Organizando Atividades De Trabalho E Estudos (em 2 pilares)

Organizando atividades de trabalho e estudos

Você já se pegou pensando que o dia precisava de mais horas para dar conta de tudo?

E se eu te dissesse que equilibrar sua agenda entre trabalho, estudos e vida pessoal pode até parecer impossível, só que talvez o problema não seja falta de tempo. Mas sim como ele está sendo organizado.

Então, vamos mostrar agora como um planejamento bem prático e uma organização diária podem ajudar você a assumir o controle da sua rotina e finalmente ter tempo para o que realmente importa.

Essa é a virada de chave. Tudo para conquistar seus resultados e objetivos desejados sempre. Pode acreditar!

ORGANIZANDO ATIVIDADES DE TRABALHO E ESTUDOS

Para fazer com que você consiga se organizar bem, arrumar sua agenda para ter tempo o suficiente e focar onde realmente importa, é preciso trabalhar 2 pilares obrigatórios:

Que é o PLANEJAMENTO SEMANAL e ORGANIZAR AS TAREFAS DE CADA DIA.

Com isso em mente, vamos explicar esses dois pontos agora de forma bem clara e direta. Então, vamos lá!

1. PLANEJAMENTO SEMANAL

O planejamento semanal é uma forma concreta e eficaz de redução das urgências e foco nas tarefas que realmente importam durante a sua semana.

E ter um planejamento semanal bem feito e organizado fará com que você ou seu negócio consiga trabalhar uma semana produtiva e com grandes resultados.

Em outras palavras, com ele, você conseguirá planejar todas as suas tarefas importantes durante a semana para conseguir produzir tudo o que precisa para atingir seus objetivos. De modo organizado, coerente e efetivo.

Pode acreditar: ao transformar essa técnica em um hábito semanal, com certeza você terá um controle bem maior sobre suas atividades diárias também.

SUAS PRINCIPAIS VANTAGENS

PROATIVIDADE

Ao realizar um planejamento semanal, você terá uma atitude proativa. Ou seja, passará a priorizar as tarefas realmente importantes e antecipar urgências ou imprevistos.

Muitas pessoas costumam trabalhar um planejamento diário. E isso pode até funcionar, mas ele não te dará uma visão mais macro ou ampla da sua semana como um todo.

E assim, acaba se tornando algo reativo. Em outras palavras, as chances de aparecerem urgências ou imprevistos ao longo do dia são bem maiores. E assim, a probabilidade das tarefas atrasarem são grandes.

CONTROLE E PRODUTIVIDADE

Outro ponto importante é que o planejamento semanal proporciona um maior controle do seu dia-a-dia.

E assim, sua produtividade será bem melhor. Já que conseguirá aproveitar bem o seu tempo, melhorando não só sua capacidade produtiva como também a qualidade com o que produz.

MOTIVAÇÃO

E, consequentemente, sua motivação será bem alta. Porque ao definir e atingir suas metas, você terá benefícios com isso. E assim, grandes resultados irão surgindo e ficará nítida a sua evolução.

Como resultado, sua motivação vai crescendo dia a dia para atingir ainda mais objetivos, focando onde realmente importa. E isso passa a ser bastante prazeroso.

MENOS PROBLEMAS

Ainda, com um bom planejamento semanal, você conseguirá se antecipar e evitar possíveis problemas ou urgências que poderiam aparecer.

E dessa maneira, terá bem menos problemas no seu cotidiano. Bem como evitar o estress e ansiedade.

Principalmente porque com uma rotina organizada ao longo da semana, você conseguirá se planejar para finalizar as atividades consideradas dentro do prazo e com margem de segurança.

Bem como evitar distrações e até parar de procrastinar. Inclusive, a procrastinação é um dos piores inimigos de todos os tipos de empreendedores e profissionais.

Dessa forma, se quiser conhecer os 5 passos fundamentais para trabalhar o planejamento semanal que realmente funcione para você, assista este vídeo que mostra exatamente isso.

Para assisti-lo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂

2. ORGANIZE CADA DIA DA SEMANA

Com o planejamento semanal feito, conforme acabamos de mostrar, agora é hora de desenvolver um planejamento diário para organizar todas as tarefas necessárias para cumprir o seu planejamento semanal.

Isso é fundamental para conseguir se organizar no dia a dia e conquistar os objetivos que o planejamento semanal apontou.

Por isso, siga essas 10 dicas práticas para organizar suas tarefas diárias.

1. LISTE TODAS SUAS TAREFAS

Primeiramente, comece listando todas as suas atividades que precisam ser realizadas. Tanto profissionais quanto pessoais.

No entanto, essas tarefas precisam ser baseadas nas metas e objetivos que precisam ser alcançados. Por exemplo: se você tem como meta terminar uma apresentação para uma reunião de trabalho, liste todas as atividades que precisam ser realizadas para que essa apresentação seja concluída. Como:

• buscar todas as informações de mercado
• analisar essas informações coletadas
• listar as conclusões desta análise
• montar a apresentação
• revisar e ensaiar a apresentação desses materiais para reunião.

O mesmo vale para as suas atividades pessoais e cotidianas. Como por exemplo: lavar-roupas, levar e buscar os filhos para escola, preparar o jantar, tomar café da manhã, ir para academia ou praticar exercícios, visitar familiares ou amigos, enfim.

Liste literalmente tudo porque cada atividade ou tarefa a ser realizada demanda um tempo para ser feito. E isso influencia bastante na sua organização do seu dia. Que vamos falar mais pra frente.

2. DEFINA SUAS PRIORIDADES

Em seguida, com a sua lista de tarefas feita, organize-as em ordem de prioridade.

No entanto, tenha em mente que nem tudo o que é urgente é importante. E nem tudo que é importante é urgente. Pode parecer confuso, mas importante e urgente são coisas diferentes.

Por isso, escolha aquelas tarefas que realmente são bem importantes. Que farão diferença na sua vida e no seu trabalho. Em outras palavras, foque onde realmente importa.

E uma ferramenta que pode te ajudar muito nisso é a Matriz de Eisenhower. Que em poucas palavras, é utilizada para priorizar tarefas. Ao mesmo tempo, orientar os processos de tomadas de decisões. Seja em empresas ou até na sua vida pessoal.

Basicamente, 4 quadrantes compõem que essa matriz. Somado a isso, seguem dois critérios: urgência e importância. Nos quais são distribuídas as tarefas/atividades pendentes ou que precisam ser realizadas. E estes quadrantes são:

• importante e urgente;
• importante e não urgente;
• não importante e urgente;
• não importante e não urgente.

Com o preenchimento desses quadrantes, será possível definir uma ordem de prioridade das tarefas/atividades em questão.

Então, se quiser entender mais sobre a Matriz de Eisenhower, temos um vídeo bem prático que explica bem esta ferramenta. Se quiser assisti-lo, é só clicar neste botão aqui em cima ou no link que deixamos na descrição.

3. ESCOLHA SUAS FERRAMENTAS

Um ponto bem importante é escolher as ferramentas e acessórios que funcionem para você. Seja um calendário impresso ou uma agenda digital. Ou então um simples caderno ou aplicativos de computadores e celulares.

Enfim, escolha ferramentas que possam funcionar melhor de acordo com o seu estilo. E hoje em dia, existem muitas ferramentas que ajudam muito a nos organizar melhor. Consequentemente, ter uma produtividade bem maior.

Como Google Agenda, Trello, Notion, Bullet Journal, One Note, Calendário do Outlook, enfim. Existem muitas ferramentas e aplicativos que podem te ajudar aqui. Inclusive, um simples papel e caneta.

Então, se quiser conhecer mais ferramentas de produtividade, escreva aqui nos comentários que montaremos um conteúdo deste tipo para você, tudo bem?

4. DETERMINE O TEMPO

Um ponto muito importante é determinar o tempo necessário para realizar cada tarefa. Neste momento, seja muito coerente e realista.

Analise bem quanto tempo cada tarefa leva para ser concluída. Como resultado, você entenderá quantos minutos, horas ou dias cada atividade levará. E assim, encaixar no seu planejamento diário, semanal ou mensal, por exemplo.

Pode até parecer básico, mas muitas pessoas acabam se confundindo neste momento. Ou seja, consideram na sua organização que uma determinada tarefa leva 1 hora. Mas no final das contas, acaba levando 4 horas. E isso acaba acarretando e afetando as demais atividades que precisariam ser feitas naquele dia. Assim, acaba gerando um efeito bola de neve.

E uma dica aqui é considerar também o tempo de preparo para realizar as atividades. Por exemplo: caso você tenha uma reunião presencial às 15h em um determinado local, considere o tempo de deslocamento na sua agenda. Tanto para ir quanto para voltar.

Querendo ou não, seu deslocamento leva tempo. E isso precisa ser considerado na sua organização.

O mesmo vale para outros tipos de preparo. Como se vestir, arrumar o local da reunião, testar equipamentos que serão utilizados, entre muito outros.

Ainda, determine os prazos das atividades. Isso é muito importante. Porque através deles, você montará seu planejamento de acordo com as prioridades (que falamos anteriormente). Juntamente com os prazos que precisam ser respeitados.

5. PLANEJE SEU MÊS E SEMANA

Com a lista de tarefas organizada em ordem de prioridades, bem como suas ferramentas, agora é hora de planejar seu dia.

Porém, seu planejamento diário funcionará melhor se você conseguir organizar sua semana ou mês antes.

Porque assim, será possível ter uma visão geral dos seus dias num período maior. E não apenas de um dia só.

Assim, com essa visão mais macro, seu planejamento para cada dia será mais efetivo. Principalmente porque você terá um cronograma melhor das suas atividades ao longo do tempo. Não é algo apenas pontual.

Como resultado, você encaixará cada atividade pensando no planejamento mais amplo e assertivo.

E uma dica bem prática aqui é: planeje hoje o seu dia de amanhã. Ou seja, organize o seu dia de amanhã antecipadamente. Assim, você dormirá e acordará já sabendo o que precisa ser feito. Em outras palavras, sua mente estará preparada e direcionada para aquilo que precisa ser feito.

6. NÃO EXAGERE NAS ATIVIDADES

Além disso, tenha coerência na hora de organizar a quantidade de tarefas a serem feitas por dia. Lembre-se que além das suas tarefas profissionais, é preciso considerar suas tarefas pessoais também. Do cotidiano.

Por isso, na sua lista de atividades, coloque apenas aquelas que sejam possíveis de serem cumpridas e realizadas. Considerando tudo o que falamos aqui.

Do mesmo modo, tome cuidado em não exagerar nas atividades a serem feitas no mesmo dia. Porque caso não consiga realizá-las, poderá ter um sentimento de frustração. E isso é bem perigoso.

E é justamente por isso que citamos a questão de planejar seu mês ou semana antes de planejar o seu dia. Porque dessa maneira, você conseguirá equilibrar todas suas atividades ao longo dos dias.

7. ENCARE AS ATIVIDADES MAIS CHATAS

Vira e mexe nos deparamos com aquelas tarefas mais complexas de serem realizadas. E elas podem fazer com que nós a deixamos para depois. E até procrastinar por causa delas.

Por isso, ao encontrar este tipo de tarefas, enfrente-as imediatamente. Não deixe para depois. Porque ao finalizá-las, você sentirá mais motivado(a) para realizar as demais atividades.

Pode acreditar: sua energia ficará maior e sua motivação vai te ajudar pelo resto do dia.

8. FOQUE EM CADA TAREFA

Elimine todas as suas distrações e foque em cada tarefa em questão. Não tente fazer tudo de uma vez. Caso contrário, você fará muita coisa e não conseguirá resolver nada, de fato.

Por isso, foque em cada atividade no tempo que foi determinado. Assim, você conseguirá cumprir com o que foi planejado. E não afetar as demais tarefas da lista.

9. CUIDE DA SUA SAÚDE

Cuidar da sua saúde física e mental é fundamental para que sua produtividade diária seja alta. Muitas vezes, acabamos pulando refeições ou trabalhando até mais tarde por causa do acúmulo de tarefas.

Isso até pode acontecer, mas precisamos fazer com que isso seja caso bem específicos e isolados.

Por isso, separe um tempo na sua agenda para tomar um bom café da manhã, almoçar e jantar bem. Ainda, com intervalos entre as atividades para conseguir dar uma relaxada e renovada na energia durante o seu dia. Como tomar um cafezinho, dar uma alongada ou respirada, ver suas mensagens, telefonemas, rede sociais, enfim.

Ainda, considere um tempo também para fazer atividades físicas, praticar seus hobbies, sair com seus amigos e familiares, se divertir, enfim. Isso faz toda a diferença para que você consiga ter uma produtividade diária de acordo com o seu planejamento.

10. USE TÉCNICAS DE PRODUTIVIDADE

Atualmente, existem muitas outras técnicas para conseguir aumentar sua produtividade. E quanto mais produtivo(a) você for, mais organizado seu dia será.

Por isso, recomendamos muito assistir o vídeo que mostra como aumentar sua produtividade e foco com técnicas profissionais que realmente fazem isso acontecer. Se quiser assisti-lo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂

E desenvolvendo seu planejamento semanal e organizando suas tarefas diárias, pode ter certeza que você vai conseguir arrumar tempo para tudo. De forma coerente e que funciona de verdade!

E assim, conquistar seus resultados e objetivos desejados sempre! E agora, não ter tempo não será mais uma desculpa. Pode acreditar!

Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

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Um abraço!

Marcus,

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