Quando e Como Contratar Funcionários para Sua Empresa Pequena?

Se você chegou até aqui, é muito provável que seu negócio esteja crescendo – parabéns por isso!

E com o crescimento, surge uma dúvida muito comum e importante: será que chegou a hora de contratar o primeiro funcionário(a) para sua empresa? Ou talvez o segundo, o terceiro?

A decisão de aumentar a equipe é um marco importante e pode ser o divisor de águas para levar sua empresa a um novo patamar.

No entanto, também é uma responsabilidade grande, que envolve custos, gestão de pessoas e um bom planejamento.

Contratar na hora errada ou da forma errada pode trazer mais dores de cabeça do que soluções.

Justamente por isso que preparemos este guia que mostra Quando e Como Contratar Funcionários para Sua Empresa.

Tudo para conduzir esse processo da melhor forma possível, mesmo com uma estrutura enxuta e contratar as pessoas certas para o sucesso do seu negócio. Pode acreditar!

QUANDO E COMO CONTRATAR FUNCIONÁRIOS PARA SUA EMPRESA PEQUENA

Então, vamos lá!

QUANDO CONTRATAR? OS SINAIS DE ALERTA E DE OPORTUNIDADE QUE VOCÊ NÃO PODE IGNORAR

Muitos empreendedores, especialmente no início, acumulam todas as funções: são o financeiro, o marketing, o operacional, o atendimento aos clientes… e por aí vai.

Isso é normal e até esperado. Mas chega um ponto em que essa centralização começa a frear o crescimento do negócio. Por isso, é muito importante ter atenção estes seguintes sinais:

1. VOCÊ VIVE APAGANDO INCÊNDIOS E NÃO TEM TEMPO PARA O ESTRATÉGICO

Se a sua rotina é uma correria constante para dar conta das tarefas do dia a dia, e você mal consegue parar para pensar no futuro da empresa, planejar novas estratégias ou buscar novas oportunidades (inclusive, trabalhando horas demais todos os dias), esse é um forte indicativo.

Dessa forma, um funcionário(a) pode assumir tarefas operacionais, liberando seu tempo para focar no que realmente faz o negócio crescer a longo prazo.

2. A QUALIDADE DO SEU PRODUTO OU SERVIÇO ESTÁ CAINDO (OU AMEAÇADA)

Com o aumento da demanda, é natural que a pressão para entregar mais em menos tempo aumente.

Se você perceber que a qualidade está sendo comprometida, que os prazos estão ficando apertados demais ou que os clientes estão começando a reclamar, pode ser a hora de buscar ajuda.

Claro, manter a excelência é fundamental, e um novo colaborador(a) pode garantir isso.

3. VOCÊ ESTÁ PERDENDO VENDAS OU OPORTUNIDADES POR FALTA DE EQUIPE

Sabe aquela sensação de que poderia estar vendendo mais, atendendo mais clientes ou aceitando mais projetos, mas simplesmente não dá conta?

Se você está recusando trabalho ou percebendo que a concorrência está abocanhando uma fatia do mercado por sua incapacidade de atender à demanda, a contratação pode ser a solução para expandir sua capacidade produtiva.

4. EXISTEM TAREFAS ESSENCIAIS QUE VOCÊ NÃO DOMINA (OU ODEIA FAZER)

Ninguém é bom em tudo. Talvez você seja ótimo na produção, mas péssimo com finanças. Ou excelente em vendas, mas não leva jeito para marketing digital.

Logo, contratar alguém com habilidades complementares às suas pode trazer um ganho enorme de eficiência e profissionalismo para áreas cruciais do seu negócio.

Além disso, delegar tarefas que você não gosta ou não tem aptidão te deixa mais motivado(a) para focar nos seus pontos fortes.

5. O CRESCIMENTO DA DEMANDA É CONSTANTE E SUSTENTÁVEL

É importante diferenciar um pico de vendas sazonal de um crescimento real e contínuo.

Se a sua empresa vem apresentando um aumento consistente na demanda pelos seus produtos ou serviços há alguns meses, e as projeções indicam que essa tendência vai se manter, planejar a contratação é um passo natural para acompanhar essa evolução.

6. VOCÊ SONHA EM TIRAR FÉRIAS (OU PELO MENOS ALGUNS DIAS DE DESCANSO)

Pode parecer um luxo para quem está começando, mas o descanso é fundamental para a saúde dos empreendedores e, consequentemente, do negócio.

Se a sua empresa depende 100% de você para funcionar e você não consegue se desconectar nem por um dia, ter alguém na equipe pode trazer mais qualidade de vida e permitir que o negócio continue operando mesmo na sua ausência.

MAS, TENHA MUITO ATENÇÃO:

Antes de sair contratando, é crucial analisar se esses sinais são persistentes e se a contratação é realmente a melhor solução.

Às vezes, otimizar processos, adotar novas ferramentas ou até mesmo repensar o modelo de negócio podem ser alternativas iniciais.

Ou talvez você só precise de alguém por algumas horas ou alguns dias na semana. Neste caso, pode contratar um freelancer ou um prestador de serviço. É mais barato e com menos burocracia.

Agora, se a demanda é diária e contínua, aí sim, vale pensar em um funcionário(a) de forma fixa.

COMO CONTRATAR? OS 9 PASSOS PROFISSIONAIS PARA ACERTAR NA ESCOLHA

Identificou que precisa de ajuda? Então, agora é hora de planejar a contratação com cuidado para encontrar a pessoa certa e fazer tudo dentro da lei.

Lembre-se, uma contratação bem-feita pode impulsionar seu negócio, mas uma escolha equivocada pode gerar grandes transtornos.

1. PLANEJE A VAGA

Antes de divulgar a vaga e sair procurando alguém, planeje muito bem o que a vaga irá trabalhar e defina alguns pontos cruciais. Como:

Qual é a real necessidade?

Descreva em detalhes quais tarefas esse novo funcionário(a) irá executar.

• Quais problemas ele(a) virá resolver?
• Quais atividades específicas essa pessoa irá desempenhar?
• Quais resultados você espera?
• Qual o perfil ideal?

Além das habilidades técnicas (hard skills), pense nas características comportamentais (soft skills) importantes para a função e para a cultura da sua empresa, que é muito importante ter uma bem definida.

É alguém com mais proatividade? Organização? Criatividade? Que se adapte bem a um ambiente pequeno e dinâmico?

Logo, defina isso de uma maneira muito clara e bem específica.

Então, se ainda não conhece os assuntos Hard Skill e Soft Skill, assista esse vídeo aqui que vai te ajudar muito. Clicando neste botão aqui em cima ou no link que deixamos na descrição.

Qual o orçamento disponível?

Contratar um funcionário(a) vai além do salário.

Ou seja, é preciso calcular os custos totais. Como por exemplo: salário, benefícios (vale-transporte, vale-refeição/alimentação, se for oferecer), encargos sociais (INSS, FGTS), possíveis custos com exames admissionais, e até mesmo um pequeno investimento em equipamentos ou espaço, se necessário.

E neste momento, é muito importante ser realista e responsável com o que sua empresa pode arcar nessa contratação.

Qual tipo de contrato?

Para pequenas empresas, existem algumas modalidades interessantes além do tradicional CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) em tempo integral.

Que inclusive, se quer conhecer mais sobre CLT e como funciona esse modelo, assista esse vídeo que explica tudo isso. Deixamos o link aqui na descrição, combinado?

Então, neste caso, avalie as opções existentes. Como por exemplo:

MEI (Microempreendedor Individual):

Se você se enquadra na categoria MEI, sua empresa só pode contratar UM(a) funcionário(a) porque essa é a regra do MEI.

Contrato de Trabalho em Tempo Parcial:

Se a necessidade não for de 8 horas diárias, essa pode ser uma alternativa mais econômica para o seu negócio.

Contrato por Prazo Determinado (Experiência):

Pode também ser feito o contrato de trabalho por um período pré-determinado.

Prestador de Serviços (PJ):

Para atividades específicas e não contínuas, contratar um profissional PJ pode ser uma opção.

Mas CUIDADO: é fundamental que não haja características de vínculo empregatício. Como subordinação, habitualidade, pessoalidade, onerosidade, para não configurar fraude trabalhista.

E para todas essas opções, recomendamos muito conversar com algum profissional de contabilidade, um contador(a) mesmo, para entender todas as obrigações para cada cenário, combinado? Isso é extremamente importante para evitar erros e possíveis multas.

2. DESCREVA BEM A VAGA

Depois de definir todos os pontos do passo anterior, e com base no perfil e nas tarefas, crie uma descrição da vaga que seja muito clara, atrativa e honesta.

Inclua o nome da empresa, o título da vaga, as principais responsabilidades, os requisitos (habilidades, experiência, formação), o que você oferece (salário, benefícios, ambiente de trabalho) e como se candidatar.

3. CRIE PROCESSOS DE RECRUTAMENTO

Para realizar uma avaliação completa dos candidatos, é preciso incorporar diferentes partes dentro do processo seletivo.

Dessa forma, organize o processo em etapas que proporcionem uma seleção mais estruturada. Assim, pode considerar partes como a entrevista individual e até em simulações de trabalho em grupo.

Por isso, nesse momento, é recomendável que, após essas etapas, haja uma fase em que os gestores de cada cargo em questão possam participar para avaliarem também.

Como resultado, será possível ter uma visão conjunta das pessoas envolvidas para entender quais são as melhores pessoas para ocupar cada cargo e responsabilidades.

4. ONDE ENCONTRAR OS TALENTOS?

Agora é hora de divulgar a vaga. E isso pode ser feita de diversas maneiras. Como:

• Utilizar sua rede de contato, o Networking, para divulgar para possíveis conhecidos.
• Redes Sociais da sua empresa
• Linkedin, que é a rede social focada em negócios e mundo de negócios (VINHETA LINKEDIN)
• Grupos especializados nas redes sociais ou Whatsapp, por exemplo
• Sites ou plataformas especializadas em vagas de trabalho e empregos. Como Infojob, Vagas.com, Catho, entre tantos outros.
• Indicação de Funcionários Atuais (se já tiver algum(a)). Porque seus colaboradores atuais podem conhecer pessoas interessantes.
• E existem também agências de Emprego Locais ou Consultorias de RH (para vagas mais estratégicas), como os chamados Headhunters. Neste caso, geralmente o serviço é pago. Então, se o seu orçamento permitir e a vaga for mais complexa, pode ser uma opção também.5.

5. FAÇA UMA BOA SELEÇÃO

Recebeu os currículos e as candidaturas? Agora começa a etapa de triagem e seleção.

• Análise de Currículos:

Verifique se os candidatos atendem aos requisitos básicos da vaga. Assim, crie uma lista curta com os candidatos mais promissores.

• Primeiro Contato:

Uma conversa inicial breve pode ajudar a alinhar expectativas, confirmar informações do currículo e sentir a comunicação do candidato(a). Seja por telefone, mensagens, via vídeo, enfim.

• Entrevistas:

Prepare um roteiro de perguntas. Vá além do “me fale sobre você”.

Pergunte sobre experiências passadas relevantes, como lidaram com desafios, quais são seus objetivos, por que se interessaram pela vaga e pela sua empresa, o que sabem fazer bem, enfim.

PONTO BEM IMPORTANTE…

Aqui, é fundamental avaliar o “fit cultural” da pessoa. Ou seja, se ela se encaixaria bem no seu time e no seu jeito de trabalhar. Por isso, novamente, vamos recomendar definir bem a Cultura Organizacional do seu negócio. Que é o que explicamos neste vídeo aqui. O link dele está na descrição, se quiser entender mais sobre este assunto.

Inclusive, se quiser saber mais como montar uma estrutura de entrevista de emprego, escreva nos comentários “Entrevista de emprego” que ficaremos felizes em desenvolver um conteúdo desse para você.

 

 

 

 

 

 

 

6. SE POSSÍVEL, FAÇA TESTES ANTES

Para algumas funções, um pequeno teste prático pode ser muito revelador.

Por exemplo: se for uma vaga para social media, peça para criar um post. Se for para atendimento, simule uma situação. No entanto, mantenha o teste curto e relevante para a função para que você consiga tirar conclusões da performance dos candidatos.

Além disso, se possível, faça uma checagem de Referências. Ou seja, converse com antigos empregadores ou colegas de trabalho dos finalistas. Isso pode confirmar informações e trazer insights valiosos.

De novo, caso seja possível e não comprometa a vida do candidato(a). Ou seja, tenha muita responsabilidade e respeito para não comprometer a pessoa.

Porque se ela ainda estiver empregada em outra empresa, conversar com essas empresas empregadoras ou seus chefes neste momento pode comprometer, e muito, a situação profissional dela na empresa que trabalha atualmente.

7. FAÇA A ESCOLHA

Agora, compare os finalistas, pondere os prós e contras de cada um em relação ao perfil que você traçou.

Confie também na sua intuição, mas sempre embasada nos fatos coletados durante o processo.

Assim, faça a sua escolha em relação a contratação da pessoa para a sua empresa.

8. FORMALIZE A CONTRATAÇÃO

Agora vêm os trâmites legais. É aqui que muitos pequenos empreendedores se assustam, mas com organização e a ajuda de um contador(a), tudo fica mais simples.

Desse modo, solicite as documentações necessárias, realize o exame admissional, faça registro na carteira de trabalho, desenvolva o contrato de trabalho, realize o envio ao eSocial, enfim.

Entenda todos os processos de uma contratação e formalize tudo conforme a lei. Justamente por isso que ter a ajuda do seu contador(a) é uma parte-chave para te ajudar nestes passos.

E uma dica nossa aqui é não deixar a burocracia para a última hora. Assim que decidir pela contratação, já comece a organizar a documentação e a conversar com seu contador(a) para garantir que tudo seja feito corretamente e dentro dos prazos. Às vezes, isso pode levar mais tempo do que esperava.

9. INTEGRAÇÃO

A contratação não termina com a assinatura do contrato. Os primeiros dias e semanas são bem importantes para que o novo funcionário(a) se sinta bem-vindo(a), entenda a cultura da empresa e se torne produtivo(a) mais rapidamente.

Por isso:

• Certifique-se de que o local de trabalho esteja pronto e adequado.
• Receba bem a pessoa contratada e a apresente nova à equipe (se houver).
• Conte a história do seu negócio, sua missão, visão, valores, principais clientes e produtos/serviços. Deixe claro qual o papel dele(a) nesse contexto.
• Faça um bom treinamento para que a pessoa se adeque aos processos do seu negócio e conseguir desempenhar o papel esperado.
• E desde o início, alinhe bem as expectativas de trabalho.
• Ainda, faça feedback para tirar possíveis dúvidas e entender a adaptação da pessoa na empresa. E escute o que ela tem a dizer também.

MAS PRESTE MUITO ATENÇÃO NISSO

E com tudo isso que mostramos aqui, tenha em mente que contratar o primeiro (ou os próximos) funcionários é um passo de amadurecimento para qualquer pequena empresa.

Dá trabalho? Sim. Exige planejamento? Com certeza.

Mas os benefícios de ter uma equipe engajada, competente e alinhada com seus objetivos podem ser imensos, permitindo que seu negócio não apenas cresça, mas prospere de forma sustentável.

DICA EXTRA FINAL

E se chegou até aqui, vamos indicar esse vídeo que mostra como montar uma boa equipe de trabalho. Tudo para fazer com que o seu negócio cresça com as melhores pessoas possível.

Para assisti-lo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂

Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

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Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa