Sabia que esse método ou sistema aumenta muito a produtividade e eficiência de qualquer tipo de negócio?
E por ter uma abordagem simples e eficiente, o Kanban é essencial para uma boa gestão de projetos.
Por isso, se quiser aumentar sua produtividade e organizar seus trabalhos, entenda tudo o que você precisa saber sobre o Kanban de um jeito resumido e bem prático!
E ainda, os 05 Passos Bem Simples para implementá-lo no seu negócio do jeito certo!
Ou se preferir, pode também assistir nosso vídeo sobre este assunto também clicando na imagem aqui embaixo 🙂
Para tentar deixar bem claro esse assunto para você, vamos abordar os seguintes pontos:
O QUE É KANBAN?
SEUS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
COMO FUNCIONA?
05 PASSOS PRÁTICOS DE COMO APLICAR NO SEU NEGÓCIO
Então, vamos lá!
Você verá nesse Post
1. O QUE É KANBAN?
O termo “Kanban” é de origem japonesa e significa “sinalização” ou “cartão”.
Ele propõe o uso de cartões (post-its) para indicar e acompanhar o andamento da produção dentro de um negócio ou projeto.
Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho ou do fluxo de produção em empresas e projetos. Ele utiliza cartões coloridos (ou post-its).
E é justamente por isso que também é conhecido como gestão visual, em razão do uso de cores dos cartões como sinalizadores.
Ou seja, é uma forma de registrar tarefas e ações por meio de simbologias visuais.
O foco do Kanban é priorizar a produtividade e a organização das entregas. O objetivo é proporcionar um trabalho mais transparente e direcionado.
Em geral, o conceito de Kanban pode ser definido por três pontos:
Sistema visual:
Um processo, definido em um quadro dividido por colunas para organizar o trabalho em segmentos ou status.
E em cada espaço, coloca-se um post-it no lugar apropriado para indicar onde cada item está no fluxo de trabalho como um todo.
Cartões coloridos (ou post-it):
Descrevem o trabalho real que está no determinado processo.
Trabalho em andamento:
Permite atribuir os limites de quantos itens podem estar em andamento em cada segmento ou estado do fluxo de trabalho.
Dessa maneira, o Kanban consegue trabalhar um fluxo de trabalho que busca indicar (e limitar) o trabalho em andamento.
E isso ajuda a deixar os trabalhos mais tangíveis e realistas. Mas isso vamos explicar daqui a pouco.
PRINCIPAIS TIPOS DE KANBAN:
E existem três tipos principais de Kanban: de produção, de movimentação e o e-kaban.
PRODUÇÃO:
Neste modelo, o Kanban é divido em 3 colunas: o que precisa ser feito (to do), o que está sendo feito (doing) e o que foi feito (done).
E em cada coluna, colocam-se os post-its (ou cartões) com uma breve descrição de cada tarefa que precisa ser realizada, juntamente com prazos e responsáveis por cada uma.
E a medida que as tarefas começam, os post-its são realocados para a coluna posterior, até chegar na sua conclusão.
MOVMENTAÇÃO:
Já o Kanban de Movimentação é muito utilizado em linhas de produção. Aqui, limita-se a quantidade de tarefas possíveis de serem realizadas ao mesmo tempo.
Por exemplo: imagine um produtor de café. Vamos supor que ele precisa produzir um lote de 200 pacotes de café.
Porém, ele só consegue produzir 20 pacotes por vez. Desse modo, a produção dele precisa seguir 3 passos: a coleta, torra e embalagem.
Assim, ao iniciar seu processo, o produtor só conseguirá produzir 20 pacotes por vez.
Ou seja, ao começar a coleta, ele precisa trabalhar esses 20 pacotes neste processo para começar o próximo passo, que neste caso, seria a torra.
E só assim, os próximos 20 pacotes poderiam começar o processo da coleta novamente para depois chegar na torran. E assim, consequentemente.
Seguindo este método, o lote vai sendo produzindo em partes, respeitando as limitações de produção. E ainda, sem sobrecarregar nenhuma das etapas, o que evita gargalos.
E caso alguma etapa fica ociosa ou sobrecarregada, é preciso realizar ajustes para evitar que isso ocorra. E é por isso que o Kanban é bastante poderoso.
E-KANBAN:
Este é o Kaban eletrônico. Ou seja, são utilizadas ferramentas eletrônicas, adaptando o Kanban para o ambiente digital.
Esse tipo ajuda a agilizar os processos ainda mais com a ajuda da tecnologia.
E hoje em dia, existem muitas ferramentas para isso. Como exemplo, podemos citar o Trello, Jira e Kanban Tool.
O E-KABAN ajuda a automatizar processos também e ser ainda mais eficientes e ágeis. Até porque tudo fica disponível online. E as informações são atualizadas em tempo real, literalmente.
O Kanban é muito simples e prático de ser aplicado. E por não exigir investimentos altos (basta ter post-its e um quadro), ele pode ser utilizado por qualquer tipo de negócio.
E por usar referências visuais, os processos ficam mais rápidos e a identificação das demandas são mais nítidas. E isso faz com que possíveis burocracias sejam diminuídas ou até eliminadas.
PRIORIZA O QUE IMPORTA
Além disso, por limitar a quantidade de atividades e gerenciá-las de maneira prática, as equipes envolvidas focam naquilo que realmente importa e traz resultados.
E assim, elimina-se as atividades que não contribuem com os resultados finais e representariam perda de tempo.
OTIMIZA OS PROCESSOS
Outro ponto importante é que o Kanban ajuda a reduzir o tempo necessário para finalizar cada tarefa. Literalmente, encurta caminhos.
Porque ao deixar bem claro que é preciso ser feito, todos os responsáveis saberão muito bem o que precisa ser feito. Desse modo, conseguem produzir mais com a qualidade esperada.
EQUIPE FOCADA
E, consequentemente, sua equipe terá mais foco, evitando que membros das equipes envolvidas fiquem ociosos.
Como as tarefas e status estarão bem claras no quadro com os post-its, todos os responsáveis saberão o que precisa ser trabalhado com as suas respectivas datas de entregas.
E assim, continuar produzido os próximos passos.
REDUÇÃO DE CUSTOS E DESPERDÍCIOS
E, claro, no final, os custos da empresa são reduzidos e desperdícios são evitados. E esse é um dos principais objetivos do método Kanban.
Até porque os processos são otimizados, desperdícios evitados e as entregas são feitas de modo assertivo e com qualidade.
3. COMO FUNCIONA O KANBAN
O Kanban se baseia no sistema de “produção puxada”. Ou seja, trata-se de um sistema visual que busca gerenciar o trabalho conforme ele se move pelo processo.
Em outras palavras, visualiza o fluxo previsto, com todas as etapas envolvidas e o trabalho real.
E seu objetivo é identificar os possíveis gargalos, fazendo correções para que haja fluidez nas atividades da empresa.
Como falamos anteriormente, o Kanban é composto por três colunas básicas: tarefas a serem feitas, tarefas sendo executadas e tarefas concluídas.
Mas isso pode ser ajustado de acordo com a sua necessidade.
TAREFAS A SEREM FEITAS (TO DO):
Geralmente, esta coluna é a primeira do Kanban. Aqui, lista-se as tarefas importantes que precisam ser feitas.
É muito importante que cada tarefa seja escolhida da maneira estratégica e que realmente trará resultados.
Quando cada tarefa começar a ser realizada, ela é movida para a próxima coluna, que é a de “tarefas sendo executadas”.
TAREFAS SENDO EXECUTADAS (DOING):
Nesta coluna, ficam todas as tarefas que estão sendo realizadas. E assim, ficará claro tudo o que está sendo trabalhado em um determinado momento e quando serão entregues.
Desse modo, quando cada tarefa for realizada, ela é movida para a 3a coluna (“tarefas concluídas”).
Sendo assim, abre-se espaço para começar uma nova tarefa que estava considerada na 1a coluna (“Tarefas a serem feitas”).
TAREFAS CONCLUÍDAS (DONE):
E aqui, ficam as tarefas já concluídas. E o objetivo é arrastar todos os cartões até aqui para realizar e entregar todo o projeto ou processo em questão.
LIMITE DO TRABALHO EM PROGRESSO:
E um ponto importante é que visualizando todo o processo do Kanban, é possível enxergar o fluxo de trabalho no geral.
E assim, garantir a qualidade esperada dentro dos prazos estipulados. Ou seja, ter tangibilidade e coerência.
4. 05 PASSOS PARA APLICAR NO SEU NEGÓCIO
1. PREPARE A EQUIPE
Deixe bem claro como funciona o método Kanban para sua equipe e explique o motivo dele ser utilizado.
Mostre os benefícios que serão alcançados com o Kanban. Fazendo isso, todos os envolvidos conseguirão produzir ainda mais, já que saberão exatamente o que se espera dele.
2. ORGANIZE AS ETAPAS DE TRABALHO
Agora, organize as colunas do seu Kanban, que são “Tarefas a serem feitas”, “Tarefas sendo Executadas” e “Tarefas Concluídas”.
Aqui, entenda quais tarefas precisam ser realizadas e organize os responsáveis por elas, bem como os prazos a serem cumpridos.
3. DEFINA AS TAREFAS PRIORITÁRIAS
Analise e aponte quais são as tarefas mais importantes e urgentes do processo. Isso ajudará a manter o foco de toda a equipe onde realmente interessa.
Fazendo isso, você conseguirá atingir as metas de modo eficaz e organizar a equipe de acordo com as entregas a serem feitas.
4- COMECE O PROCESSO
Agora, é hora de por a mão na massa e começar a trabalhar cada tarefa, de fato. Organize as equipes e mantenha o controle de cada passo e de cada trabalho que está sendo realizado. Bem como aqueles que serão feitos posteriormente.
5- ACOMPANHE O PROCESSO DE PERTO
E, por fim, acompanhe tudo de perto. Monitore sempre o que está sendo feito, como está o andamento de cada ação e como está a performance em geral.
Dessa maneira, você conseguirá garantir a qualidade esperada e que os prazos sejam cumpridos. E ainda, realizar possíveis ajustes ou mudanças de percurso no meio do caminho.
E PRA FECHAR ESTE POST…
Viu como o Kanban pode ser extremamente poderoso para o seu negócio?
Essa metodologia aumenta a eficiência dos processos e permite maior flexibilidade em todos as partes da sua empresa.
Com certeza, ele agregará muito valor para o seu negócio e trará ótimos resultados quando bem trabalhado.
E só pra recapitular o que falamos aqui:
O QUE É KANBAN?
SEUS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
COMO FUNCIONA?
05 PASSOS PRÁTICOS DE COMO APLICAR NO SEU NEGÓCIO
Esperamos que tenha gostado!
E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.
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