A MELHOR FORMA DE RESOLVER OS PROBLEMAS NA SUA EMPRESA É ESSA.
Vamos direto ao ponto. O que vamos mostrar agora é a melhor forma de resolver problemas no seu negócio.
Isso pode até parecer ousado, mas no mundo dos pequenos negócios, vemos muita teoria que parece boa no papel, mas que simplesmente não se aplica na nossa realidade. Num dia a dia bem corrido.
E o que percebemos é que a maioria das empresas não sai do lugar, não por falta de esforço, mas sim por falta de um método claro.
O problema não é o trabalho duro. É gastar energia no lugar errado e ver o mesmo problema voltar a aparecer.
E esta “melhor forma” que aprendemos não é uma ferramenta de outro mundo e nem uma fórmula mágica.
Trata-se de uma sequência lógica de 5 passos. Uma ordem que, se seguida corretamente, impede que você e seu negócio percam tempo com o problema errado ou resolva apenas o sintoma, e não a causa de cada um dos problemas.
Então, se você está cansado(a) de sentir que está correndo em círculos, este é o processo que vai te ajudar, sem enrolação.
A MELHOR FORMA DE RESOLVER OS PROBLEMAS NA SUA EMPRESA
Então, vamos lá!
PASSO 1: O DIAGNÓSTICO (ONDE ESTAMOS PISANDO?)
Antes de qualquer coisa, você precisa de um mapa do seu negócio. Tentar resolver um problema sem um diagnóstico claro é como dirigir no escuro.
A SWOT tem como principal objetivo identificar as características chaves de uma empresa e do mercado em que atua, sendo dividida em duas partes:
ambiente interno: onde serão identificados os pontos fortes e as fraquezas da empresa
ambiente externo: onde estão as ameaças e as oportunidades.
A análise SWOT é uma ferramenta que:
faz o diagnóstico da empresa e do mercado;
auxilia (e muito) na tomada de decisão da empresa;
aponta os pontos que a empresa precisa melhorar;
identifica itens chave para a gestão da organização, o que implica estabelecer prioridades de atuação;
E por fim, prepara planos estratégicos para aproveitar oportunidades de mercado e resolver problemas e riscos.
Logo, trabalhar a análise SWOT do seu negócio é o primeiro passo para começar a identificar e resolver os problemas certos e que realmente farão diferença para os próximos passos.
PASSO 2: PRIORIZAÇÃO (QUAL PROBLEMA RESOLVER PRIMEIRO?)
Sua lista de problemas provavelmente é grande e não para de crescer, certo? Logo, tentar resolver tudo de uma vez é o erro que a maioria dos empreendedores e gestores iniciantes comentem.
Neste momento, é preciso ter foco. Priorizar os problemas que realmente são importantes e urgentes.
Em suma, trata-se de uma ferramenta que serve para priorizar determinadas estratégias e tarefas. Ainda, focadas em resolução de problemas.
Ela é muito útil porque todos os negócios possuem diversos tipos de problemas. E, muitas vezes, não sabem por onde começar.
Além disso, ela classifica cada problema em três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Onde:
GRAVIDADE (G):
Representa o impacto e intensidade que cada problema pode causar ou gerar se não for resolvido. Seja de maneira qualitativa ou quantitativa. Como financeiro, equipe, qualidade de trabalho ou entrega, satisfação de clientes, enfim.
URGÊNCIA (U):
Sob o mesmo ponto de vista, o critério Urgência representa o fator tempo. Em outras palavras, são os prazos que precisam ser respeitados para solucionar os problemas.
De acordo com a Matriz GUT, neste momento, aqueles problemas que tem prazos inegociáveis.
TENDÊNCIA (T):
Por fim, a tendência representa o potencial de crescimento de um determinado problema. Ou seja, se a situação piorar demais ao longo do tempo.
E a partir dessa classificação, será possível identificar qual assunto ou problema precisará ser priorizado. E quais que podem esperar.
Além disso, o processo é composto pelas etapas de análise, identificação e decisão.
E por curiosidade: se você aplicasse a matriz GUT hoje, qual seria o problema com a maior pontuação na sua empresa? Deixa aqui nos comentários pra gente saber!
PASSO 3: A INVESTIGAÇÃO (POR QUE ISSO CONTINUA ACONTECENDO?)
Bom, você priorizou o problema nº 1. Então, a tentação é sair correndo para “resolver”, certo? Mas, calma. É aqui que muitos gestores erram.
Eles tratam o sintoma deste problema (como por exemplo: clientes reclamando) e não a verdadeira causa (como um processo de entrega falho ou baixa qualidade do produto).
Também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe (por causa do seu formato, que vamos explicar mais pra frente), esta é uma ferramenta da qualidade que ajuda a levantar as causas raízes de um problema. Analisando todos os fatores que envolvem a execução do processo.
Assim, tem como propósito eliminar as causas específicas que causam problemas. E é extremamente útil para identificar as causas que originam problemas organizacionais.
Com ela, será possível encontrar soluções a partir da análise de todo o processo e fatores que têm impacto no dia a dia da empresa.
E você pode aplicar este diagrama pode aplicar sempre que a empresa tem um problema ou deseja otimizar um processo.
E por ser uma ferramenta usada para gerenciar o controle da qualidade, além de ser abrangente e simples de usar, é útil para analisar qualquer processo.
O Diagrama de Causa e Efeito tem esse nome porque todas as ações que desempenhamos (que são as causas) geram determinadas consequências (que são os efeitos).
E nas empresas, isso não é diferente: cada etapa do processo impacta no resultado final, e um erro mínimo na cadeia produtiva pode gerar grandes problemas.
PASSO 4: O PLANO DE AÇÃO (QUEM VAI FAZER O QUÊ E QUANDO?)
Com o problema prioritário definido e a causa raiz identificada, precisamos de um plano de execução. Porque uma ideia, por melhor que seja, não vale nada se não virar ação.
E respondendo cada uma dessas perguntas, você terá uma visão bem clara do que precisa ser feito para atingir cada meta. E, consequentemente, seu objetivo.
Assim, criar um plano de como conseguir, de maneira realista e organizada, a resolver o problema de cada caso.
PASSO 5: A EXECUÇÃO E A MELHORIA (ISSO REALMENTE FUNCIONOU?)
Depois que você fez o plano, agora é executar e, mais importante, verificar se o resultado esperado aconteceu.
Basicamente, consiste em uma ferramenta de gestão de qualidade que tem como objetivo trazer melhorias contínuas aos processos, produtos e serviços de uma empresa ou projeto. Ou até para identificar e resolver algum tipo de problema também.
Ele é chamado de ciclo porque ele precisa ser cíclico. Ou seja, é preciso aplicar este processo repetitivamente e de modo sistemático para ter efeito até no curto, médio e longo prazo.
O significado PDCA vem de uma sigla em inglês, onde:
P vem de Plan, que é planejar.
D vem de Do, que é executar
C vem de Check, que é verificar
A vem de Act, que é Agir.
Logo, é possível entender que o Ciclo PDCA consiste em realizar um planejamento, executar para colocá-lo em prática, verificar e acompanhar os resultados e agir em alguma possível correção ou melhoria.
Dessa maneira, será possível acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa, por meio da identificação de problemas, de causas e de soluções.
Na prática, isso transforma a “resolução de problemas” de um evento isolado em uma cultura de melhoria contínua na sua empresa.
E COM A MELHOR FORMA DE RESOLVER OS PROBLEMAS NA SUA EMPRESA…
E com esses 5 passos que acabamos de mostrar, tenha em mente que, neste caso, a ordem dos fatores altera (e muito) o resultado.
A “melhor forma”, como você pode ver, não é um truque. É um processo, uma disciplina. É seguir uma sequência lógica que fará com que você e sua equipe pense e planeje bem antes de agir.
Então:
Diagnostique para saber onde está o problema com a análise SWOT.
Priorize para focar sua energia com a matriz GUT.
Investigue para encontrar a causa real com o Digrama de Ishikawa (ou Espinha de Peixe).
Planeje para que a solução seja clara com o 5W2H.
Execute e verifique para garantir que funcionou com o Ciclo PDCA.
Com tudo isso dito, pare de correr em círculos. Pegue um problema real da sua empresa hoje e passe ele por essas cinco etapas.
Pode ter certeza que a clareza que você vai ganhar no final é o primeiro grande passo. O primeiro de muitos.
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