado a isso, seguem dois critérios: urgência e importância. Nos quais são distribuídas as tarefas/atividades pendentes ou que precisam ser realizadas.

E estes quadrantes são:

• importante e urgente;
• importante e não urgente;
• não importante e urgente;
• não importante e não urgente.

Com o preenchimento desses quadrantes, será possível definir uma ordem de prioridade das tarefas/atividades em questão.

Primeiramente, é preciso esclarecer a diferença entre o que é importante e o que é urgente.

Desse modo, as tarefas importantes são aquelas cujos resultados afetam diretamente as metas e objetivos que precisam ser alcançados.

Já as tarefas urgentes são aquelas que tem um prazo determinado. Logo, se não receberem a devida atenção e foco o quanto antes, podem trazer resultados indesejáveis, negativos ou até irreversíveis.

Tendo isso em mente, agora vamos mostrar como é composta a Matriz de Eisenhower.

De modo prático, ela é formada por dois eixos: o de importância e o de urgência. Considerando isso, temos os quatros quadrantes. Que são:

• Importante e urgente

Ou seja, as tarefas/atividades listadas neste quadrante são aquelas que precisam ser feitas imediatamente. São as prioritárias. Em outras palavras, é faça ou faça.

• Importante, mas não urgente

Aqui, são aquelas que são importantes. No entanto, não tem tanta urgência. Podem ser realizadas no médio ou longo prazo.

Logo, é possível agendar um tempo para focar nelas. Porém, como não são prioridades no primeiro momento, elas podem ser feitas depois das atividades que estão no quadrante anterior. Que acabamos de mostrar.

• Urgente, mas não importante

Neste quadrante, entram as tarefas que são urgentes. Ou seja, precisam ser realizadas o quanto antes pois seus respectivos prazos estão acabando. No entanto, não são de suma importância.

Muitas vezes, elas podem ser delegadas para outras pessoas fazerem. Enquanto o foco maior fica no quadrante “Importante e Urgente”, por exemplo.

• Não urgente e não importante

Por fim, aqui se encaixam tarefas que estão na lista, mas podem esperar e ser realizadas ao longo do tempo. Ou até serem eliminadas.

3. MÉTODO GTD

Formado pelas siglas das palavras em inglês Getting Things Done, que significa basicamente A Arte de Fazer Acontecer, o método GTD funciona como uma ferramenta de produtividade pessoal.

Porém, ele é mais do que produtividade ou organizador de tarefas. Ele procura um equilíbrio entre a carreira profissional e a vida pessoal, priorizando a saúde mental das pessoas.

Em outras palavras, o método GTD faz com que nós apaguemos todas as tarefas que temos na nossa cabeça e as registre em algum outro lugar, que chamam de “memória externa”. Como por exemplo: num papel, caderno ou no computador ou celular, por exemplo.

Dessa maneira, a nossa mente ficará livre, já que não precisará ficar memorizando essas coisas e focar onde realmente importa. Como executar projetos, ter novas ideias ou tomar decisões, por exemplo.

COMO FUNCIONA?

Basicamente, esse método trabalha 5 pilares:

1. COLETAR

Que é coletar tudo o que chama nossa atenção no momento. Liste tudo o que aparecer. Sejam ideias, preocupações, pensamentos, pendências, enfim.

2. ESCLARECER

Que é analisar a lista criada no passo anterior e esclarecer o que precisa ser feito para cada item.

Aqui, existirão itens que não podem ser resolvidas com ações e aqueles que podem ser executados.

3. ORGANIZAR

Ou seja, classificar as ações que precisam ser feitas, organizando tudo dentro do seu contexto atual.

4. REFLETIR

Que é analisar sua lista e revisar periodicamente. Seja uma vez por semana, por mês ou até todos os dias. Enfim, revise sempre que possível.

5. FAZER

Literalmente, colocar suas tarefas ou ações em prática. Ou seja, realizar as tarefas que precisam ser feitas ou engaje as pessoas em que foram delegadas algumas tarefas a serem feitas também.

4. KANBAN

O termo “Kanban” é de origem japonesa e significa “sinalização” ou “cartão”.

Logo, ele propõe o uso de cartões (post-its) para indicar e acompanhar o andamento da produção dentro de um negócio ou projeto.

Assim, Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho ou do fluxo de produção em empresas e projetos. Ele utiliza cartões coloridos (ou post-its).

E é justamente por isso que também é conhecido como gestão visual, em razão do uso de cores dos cartões como sinalizadores.

Ou seja, é uma forma de registrar tarefas e ações por meio de simbologias visuais.

Sob o mesmo ponto de vista, o foco do Kanban é priorizar a produtividade e a organização das entregas. O objetivo é proporcionar um trabalho mais transparente e direcionado.

Em geral, o conceito de Kanban pode ser definido por três pontos:

SISTEMA VISUAL:

Um processo, definido em um quadro dividido por colunas para organizar o trabalho em segmentos ou status.

E em cada espaço, coloca-se um post-it no lugar apropriado para indicar onde cada item está no fluxo de trabalho como um todo.

CARTÕES COLORIDOS (OU POST-IT):

Descrevem o trabalho real que está no determinado processo.

TRABALHO EM ANDAMENTO:

Permite atribuir os limites de quantos itens podem estar em andamento em cada segmento ou estado do fluxo de trabalho.

Dessa maneira, o Kanban consegue trabalhar um fluxo de trabalho que busca indicar (e limitar) o trabalho em andamento.

E isso ajuda a deixar os trabalhos mais tangíveis e realistas.

5. TÉCNICA POMODORO

Resumidamente, trata-se de um método de gerenciamento de tempo.

Nela, cada atividade é trabalhada com exclusividade, em blocos de minuto pré-determinados. Sem interrupções e foco total nela. 

Ainda, ela pode ser aplicada em diversas tarefas. Como trabalho, estudos, tarefas pessoais, enfim. Em praticamente, tudo mesmo. 

COMO FUNCIONA?

Acima de tudo, a técnica pomodoro funciona em blocos de 25 minutos. Sobretudo, intercalados com blocos de 5 minutos de descanso (e depois, descanso maior de 15 a 30 minutos). Na prática, seria assim: 

• Comece definindo a atividade que precisa ser realizada. 
• Depois, divida a tarefa em blocos de 25 minutos, intercalada com descansos de 5 minutos.
• E depois de 4 ciclos, considere um descanso ou intervalo maior de 15 a 30 minutos. 

Assim, teríamos um seguinte cenário: 

MOMENTO 1:

25 minutos de foco na tarefa a ser realizada + 5 minutos de descanso 

Ou seja, ajuste o seu cronômetro para 25 minutos e inicie a contagem do tempo. Após o término, ajuste o cronômetro para 5 minutos de pausas para descanso ou intervalo.  

Logo, após este término, repita o processo para os próximos passos do Pomodoro que seriam: 

MOMENTO 2:

25 minutos de foco na tarefa a ser realizada + 5 minutos de descanso 

MOMENTO 3:

25 minutos de foco na tarefa a ser realizada + 5 minutos de descanso 

MOMENTO 4:

25 minutos de foco na tarefa a ser realizada + 5 minutos de descanso 

NO FINAL…

Por fim, programe um descanso ou intervalo de 15 a 30 minutos. Após este período, reinicie o método Pomodoro novamente, caso necessário. 

6. PRINCÍPIO DE PARETO

Basicamente, é uma teoria que se baseia em que 80% dos efeitos ocorrem como resultados de 20% das causas.

Em outras palavras, esse princípio mostra que 20% dos seus esforços dedicados ao trabalho são responsáveis por 80% do seu desempenho.

Ou então que 20% dos produtos/serviços que sua empresa comercializa são responsáveis por 80% do seu faturamento.

Esses são só alguns exemplos, mas você pode aplicar essa teoria em todos os assuntos que desejar analisar.

• E ainda, que 20% dos seus colaboradores garantem 80% dos resultados do negócio.
• 20% dos seus investimentos são responsáveis por 80% dos seus resultados
• 20% dos seus clientes representam 80% do faturamento da sua empresa

Ao mesmo tempo, isso pode ser aplicado na sua vida pessoal também, como por exemplo:

• 80% da utilização do seu celular vem de 20% dos seus aplicativos
• Ou então que 20% das suas tarefas são responsáveis por 80% dos seus resultados

Enfim…

O Princípio de Pareto tem como objetivo entender a relação da ação com benefício. Em outras palavras, conseguir priorizar ações que trarão melhores resultados.

MAS EXISTEM OUTRAS TÉCNICAS DE PRODUTIVIDADE…

Enfim, esses foram só alguns exemplos de técnicas de gestão de tempo muito utilizadas para conseguir organizar projetos, trabalhos ou estudos de forma prática e certeira para aumentar, e muito, o foco e a produtividade. Tanto para o lado profissional quanto pessoal também.

Tenha em mente que a gestão de tempo não é apenas sobre fazer mais em menos tempo. Mas sim, sobre fazer o que é mais importante de forma eficaz e equilibrada. Sempre com a qualidade necessária e desejada, combinado?

DICA EXTRA

E conforme prometido, para ajudar a utilizar essas técnicas de gestão de tempo, existem diversas ferramentas que podem te ajudar muito nisso.

Como o Excel, Google Agenda ou Planilhas, um calendário normal ou até um simples papel e caneta, por exemplo. Vai de acordo com o seu estilo ou do seu negócio.

No entanto, vamos recomendar 3 ferramentas que são bastante utilizadas para trabalhar a sua gestão do tempo e aumentar o foco e a produtividade.

NOTION

O primeiro é o Notion. Que é um aplicativo para organizar tarefas e projetos. É uma plataforma de produtividade “tudo-em-um”. Ou seja, diversas funcionalidades em lugar só.

TRELLO

Em seguida, tem o Trello. Que é uma ferramenta bastante utilizada para gestão de projetos. Ela é online e é uma plataforma bem versátil e prática. E é justamente por isso que ele pode ser utilizado de maneira colaborativa.

CANVA

Por fim, o terceiro é o Canva. Que é um aplicativo online de design muito simples e intuitivo.

Todas essas ferramentas funcionam muito bem para ter uma boa gestão do tempo. Pode acreditar!

E aí, já usou alguma dessas técnicas que mostramos aqui? Escreva nos comentários e compartilhe com a gente!

E SÓ PRA RECAPITULAR AS TÉCNICAS DE GESTÃO DE TEMPO:

1. BLOCOS DE TEMPO
2. MATRIZ DE EISENHOWER
3. MÉTODO GTD
4. KANBAN
5. TÉCNICA POMODORO
6. PRINCÍPIO DE PARETO

Esperamos que tenha gostado! Além disso, se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

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Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa

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