GERENCIAMENTO DE PROJETOS (05 Dicas pra Gestão de Projeto)

Gestão de Projetos (ou gerenciamento de projetos). Esse é um trabalho fundamental para que qualquer negócio consiga ser bastante eficaz, produtivo e organizado.

Assim, conquistar grandes resultados positivos sempre, conforme o que foi planejado. E quando bem trabalhada, evitará o fracasso de qualquer empresa, pode acreditar!

Por isso, se quiser ter um gerenciamento de projetos excelente, entenda agora aqui o que é, seus benefícios poderosos e 05 Passos Certeiros de como aplica-la no seu negócio do jeito prático e que funcione de verdade!

Ou, se preferir, pode assistir nosso vídeo sobre este assunto. Para isso, é só clicar aqui embaixo 🙂

Para tentar deixar bem claro esse assunto para você, vamos explicar os seguintes pontos:

1. O QUE É GESTÃO DE PROJETOS
2. SEUS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
3. COMO FUNCIONA
4. 05 PASSOS CERTEIROS DE COMO APLICÁ-LA NA SUA EMPRESA

E ainda, vamos mostrar dicas de ferramentas muito utilizadas para trabalhar bem esse assunto, combinado?

Então, vamos lá!

1. O QUE É GERENCIAMENTO DE PROJETOS?

Primeiramente, é preciso entender bem o que é um Projeto. Que basicamente, é um esforço temporário direcionado para criar um produto, serviço ou um resultado específico.

Ou seja, tem um início, meio e fim determinados. Bem como um escopo e recursos predefinidos.

Além disso, um projeto é algo único, não é corriqueiro ou algo do cotidiano. Trata-se de uma série de operações, atividades e esforços para conquistar um objetivo bem determinado.

Isso geralmente envolve uma equipe inteira, departamentos diferentes ou até áreas de países distintos.

Aqui é muito importante deixar claro porque muitas pessoas acabam confundindo projeto com processos. E isso é um erro bem comum, mas bastante perigoso.

Processo é algo que é corriqueiro, que faz parte do dia-a-dia. E até é repetitivo. Ainda, tem um resultado padrão. Diferente do projeto.

Por exemplo:

Imagina um restaurante. Preparar os pratos ou pedidos dos clientes pode ser considerado um processo. Porque é algo corriqueiro, processual, que já tem um resultado padrão esperado. Tudo feito através de procedimentos bem definidos, repetitivos e contínuos.

Já criar e montar um novo prato para este restaurante é um projeto. Pois se trata de algo que não se faz todo dia, é único. Ao criar e montar esta nova opção, este projeto obteve um resultado específico (que é um prato novo para os clientes). Assim, processos serão criados para preparar este novo item no dia-a-dia do restaurante. Percebeu a diferença?

Logo, de modo bem resumido, podemos dizer que:

Tendo isso em mente, afinal…

O que é Gerenciamento de Projetos?

É gerenciar todos os aspectos de um projeto em si. Como recursos necessários e disponíveis, pessoas e equipes, prazos, ferramentas, orçamentos, andamento e resultados obtidos, entre muitos outros pontos.

Da mesma maneira, será possível analisar de perto cada parte do projeto. Assim, garantir os resultados esperados ao longo do trabalho.

Em outras palavras, gestão de projetos é estruturar e organizar o planejamento, execução, monitoramento e controle dos projetos em questão.

E isso vale tanto para os seus projetos profissionais quanto pessoais também!

2. SEUS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS

OTIMIZA TEMPO

A gestão de projetos consegue otimizar o tempo e cronogramas. Assim, entender bem cada parte do trabalho e fazer com que  os recursos e responsáveis foquem onde realmente importa.

REDUZ CUSTOS

Como resultado, os custos também serão reduzidos. Já que com o acompanhamento de perto, será possível entender se o que foi planejado está sendo cumpri do e colhendo resultados. Assim, os esforços serão bem direcionados e otimizados.

CONTROLE DE RISCOS

Do mesmo modo, a gestão de projetos mapeará e identificará os riscos que podem aparecer. Assim, conseguirá controla-los e realizar possíveis ajustes para evita-los ou eliminá-los.

EQUIPE ENGAJADA

Outro ponto importante é que o gerenciamento de projetos incentiva o diálogo e troca de informações bem claras e definidas.

Como resultado, todas as pessoas envolvidas estarão mais engajadas e motivadas. Principalmente porque elas entenderão das suas responsabilidades e importância.

CONQUISTA DE RESULTADOS

Com tudo o que falamos até aqui, os resultados planejados serão conquistados de forma mais assertiva e organizada.

Isso vale tanto para a conclusão de um produto, serviço ou resultado específico. Consequentemente, garantir a satisfação dos seus clientes, dos envolvidos, do público-alvo e até de você mesmo(a).

3. COMO FUNCIONA

De modo resumido, o gerenciamento de projetos funciona em 5 partes: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

1. INICIAÇÃO

Primeiramente, define-se o projeto em questão, o problema ou oportunidade que precisa ser resolvida e conquistada.

De modo prático, aqui é preciso entender muito bem os objetivos, propósitos, requisitos e riscos do projeto.

2. PLANEJAMENTO

Neste momento, é preciso deixar os objetivos claros. Com isso, trabalhar o plano de gestão para conquistar esses objetivos. Tudo isso de forma detalhada.

Em outras palavras, é preciso definir a equipe e pessoas responsáveis por cada atividade, recursos necessários, prazos a serem cumpridos, procedimentos a serem respeitados, enfim.

Literalmente, definir o escopo do trabalho completo. Sempre com foco em saber se está tudo condizente com o que precisa ser feito.

3. EXECUÇÃO

Esta é a hora de colocar tudo em prática e botar a mão na massa. É executar o que foi planejado.

Dessa maneira, todas as pessoas envolvidas precisam trabalhar para cumprir suas tarefas e responsabilidades. Bem como avaliar o que pode ou precisa ser melhorado. Sempre de maneira conjunta com todos os envolvidos.

4. MONITORAMENTO

Esta etapa acontece ao longo de toda execução. Ou seja, é preciso avaliar e acompanhar de perto se o que está sendo feito está, realmente, trazendo os resultados esperados.

Isso servirá para garantir que as coisas andem conforme o planejado. Bem como encontrar possíveis pontos de ajustes ou melhorias a serem feitas.

5. ENCERRAMENTO

Por fim, trata-se de entregar todas as fases planejadas e trabalhadas. É concluir todo o projeto com os resultados e objetivos conquistados.

Aqui, avalia-se o que deu certo e errado para ter como aprendizado para os próximos projetos.  É fazer um relatório final do projeto em questão.

4. 05 PASSOS CERTEIROS DE COMO APLICÁ-LA NA SUA EMPRESA

1. ENTENDA O PROJETO

O primeiro passo é entender de modo bem profundo o projeto em questão. Estude o que precisará ser feito, recursos e equipes necessárias, prazos a serem cumpridos, resultados e objetivos que precisam ser conquistados, enfim.

Parece básico, mas ter uma visão detalhada e, ao mesmo tempo, geral é fundamental. Isso te dará uma visão estratégica, tática e operacional do projeto todo.

Como resultado, você saberá exatamente o que, como e quando precisa ser feito.

2. OBJETIVOS E METAS DEFINIDAS

Ter objetivos e metas bem definidos é bem importante. No entanto, definir aqueles que realmente valem a pena é fundamental. É ter a certeza que todos os esforços farão sentido.

E uma ferramenta que pode te ajudar muito aqui são as metas e objetivos SMART. Que basicamente, te ajudará a ter certeza que os objetivos ou metas são as que mais importam e que realmente são possíveis de serem alcançadas.

Então, caso queira conhecer melhor esta ferramenta, assista nosso vídeo bem prático. Clicando neste botão aqui embaixo 🙂

3. PREPARE SUA EQUIPE

Outro ponto importante é treinar e capacitar as pessoas e equipes responsáveis por cada parte do projeto.

Seja através de treinamentos, preparação, explicação dos métodos a serem adotados, entre outros. Mas também através da estrutura e equipamentos necessários para conseguirem realizar o trabalho de forma coerente e viável.

Ainda, trabalhe bem a comunicação antes, durante e depois do projeto. Faça com que o seu gerenciamento de projetos tenha uma comunicação muito clara, aberta, rápida e recíproca. Isso é essencial pro sucesso.

4. DESCENTRALIZE E MONITORE

Em seguida, não tente resolver tudo sozinho(a). E não deixe que as pessoas façam isso também. Divida e delegue bem as tarefas e deixe a autonomia fluir de modo natural.

Do contrário, caso o trabalho esteja muito centralizado em uma pessoa ou equipe, o processo poderá se estender e atrasar ao longo do tempo. Além disso, o espírito de equipe será bem trabalhado e valorizado.

Do mesmo modo, monitore de perto o andamento do trabalho e faça ajustes quando necessário.

5. USE FERRAMENTAS CERTAS

Por fim, existem diversas ferramentas que trabalham muito bem o gerenciamento de projetos. Ainda assim, vamos citar algumas aqui, mas elas não são as únicas, combinado?

Como por exemplo:

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, TÁTICO E OPERACIONAL

Trabalhar bem o planejamento da gestão de projetos é fundamental para ter ótimos resultados. Porém, entender e identificar cada tipo dele fará com que você trabalhe de uma maneira ainda melhor.

Nesse sentido, basicamente, os tipos são: estratégico, tático e operacional. Que de certo modo, podemos dizer que para conseguir realizar um planejamento operacional, antes, é preciso ter um planejamento tático.

Em contrapartida, para realizar um planejamento tático, é preciso ter planejamento estratégico já definido.

Por isso, entendendo bem cada um deles fará com que o seu planejamento seja ainda mais completo e eficaz.

Então, se quiser entender como eles funcionam, assista nosso vídeo bem prático. Basta clicar aqui embaixo 🙂

KANBAN

Em poucas palavras, Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho. Ou do fluxo de produção em empresas e projetos. Ele utiliza cartões coloridos (ou post-its).

E é justamente por isso que também é conhecido como gestão visual, em razão do uso de cores dos cartões como sinalizadores.

O foco do Kanban é priorizar a produtividade e a organização das entregas. O objetivo é proporcionar um trabalho mais transparente e direcionado.

Se quiser aprender mais sobre este assunto, assista nosso vídeo aqui embaixo sobre Kanban 🙂

PMBOK

PMBOK é uma abreviação de um termo em inglês. Que em português é Corpo de  Conhecimento em Gerência de Projetos.

Resumidamente, é um conjunto de práticas no gerenciamento de um projeto. É a aplicação de habilidades, conhecimentos, ferramentas e técnicas nas atividades da iniciativa com o objetivo de satisfazer seus requisitos.

Em outras palavras, serve como um guia que mostra quais caminhos que existem para alcançar o melhor resultado.

SCRUM

Basicamente, SCRUM é um conjunto de ações para gestão de projetos de alta performance ou complexidade. É uma metodologia que otimiza recursos, custos e tempo.

Ou seja, os profissionais conseguem trabalhar de maneira conjunta para resolver problemas complexos de uma maneira criativa e adaptável. O que trará resultados de alto valor para a empresa.

Então, se quiser conhecer mais sobre o SCRUM, você pode assistir nosso vídeo prático. Para isso, é só clicar aqui embaixo 🙂

PDCA

Pode ser conhecido também como Ciclo de PDCA. Consiste em uma ferramenta de gestão de qualidade que tem como objetivo trazer melhorias contínuas aos processos, produtos e serviços de uma empresa ou projeto. Ou até para identificar e resolver algum tipo de problema também.

Ao mesmo tempo, o significado PDCA vem de uma sigla em inglês, onde:

• P vem de Plan, que é planejar.
• D vem de Do, que é executar
• C vem de Check, que é verificar
• A vem de Act, que é Agir.

Logo, é possível entender que o PDCA consiste em realizar um planejamento, executar para coloca-lo em prática, verificar e acompanhar os resultados e agir em alguma possível correção ou melhoria.

Do mesmo modo, se quiser se aprofundar sobre PDCA, basta clicar aqui embaixo 🙂

FORAM SÓ ALGUNS EXEMPLOS…

Enfim, esses foram apenas alguns exemplos de ferramentas que podem ajudar muito na sua gestão de projetos. No entanto, existem muitas outras que são bastante eficazes também.

Por isso, se conhece ou trabalha com alguma outra ferramenta que ajuda muito no gerenciamento dos projetos, escreva aqui nos comentários e compartilhe com a gente, combinado?

Viu como a Gestão de Projeto é simples de ser trabalhada, mas extremamente detalhada? Ainda, exerce um papel fundamental para que os resultados e objetivos sejam alcançados de modo planejado, organizado e assertivo.

Quando bem trabalhada, fará toda a diferença para o seu negócio (e vida pessoal também), pode acreditar!

SÓ PRA RECAPITULAR…

E só pra relembrar o que falamos aqui:

1. O QUE É GESTÃO DE PROJETOS
2. SEUS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
3. COMO FUNCIONA
4. 05 PASSOS CERTEIROS DE COMO APLICÁ-LA NA SUA EMPRESA

Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

Além disso, se gostou, compartilhe este post com seus amigos e familiares para ajuda-los também!

Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa

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