Sabia que esse método ou sistema aumenta muito a produtividade e eficiência de qualquer tipo de negócio?

E por ter uma abordagem simples e eficiente, o Kanban é essencial para uma boa gestão de projetos.

Por isso, se quiser aumentar sua produtividade e organizar seus trabalhos, entenda tudo o que você precisa saber sobre o Kanban de um jeito resumido e bem prático!

E ainda, os 05 Passos Bem Simples para implementá-lo no seu negócio do jeito certo!

Ou se preferir, pode também assistir nosso vídeo sobre este assunto também clicando na imagem aqui embaixo 🙂

Para tentar deixar bem claro esse assunto para você, vamos abordar os seguintes pontos:

1. O QUE É KANBAN?
2. SEUS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
3. COMO FUNCIONA?
4. 05 PASSOS PRÁTICOS DE COMO APLICAR NO SEU NEGÓCIO

Então, vamos lá!

1. O QUE É KANBAN?

O termo “Kanban” é de origem japonesa e significa “sinalização” ou “cartão”.

Ele propõe o uso de cartões (post-its) para indicar e acompanhar o andamento da produção dentro de um negócio ou projeto.

Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho ou do fluxo de produção em empresas e projetos. Ele utiliza cartões coloridos (ou post-its).

E é justamente por isso que também é conhecido como gestão visual, em razão do uso de cores dos cartões como sinalizadores.

Ou seja, é uma forma de registrar tarefas e ações por meio de simbologias visuais.

O foco do Kanban é priorizar a produtividade e a organização das entregas. O objetivo é proporcionar um trabalho mais transparente e direcionado.

Em geral, o conceito de Kanban pode ser definido por três pontos:

Sistema visual:

Um processo, definido em um quadro dividido por colunas para organizar o trabalho em segmentos ou status.

E em cada espaço, coloca-se um post-it no lugar apropriado para indicar onde cada item está no fluxo de trabalho como um todo. 

Cartões coloridos (ou post-it):

Descrevem o trabalho real que está no determinado processo.

Trabalho em andamento:

Permite atribuir os limites de quantos itens podem estar em andamento em cada segmento ou estado do fluxo de trabalho.

Dessa maneira, o Kanban consegue trabalhar um fluxo de trabalho que busca indicar (e limitar) o trabalho em andamento.

E isso ajuda a deixar os trabalhos mais tangíveis e realistas. Mas isso vamos explicar daqui a pouco.

PRINCIPAIS TIPOS DE KANBAN:

E existem três tipos principais de Kanban: de produção, de movimentação e o e-kaban.

PRODUÇÃO:

Neste modelo, o Kanban é divido em 3 colunas: o que precisa ser feito (to do), o que está sendo feito (doing) e o que foi feito (done).

E em cada coluna, colocam-se os post-its (ou cartões) com uma breve descrição de cada tarefa que precisa ser realizada, juntamente com prazos e responsáveis por cada uma.

E a medida que as tarefas começam, os post-its são realocados para a coluna posterior, até chegar na sua conclusão.

MOVMENTAÇÃO:

Já o Kanban de Movimentação é muito utilizado em linhas de produção. Aqui, limita-se a quantidade de tarefas possíveis de serem realizadas ao mesmo tempo.

Por exemplo: imagine um produtor de café. Vamos supor que ele precisa produzir um lote de 200 pacotes de café.

Porém, ele só consegue produzir 20 pacotes por vez. Desse modo, a produção dele precisa seguir 3 passos: a coleta, torra e embalagem.

Assim, ao iniciar seu processo, o produtor só conseguirá produzir 20 pacotes por vez.

Ou seja, ao começar a coleta, ele precisa trabalhar esses 20 pacotes neste processo para começar o próximo passo, que neste caso, seria a torra.

E só assim, os próximos 20 pacotes poderiam começar o processo da coleta novamente para depois chegar na torran. E assim, consequentemente.

Seguindo este método, o lote vai sendo produzindo em partes, respeitando as limitações de produção. E ainda, sem sobrecarregar nenhuma das etapas, o que evita gargalos.

E caso alguma etapa fica ociosa ou sobrecarregada, é preciso realizar ajustes para evitar que isso ocorra. E é por isso que o Kanban é bastante poderoso.

E-KANBAN:

Este é o Kaban eletrônico. Ou seja, são utilizadas ferramentas eletrônicas, adaptando o Kanban para o ambiente digital.

Esse tipo ajuda a agilizar os processos ainda mais com a ajuda da tecnologia.

E hoje em dia, existem muitas ferramentas para isso. Como exemplo, podemos citar o Trello, Jira e Kanban Tool.

O E-KABAN ajuda a automatizar processos também e ser ainda mais eficientes e ágeis. Até porque tudo fica disponível online. E as informações são atualizadas em tempo real, literalmente.

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2. PRINCIPAIS BENEFÍCIOS

SIMPLES DE SER APLICADO

O Kanban é muito simples e prático de ser aplicado. E por não exigir investimentos altos (basta ter post-its e um quadro), ele pode ser utilizado por qualquer tipo de negócio.

E por usar referências visuais, os processos ficam mais rápidos e a identificação das demandas são mais nítidas. E isso faz com que possíveis burocracias sejam diminuídas ou até eliminadas.

PRIORIZA O QUE IMPORTA

Além disso, por limitar a quantidade de atividades e gerenciá-las de maneira prática, as equipes envolvidas focam naquilo que realmente importa e traz resultados.

E assim, elimina-se as atividades que não contribuem com os resultados finais e representariam perda de tempo.

OTIMIZA OS PROCESSOS

Outro ponto importante é que o Kanban ajuda a reduzir o tempo necessário para finalizar cada tarefa. Literalmente, encurta caminhos.

Porque ao deixar bem claro que é preciso ser feito, todos os responsáveis saberão muito bem o que precisa ser feito. Desse modo, conseguem produzir mais com a qualidade esperada.

EQUIPE FOCADA

E, consequentemente, sua equipe terá mais foco, evitando que membros das equipes envolvidas fiquem ociosos.

Como as tarefas e status estarão bem claras no quadro com os post-its, todos os responsáveis saberão o que precisa ser trabalhado com as suas respectivas datas de entregas.

E assim, continuar produzido os próximos passos.

REDUÇÃO DE CUSTOS E DESPERDÍCIOS

E, claro, no final, os custos da empresa são reduzidos e desperdícios são evitados. E esse é um dos principais objetivos do método Kanban.

Até porque os processos são otimizados, desperdícios evitados e as entregas são feitas de modo assertivo e com qualidade.

3. COMO FUNCIONA O KANBAN

O Kanban se baseia no sistema de “produção puxada”. Ou seja, trata-se de um sistema visual que busca gerenciar o trabalho conforme ele se move pelo processo.

Em outras palavras, visualiza o fluxo previsto, com todas as etapas envolvidas e o trabalho real.

E seu objetivo é identificar os possíveis gargalos, fazendo correções para que haja fluidez nas atividades da empresa.

Como falamos anteriormente, o Kanban é composto por três colunas básicas: tarefas a serem feitas, tarefas sendo executadas e tarefas concluídas.

Mas isso pode ser ajustado de acordo com a sua necessidade.

TAREFAS A SEREM FEITAS (TO DO):

Geralmente, esta coluna é a primeira do Kanban. Aqui, lista-se as tarefas importantes que precisam ser feitas.

É muito importante que cada tarefa seja escolhida da maneira estratégica e que realmente trará resultados.

Quando cada tarefa começar a ser realizada, ela é movida para a próxima coluna, que é a de “tarefas sendo executadas”.

TAREFAS SENDO EXECUTADAS (DOING):

Nesta coluna, ficam todas as tarefas que estão sendo realizadas. E assim, ficará claro tudo o que está sendo trabalhado em um determinado momento e quando serão entregues.

Desse modo, quando cada tarefa for realizada, ela é movida para a 3a coluna (“tarefas concluídas”).

Sendo assim, abre-se espaço para começar uma nova tarefa que estava considerada na 1a coluna (“Tarefas a serem feitas”).

TAREFAS CONCLUÍDAS (DONE):

E aqui, ficam as tarefas já concluídas. E o objetivo é arrastar todos os cartões até aqui para realizar e entregar todo o projeto ou processo em questão.

LIMITE DO TRABALHO EM PROGRESSO:

E um ponto importante é que visualizando todo o processo do Kanban, é possível enxergar o fluxo de trabalho no geral.

E assim, garantir a qualidade esperada dentro dos prazos estipulados. Ou seja, ter tangibilidade e coerência.

4. 05 PASSOS PARA APLICAR NO SEU NEGÓCIO

1. PREPARE A EQUIPE

Deixe bem claro como funciona o método Kanban para sua equipe e explique o motivo dele ser utilizado.

Mostre os benefícios que serão alcançados com o Kanban. Fazendo isso, todos os envolvidos conseguirão produzir ainda mais, já que saberão exatamente o que se espera dele.

2. ORGANIZE AS ETAPAS DE TRABALHO

Agora, organize as colunas do seu Kanban, que são “Tarefas a serem feitas”, “Tarefas sendo Executadas” e “Tarefas Concluídas”.

Aqui, entenda quais tarefas precisam ser realizadas e organize os responsáveis por elas, bem como os prazos a serem cumpridos.

3. DEFINA AS TAREFAS PRIORITÁRIAS

Analise e aponte quais são as tarefas mais importantes e urgentes do processo. Isso ajudará a manter o foco de toda a equipe onde realmente interessa.

Fazendo isso, você conseguirá atingir as metas de modo eficaz e organizar a equipe de acordo com as entregas a serem feitas.

4- COMECE O PROCESSO

Agora, é hora de por a mão na massa e começar a trabalhar cada tarefa, de fato. Organize as equipes e mantenha o controle de cada passo e de cada trabalho que está sendo realizado. Bem como aqueles que serão feitos posteriormente.

5- ACOMPANHE O PROCESSO DE PERTO

E, por fim, acompanhe tudo de perto. Monitore sempre o que está sendo feito, como está o andamento de cada ação e como está a performance em geral.

Dessa maneira, você conseguirá garantir a qualidade esperada e que os prazos sejam cumpridos. E ainda, realizar possíveis ajustes ou mudanças de percurso no meio do caminho.

E PRA FECHAR ESTE POST…

Viu como o Kanban pode ser extremamente poderoso para o seu negócio?

Essa metodologia aumenta a eficiência dos processos e permite maior flexibilidade em todos as partes da sua empresa.

Com certeza, ele agregará muito valor para o seu negócio e trará ótimos resultados quando bem trabalhado.

E só pra recapitular o que falamos aqui:

1. O QUE É KANBAN?
2. SEUS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
3. COMO FUNCIONA?
4. 05 PASSOS PRÁTICOS DE COMO APLICAR NO SEU NEGÓCIO

Esperamos que tenha gostado!

E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

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Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa

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