Como criar um plano de ação para uma pequena empresa?
Se você tem um pequeno negócio, provavelmente já passou pelo modo “apagar incêndios”, com muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo. E o pior: parece que o seu negócio não sai do lugar.
E é aqui que entra o plano de ação. Para organizar o dia a dia, dar clareza sobre prioridades e transformar ideias soltas em resultados concretos.
MAS, O QUE É UM PLANO DE AÇÃO, AFINAL?
De forma muito prática, plano de ação é um documento (ou até uma planilha simples) que mostra o que precisa ser feito, por quem, quando e como, para alcançar um objetivo específico da empresa (ou até da sua vida pessoal).
Mas, antes de sair preenchendo tabelas, vale lembrar: um bom plano de ação começa com passos estratégicos.
Não é só a lista de tarefas: é também pensar no diagnóstico, no objetivo e nos resultados esperados.
E com esses 8 passos bem práticos que vamos mostrar agora, você terá uma base profissional para montar o seu plano de ação que realmente funcione.
Então, vamos lá!
1. IDENTIFIQUE O PROBLEMA OU OPORTUNIDADE
Sem um ponto inicial, o plano vira só um acumulado de ideias. Por isso, comece anotando “o que está travando o seu negócio hoje?”.
Fluxo de caixa apertado, baixa visibilidade, confusão de prioridades, tarefas esquecidas, atendimento aos clientes com problemas, enfim…
Para isso, reserve alguns minutos e escreva tudo. Sem filtro mesmo. A ideia aqui é ter o máximo de itens que precisam de atenção.
E com esta lista feita, escolha qual item, se resolvido, trará maior alívio ou resultado para a empresa.
Ou seja, aqui, estamos priorizando o que precisa ser resolvido. Literalmente, colocando em ordem de prioridade.
2. DEFINA OBJETIVOS CLAROS
Com a lista do que precisa ser resolvido feita e escolhido o item que precisa ter prioridade, agora é preciso transformá-lo em algo muito claro, factível e coerente.
E aqui, recomendamos muito usar a ferramenta de Metas SMART. Que ajuda a definir e escolher as metas que realmente valem a pena. Que trarão benefícios profundos para você ou seu negócio.
Basicamente, trabalha-se 5 pontos:
- S de specific, que é “Específico”. Ou seja, as suas metas precisam ser bem específicas e claras para não ter erros de interpretações ou dúvidas.
Por exemplo: aumentar vendas, melhorar atendimento aos clientes, organizar finanças, enfim.
- M de measurable, que é fazer com que a sua meta seja “Mensurável”.
Quanto você quer aumentar as vendas? 10%, 20% ou 1.000 reais por mês?
- A de attainable, que é “Atingível”. Ou seja, as metas precisam ser alcançáveis e possíveis de serem conquistadas de verdade.
Por exemplo:
Se você escolheu aumentar para 1.000 vendas por mês, considerando a estrutura atual da sua empresa, mas no momento, seu negócio realiza só 10 mensalmente. I
sso pode ser promissor, mas se tem 10 vendas por mês, talvez 20 ou seja mais razoável e plausível. Que até pode ser considerado agressivo também, já que representa um aumento de 100% nas vendas.
- R de relevant, que é “Relevante”. Suas metas precisam ser realmente relevantes para o seu negócio, que irão fazer diferença quando conquistadas.
Por exemplo: se conseguir aumentar as vendas de 10 para 20 por mês, isto trará um aumento no lucro da empresa. O qual poderá ser reinvestido na compra de novos equipamentos ou estruturar uma equipe para isso. O que ajudará o negócio crescer e caminhar para a direção de crescimento desejado.
- T de time-related, que é “Temporal”. Aqui significa que é preciso definir um prazo coerente para a entrega do projeto.
Literalmente, colocar prazo entrega realista e claro. Que seja realmente possível de ser cumprido e respeitado.
No caso do exemplo do aumento das vendas, isso precisa ser conquistado dentro de 1 mês. O que é possível já que você irá organizar o que precisa ser feito para isso ser conquistado. Que é o que vamos explicar a seguir.
E por curiosidade: como você define os objetivos e metas do seu negócio? Usa algum método ou vai na intuição? Escreva aqui nos comentários para a gente saber!
3. ESCREVA OS RESULTADOS ESPERADOS
Isto ajuda a separar ações que realmente serão úteis e relevantes daquelas que não ajudariam muito.
Aqui, é preciso ser muito específico(a). Por exemplo:
- 10 novos clientes por semana
- redução de tempo de resposta no WhatsApp de 10 para 5 minutos
- aumentar o lucro líquido em R$ 1.000,00 a mais por mês
Enfim, defina o resultado esperado de forma coerente, planejada e realista sempre.
4. LISTE AS AÇÕES NECESSÁRIAS
Sem julgar, anote tudo o que precisa ser feito.
Pense em atividades como criar post, estudar ferramenta, ligar para fornecedor, treinar equipe, enfim… Tudo mesmo.
Depois, categorize tudo. Por exemplo: da área de marketing, operações, financeiro, atendimento.
Assim, você visualizará melhor o cenário como um todo. O que ajuda a não esquecer algo essencial.
5. ORGANIZE E PRIORIZE
Depois de listar várias ações possíveis, é normal ficar perdido(a) sem saber por onde começar. O segredo é não tentar fazer tudo de uma vez.
Uma forma prática é usar três perguntas simples para cada ação:
- Isso gera resultado rápido para o negócio?
- Dá para fazer com os recursos que tenho agora?
- Vai me aproximar diretamente do objetivo que defini?
- Se a resposta for “sim” para as três, essa ação deve vir primeiro.
- Se for “sim” para duas delas, pode entrar em seguida.
- Se tiver mais “não” do que “sim”, talvez seja melhor deixar para um outro momento.
Lembre-se: a ideia aqui é definir prioridades para começar a organizar a casa. Quando seu negócio estiver mais organizado, aí sim ações maiores poderão ser trabalhadas.
6. DETALHE CADA AÇÃO E MONTE O CRONOGRAMA
Depois de escolher o que será feito, é hora de colocar tudo isso em prática. Para isso:
- Descreva cada ação com clareza: o que precisa ser feito, por que é importante, quem é responsável, onde será feito, como será executado e quanto custa.
- Determine prazos: datas de início e fim para cada ação. Isso cria um cronograma que dá ritmo e evita que uma tarefa dependa da outra e acabe travando o andamento.
- Organize a sequência: algumas tarefas precisam acontecer antes de outras (ex.: “treinar a equipe” antes de “lançar promoção”). Então, identifique essas dependências e considere isso na hora de definir as datas e responsáveis.
O resultado disso pode ser colocado em uma tabela simples, mas que mostra claramente: quem faz, quando, e como cada parte se conecta.
7. DEFINA INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO
Bom, até esse passo aqui, você já:
- Identificou o problema/oportunidade;
- Definiu o objetivo;
- Listou as ações e organizou em um cronograma.
Agora vem a pergunta: como saber se esse plano realmente está funcionando?
É para isso que servem os indicadores, também chamados de métricas ou números de acompanhamento (os KPIs).
Um indicador nada mais é do que um número que mostra se você está avançando em direção ao objetivo.
Por exemplo:
- Se o objetivo é vender mais, o indicador pode ser “número de pedidos por semana” ou “faturamento mensal”.
- Se o objetivo é melhorar o atendimento, o indicador pode ser “tempo médio de resposta no WhatsApp” ou “nota de satisfação dos clientes”.
- Ou então, se a intenção era organizar o financeiro, o indicador pode ser “saldo de caixa no fim do mês” ou “número de contas pagas em dia”.
Ou seja, a lógica é simples: cada ação do seu plano precisa ter pelo menos um número que mostre se deu resultado, de fato.
Para tentar esclarecer, vamos para alguns exemplos práticos:
- Ação: Criar campanha de inauguração do seu negócio no Instagram.
- Objetivo: Aumentar clientes em Setembro deste ano.
- Indicador: “Quantidade de novos pedidos feitos pelo Instagram.”
Ou, então:
- Ação: Treinar equipe para responder rápido no WhatsApp.
- Objetivo: Melhorar atendimento.
- Indicador: Tempo médio de resposta em minutos.
E uma dica prática aqui é: escolha poucos indicadores (2 a 4 por objetivo). Porque muitos números confundem em vez de ajudar. Logo, o segredo é focar naqueles que realmente mostram o que importa.
No fim, os indicadores são a forma de você transformar a frase “acho que melhorou” em algo concreto como “sim, tivemos 15 novos clientes a mais esse mês e o tempo de resposta caiu de 10 para 3 minutos”.
8. ACOMPANHE, APRENDA E AJUSTE
Criar o plano é metade do trabalho. A outra metade, a que realmente faz diferença, é acompanhar e ajustar. Sem isso, o plano vira só mais um documento esquecido em uma pasta.
Pense no plano de ação como algo que define o destino esperado, mas precisa olhar de vez em quando para ver se está no caminho certo.
E para acompanhar na prática:
- Reserve um momento fixo na semana para revisar as ações.
- Pergunte-se:
- O que já foi concluído?
- O que está atrasado?
- O que está travando a execução?
E com essas respostas, você conseguirá aprender com os resultados:
- Olhe para os indicadores que definiu no passo anterior.
- Compare: está chegando mais perto do objetivo ou não?
- Se algo deu certo, anote o motivo. Isso ajuda a repetir a estratégia.
- Se algo não funcionou, tente entender o porquê: falta de tempo, custo maior que o esperado, erro de execução?
Assim, realize os ajustes, sem medo:
- Se uma ação não está trazendo resultado, troque ou adapte.
- Se os prazos ficaram apertados demais, ajuste o cronograma.
- Se os indicadores não fazem sentido, escolha outros mais claros.
Tenha em mente que o segredo é entender que plano de ação não é estático. Ele é um documento vivo, que vai mudando junto com o seu negócio.
Com isso, saiba que essa rotina de acompanhamento evita que você descubra no fim do prazo que nada deu certo.
Você corrige no meio do caminho e aumenta muito as chances de bater a meta. E é esse ciclo que manterá o seu plano sempre vivo.
FERRAMENTAS PRÁTICAS E PROFISSIONAIS PARA MONTAR SEU PLANO DE NEGÓCIO:
Existem diversas ferramentas e maneiras para criar um plano de ação que funciona de verdade. Um cronograma é um bom por exemplo, onde você aponta as datas para realizar cada tarefa.
No entanto, vamos indicar aqui 3 métodos muito utilizados por todos os tipos de negócios, independentemente do porte.
5W2H
O 5W2H é uma ferramenta simples e prática para detalhar um plano de ação. O nome vem do inglês e significa responder a 7 perguntas:
- What (O quê): o que será feito?
- Why (Por quê): por que essa ação é necessária?
- Who (Quem): quem é responsável por fazer?
- When (Quando): quando deve ser feito (prazo)?
- Where (Onde): onde será feito (canal, local, plataforma)?
- How (Como): como será feito (passos, método, ferramenta)?
- How much (Quanto): quanto vai custar (tempo ou dinheiro)?
KANBAN
Que é uma forma visual de acompanhar tarefas em colunas como “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”.
Ao mesmo tempo, Kanban pode ser ideal para visualizar melhor fluxo, identificar gargalos e manter o time alinhado.
CICLO PDCA
O método PDCA é interativo que mostra as fases de planejamento, execução, verificação e ação, corrigir o que for necessário.
Ou seja, ele ajuda a evoluir o plano de ação com inteligência e no tempo certo.
Inclusive, trabalhar uma combinação entre essas ferramentas é um ótimo caminho também para o seu plano de ação.
CONCLUSÃO SOBRE COMO CRIAR UM PLANO DE AÇÃO PARA UMA PEQUENA EMPRESA
E com tudo isso que mostramos, tenha em mente que ter um plano de ação é o primeiro passo para sair do modo “apaga fogo” e entrar no “crescer com clareza”.
Além disso, para seguir acelerando, não deixe de assistir este vídeo sobre “Os 5 Passos Simples para Resolver o CAOS na sua Empresa”.
Ele mostra as soluções práticas para levantar a sua empresa e marca do jeito mais eficiente e organizado. Com certeza, vai te ajudar muito com o seu Plano de Ação.
Para assisti-lo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂
Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.
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Um abraço!
Marcus,
Blog Abri Minha Empresa