Como Organizar as Finanças de uma Pequena Empresa

Como Organizar as Finanças de uma Pequena Empresa: Um Guia Prático para Empreendedores Iniciantes

Organizar as finanças pode ser mais fácil do que parece!

Se gerenciar as finanças da sua pequena empresa tem sido uma dor de cabeça, é hora de mudar isso.

Porque mesmo que você não seja especialista, existem formas simples e práticas de colocar as finanças do seu negócio em ordem.

Então, aprenda agora como organizar seu dinheiro e tomar decisões que impulsionem o crescimento do seu negócio de maneira sustentável e lucrativa. Pode acreditar!

COMO ORGANIZAR AS FINANÇAS DE UMA PEQUENA EMPRESA

A falta de organização financeira é uma das principais razões para a falência de pequenas empresas.

Por isso, estabelecer e organizar uma gestão financeira eficiente é essencial para garantir a sustentabilidade e o crescimento do negócio.

Com isso mente, vamos agora mostrar os 13 passos de como organizar as finanças de uma pequena empresa ou negócio que com toda certeza vão te ajudar muito. Independentemente do seu nível de conhecimento ou experiência com este assunto.

1. SEPARE A FINANÇA PESSOAL DA EMPRESA

Uma coisa é o caixa da empresa. Outra é a carteira pessoal do empreendedor. Isso precisa ficar muito claro e precisa ser feito.

A saúde financeira do seu negócio não pode se misturar com a conta pessoal. Separá-los fará com que você tenha um controle maior da gestão financeira, tanto empresarial quanto pessoal.

2. TRABALHE O PLANEJAMENTO FINANCEIRO DA SUA EMPRESA

O planejamento financeiro consiste em uma projeção de receitas e despesas para um determinado período.

Além disso, analisa os cenários projetados e estabelece metas com base nestas informações.

Em outras palavras, será ele que apontará as diretrizes para que o negócio seja rentável através de um conjunto de ações, ferramentas e controles que buscam entender, organizar e gerenciar os recursos financeiros de uma empresa para curto, médio e longo prazos.

Ou seja, o planejamento financeiro empresarial tem como objetivo principal garantir que sua empresa tenha dinheiro suficiente em caixa para ter uma vida saudável, consiga aproveitar oportunidades ou resolver possíveis emergências. E, assim, crescer constantemente.

3. COMPREENDA A SITUAÇÃO FINANCEIRA ATUAL

Um passo obrigatório é entender de forma clara a situação financeira atual do seu negócio. Isso envolve uma análise detalhada das receitas, despesas, ativos e passivos.

E aqui, sugerimos analisar com atenção alguns pilares, como:

ANÁLISE DE FLUXO DE CAIXA:

Basicamente, o fluxo de caixa é o controle das entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa. Ou seja, o que você recebe e o que paga em seu negócio.

E para um bom controle de fluxo de caixa, é preciso garantir registros bem detalhados de ganhos e gastos, com muita atenção e organização. E monitorá-lo constantemente.

Por isso que identificar os custos fixos e variáveis, além de diferenciar seus custos e despesas é muito importante. Porque é isso que o fluxo de caixa vai monitorar para ajudar a entender se a saúde financeira da empresa é boa ou não.

Aqui, é essencial entender quando o dinheiro de uma determinada venda entra, caso um pagamento seja feito no crédito ou parcelado. E o mesmo vale para as compras da empresa, que podem ser pagas de maneira parceladas também.

BALANÇO PATRIMONIAL:

O balanço patrimonial é um documento contábil que mostra o que uma empresa possui (ativos), o que deve (passivos) e o que pertence aos proprietários (patrimônio líquido) em um determinado momento.

Ele é essencial para entender a saúde financeira de uma empresa.

Por isso, desenvolva um balanço patrimonial para entender a posição financeira da empresa em um determinado momento.

Isso inclui ativos (como dinheiro, estoque, equipamentos) e passivos (dívidas, contas a pagar), conforme explicamos agora.

ANÁLISE DE LUCRATIVIDADE:

Analise a lucratividade de cada produto ou serviço oferecido pela sua empresa.

Dessa forma, identifique quais são os mais rentáveis e quais podem precisar de ajustes para aumentar sua contribuição para o fluxo de caixa.

DÍVIDAS DETALHADAS:

Liste todas as dívidas da empresa. Incluindo o valor total, taxa de juros, prazos de pagamento e credores.

Isso ajudará a priorizar quais dívidas precisam ser abordadas primeiro. Bem como entender o tamanho real das dívidas que precisam ser trabalhadas.

4. REGISTRE E CATEGORIZE TODAS AS TRANSAÇÕES FINANCEIRAS

Independentemente do valor gasto ou recebido, registre todas as movimentações no fluxo de caixa. Dessa forma, você poderá organizar suas finanças de maneira adequada, ter acesso a cada transação sempre que necessário e evitar desperdício de dinheiro.

Aqui, é essencial separar cada movimentação em categorias distintas, o que facilitará a identificação dos principais tipos de despesas e receitas.

E para simplificar esses registros, é recomendável investir em uma plataforma de gestão financeira eficiente.

Inclusive, atualmente existem diversos sistemas de gerenciamento que ajudam muito na gestão empresarial. Como os ERPs, que são sistemas de gestão que permitem acesso fácil, integrado e confiável aos dados de uma empresa.

5. DEFINA OBJETIVOS E METAS

Depois de analisar o contexto atual, tenha bem claro onde quer chegar. Defina objetivos e metas de acordo com a sua empresa. Seja extremamente sincero(a) e use a coerência como base.

Por exemplo:

• qual o faturamento que pretendem atingir
• quais os limites de custos e despesas
• o quanto a empresa está disposta a realizar novos investimentos operacionais
• qual o lucro esperado ao final do período que está sendo planejado

Enfim, defina todos os pontos de acordo com o seu negócio. Este passo é bem importante porque vai orientar os assuntos financeiros e estratégicos do seu negócio.

6. IMPLEMENTE UM ORÇAMENTO RIGOROSO

Desenvolva um orçamento detalhado que reflita as metas financeiras da sua empresa.

Logo, acompanhe de perto o desempenho real em relação ao orçamento e faça ajustes conforme necessário para garantir o controle adequado dos gastos.

Com base nas metas e objetivos traçados até aqui, esclareça qual será o seu orçamento anual para cada área ou necessidades.

Considere pagamento de contas, salários, investimento em novos equipamentos, estrutura e processos, previsão de vendas, reservas financeiras, enfim… Planeje isso mensalmente, tenha uma visão geral do ano e defina qual será seu orçamento anual.

Isso é muito importante para que você tenha bem claro a saúde financeira da empresa ao longo do ano.

Desta forma, seu negócio possuirá um plano completo de quanto precisa faturar, quais são os limites de custos e despesas que precisa respeitar e quais investimentos precisa realizar.

E, assim, você conseguirá acompanhar os resultados do seu negócio para saber se está no caminho certo ou se precisa realizar algum ajuste. É isso que é uma gestão orçamentária.

7. CONTROLE OS CUSTOS E DESPESAS

Tenha na ponta do lápis todos os custos e despesas do seu negócio. Todos mesmo.

Dessa forma, você entenderá, de fato, o que sua empresa está gastando. Bem como identificar o que pode ser cortado. Mas sempre considerando em não perder a qualidade da entrega do seu negócio.

E por curiosidade: você separa seus custos e despesas sempre? Comente aqui com a gente!

8. PROJETE CENÁRIOS ALTERNATIVOS

Muitas vezes, as coisas não acontecem como esperamos. Por isso, é muito importante traçar cenários alternativos ao que você projetou como o ideal.

Simule um cenário mais pessimista e outro mais otimista. Dessa maneira, você conseguirá se preparar ainda com o andamento do seu negócio e realizar possíveis ajustes, quando necessário.  

Porque quanto mais rápida, planejada e embasada for uma tomada de decisão, melhor para empresa.

9. CAPITAL DE GIRO 

Ter um capital de giro representa uma reserva de recursos que serão utilizados para suprir as necessidades financeiras da empresa ao longo do tempo.

Como investir em oportunidades ou até mesmo pagar eventuais contas ou dívidas. Ou até resolver eventuais emergências da empresa.

Ele é muito importante para ter uma tranquilidade financeira um pouco maior.

10. CONTABILIDADE

Em poucas palavras, contabilidade é a ciência que estuda, registra e interpreta as informações financeiras das empresas e as atividades que afetam suas administrações econômicas.

Na prática, ela auxilia o processo de administração das empresas. Tudo através de informações e relatórios que orientam os gestores a seguirem determinados caminhos para ter mais lucratividade e sucesso do negócio. Tudo conforme as leis.

Em parte, trata-se da entrada e saída de dinheiro. No entanto, esse simples movimento influencia diversos outros assuntos e frentes.

Tenha em mente que toda entrada e saída de dinheiro do seu negócio precisa ser registrado, processado e repassado ao governo. O que influencia na quantidade de impostos, taxas e obrigações que devem ser cumpridas conforme a legislação.

E é justamente isso que a contabilidade monitora e gerencia. Papel exercido pelos contadores ou empresas especializadas neste assunto.

11. ESTABELEÇA INDICADORES FINANCEIROS

Indicadores financeiros são métricas que ajudam a avaliar a saúde financeira da empresa e tomar decisões embasadas. Por exemplo:

• Lucratividade: Mede quanto da receita se transforma em lucro.
• Margem de contribuição: Mostra o quanto cada produto ou serviço contribui para o pagamento dos custos fixos e geração de lucro.
• Ponto de equilíbrio: Indica o nível mínimo de vendas necessário para cobrir todos os custos.
• Controle de estoques: Avalia a eficiência na gestão de estoques, algo crucial para negócios que lidam com produtos.

Entre tantos outros indicadores bem importantes que ajudam muito a entender e organizar as finanças do seu negócio.

12. MONITORE E APRIMORE 

Acompanhe de perto cada momento do planejamento. Bem como os resultados obtidos.

Analise se os objetivos estão sendo alcançados e se as metas estão sendo conquistadas de acordo com o planejado.

Revise sempre que possível cada parte da gestão. Isso fará com que seja possível identificar pontos de atenção. Ainda, realizar ajustes quando for preciso.

O que ajudará muito a manter seu planejamento anual sólido, organizado, assertivo e infalível.

13. INVISTA EM EDUCAÇÃO FINANCEIRA

Ainda, como empreendedor(a), é essencial entender os fundamentos da gestão financeira para tomar decisões melhores no seu negócio próprio.

Dessa forma, leia livros e artigos sobre o tema, faça cursos, busque consultorias, enfim.

E uma dica especial para você que ficou até aqui é assistir esse vídeo que mostra como trabalhar a sua Educação Financeira para ter uma boa gestão de negócios que, com certeza, fará toda a diferença e te ajudará muito. Para assisti-lo, é só clicar aqui embaixo 🙂

CONSIDERAÇÃO FINAL SOBRE COMO ORGANIZAR AS FINANÇAS DE UMA PEQUENA EMPRESA

Viu como organizar as finanças de uma pequena empresa é um processo contínuo que exige disciplina, planejamento e conhecimento?

Mas mesmo que pareça desafiador no início, adotar todas essas práticas que mostramos aqui pode transformar a gestão do seu negócio.

1. SEPARE A FINANÇA PESSOAL DA EMPRESA
2. 2. TRABALHE O PLANEJAMENTO FINANCEIRO DA SUA EMPRESA
3. COMPREENDA A SITUAÇÃO FINANCEIRA ATUAL
4. REGISTRE E CATEGORIZE TODAS AS TRANSAÇÕES FINANCEIRAS
5. DEFINA OBJETIVOS E METAS
6. IMPLEMENTE UM ORÇAMENTO RIGOROSO
7. CONTROLE OS CUSTOS E DESPESAS
8. PROJETE CENÁRIOS ALTERNATIVOS
9. CAPITAL DE GIRO
10. CONTABILIDADE
11. ESTABELEÇA INDICADORES FINANCEIROS
12. MONITORE E APRIMORE
13. INVISTA EM EDUCAÇÃO FINANCEIRA

Tenha em mente que profissionais que dominam suas finanças estão bem-preparados para enfrentar crises, aproveitar oportunidades e alcançar o sucesso.

Por isso, comece implementando as dicas deste guia e observe como a saúde financeira da sua empresa irá melhorar.

Afinal, negócios bem administrados financeiramente têm muito mais chances de prosperar no mercado competitivo.

Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

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Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa