Muita gente sabe exatamente onde quer chegar dentro do negócio ou de um projeto, mas trava na hora de executar.

Você até pode saber o que precisa ser feito, mas as prioridades se misturam e nada sai do papel. Quando percebe, o dia terminou, você resolveu urgências e aquilo que realmente faria a empresa crescer ficou para depois.

Só que o problema nem sempre está na falta de esforço. Muitas vezes, ele aparece justamente no excesso de tarefas mal organizadas, metas genéricas e decisões tomadas no improviso.

E é nesse momento que o plano de ação se torna uma ferramenta extremamente prática.

Ele serve para organizar a execução. Pegar um objetivo que parece grande demais e o transforma em etapas claras, com responsáveis, prazos realistas e custos definidos.

De forma muito prática, plano de ação é um documento (ou até uma planilha simples) que mostra o que precisa ser feito, por quem, quando e como, para alcançar um objetivo específico da empresa (ou até da sua vida pessoal).

Se a meta da empresa é reduzir custos, melhorar processos internos, aumentar vendas, lançar um serviço ou resolver um problema operacional, por exemplo, é o plano de ação que organiza esse caminho.

E existe uma metodologia bastante conhecida que ajuda exatamente nisso: o 5W2H.

Este modelo segue 7 perguntas simples que organizam todo o processo e a estrutura de um plano de ação que realmente vai funcionar.

E é justamente isso que vou mostrar agora.

COMO ESTRUTURAR UM PLANO DE AÇÃO 5W2H

Então, vamos para os 7 passos práticos do 5W2H:

Os 5 W’s:

What (O que será feito?)

Aqui você define exatamente qual ação será executada. Quanto mais específico(a) você for, melhor.

Por exemplo: “Melhorar vendas” é genérico. Mas, “Criar campanha promocional para produtos com baixo giro” é muito mais claro.

Why (Por que será feito?)

Toda ação precisa ter um motivo real.

E esse pilar ajuda a evitar tarefas desnecessárias e garante que todas as pessoas envolvidas entendam de verdade o propósito da execução. E que fazer isso realmente fará diferença.

Where (Onde será feito?)

Onde esse plano será executado, em que ambiente? Nem sempre falamos de local físico. Pode ser uma loja, um setor específico, uma plataforma digital, redes sociais ou qualquer ambiente onde a ação será realizada.

When (Quando será feito?)

Prazo é essencial. Tarefa sem prazo normalmente vira tarefa esquecida. E aqui, é muito importante trabalhar com prazos realistas, que realmente sejam possíveis de serem cumpridos.

E este é um ponto que muitos erram, colocando prazos impossíveis de serem atendidos. Causando frustração e perda de tempo também.

Who (Quem será responsável?)

Aqui, é preciso definir as pessoas responsáveis pela execução de cada atividade ou tarefa.  Neste momento, seja bastante específico(a). Quando todos são responsáveis, normalmente ninguém é na hora de colocar em prática.

E agora, os 2 Hs, que são:

How (Como será feito?)

Aqui entra o detalhamento operacional. Quais etapas serão executadas? Quais ferramentas serão usadas? Como isso acontecerá na prática?

How Much (Quanto custará?)

Toda ação gera custo — seja financeiro, operacional ou em horas de trabalho, por exemplo. Logo, antecipar isso evita surpresas e você consegue se planejar de forma muito mais embasada desde o início.

EXEMPLO PRÁTICO

Para tentar deixar o 5W2H ainda mais prático, vamos para um exemplo fictício. Neste caso, imagine uma pequena empresa que vende marmitas saudáveis por delivery e percebeu uma queda de pedidos durante a semana.

O negócio vende bem aos finais de semana, mas entre segunda e quinta-feira o volume de pedidos caiu bastante.

Só que em vez de tomar decisões no impulso, como baixar preços ou investir dinheiro em anúncios sem planejamento, a pessoa responsável pelo negócio decide montar um plano de ação para resolver esse problema.

O objetivo é claro: aumentar em 20% os pedidos durante os dias úteis nos próximos 60 dias.

A partir disso, o preenchimento do 5W2H poderia ficar assim:

• What (O que será feito?)

Criar uma campanha promocional com planos semanais de marmitas para clientes que compram durante os dias úteis.

• Why (Por que será feito?)

A empresa identificou queda nas vendas entre segunda e quinta-feira e precisa aumentar o volume de pedidos nesses dias.

• Where (Onde será feito?)

A divulgação será feita no Instagram, WhatsApp Business e aplicativos de delivery.

• When (Quando será feito?)

A campanha será lançada em 15 dias e ficará ativa por dois meses.

• Who (Quem será responsável?)

O(a) proprietário(a) ficará responsável pela divulgação.

Já a pessoa responsável pela cozinha cuidará da produção, como a compra de insumos e o preparo das marmitas.

Enquanto a pessoa que recebe os pedidos será responsável pela logística.

• How (Como será feito?)

Serão criados combos semanais com desconto progressivo, campanhas nas redes sociais e mensagens para clientes antigos para incentivar uma nova compra.

E as entregas poderão ser programadas e agendadas para facilitar a vida dos clientes.

• How Much (Quanto custará?)

R$ 500,00 para divulgação local, R$ 300,00 para embalagens promocionais e R$ 150,00 para a criação de materiais de divulgação.

Enfim, esse foi um exemplo bem básico para ilustrar como funciona o 5W2H, mas viu como ele é bem simples, mas consegue organizar os processos de forma clara e realista?

MAS, O QUE O PLANO DE AÇÃO 5W2H TRAZ NA PRÁTICA?

Além disso, reparou como o plano deixa de ser algo genérico como “preciso vender mais” e vira algo muito mais claro.

Existe um problema identificado, uma meta definida, responsáveis estabelecidos, prazo e orçamento.

E esse é justamente o maior valor do plano de ação: tirar a empresa do campo das ideias vagas e colocar a operação em movimento com clareza.

PONTOS OBRIGATÓRIOS PARA O 5W2H FUNCIONAR 

Mas, percebeu que neste exemplo, alguns pontos fundamentais foram considerados durante o planejamento para que o 5W2H consiga funcionar e ajudar de verdade?

1. O problema real foi identificado antes de sair executando

Muita gente monta um plano de ação cedo demais.

• Percebe uma queda nas vendas e decide investir mais em anúncios.
• Ou nota reclamações de clientes e troca imediatamente a equipe de atendimento.
• Ou simplesmente vê o caixa apertado e corta custos sem analisar onde realmente está o problema.

O impulso de agir rápido pode até parecer produtividade, mas muitas vezes só acelera decisões erradas.

Dessa forma, antes de montar qualquer plano, o primeiro passo é entender com clareza qual problema precisa ser resolvido. E se ele realmente é uma prioridade.

Sem diagnóstico, qualquer ação vira tentativa. Porque tentativa custa dinheiro e tempo.

2. Mapa de empatia quando o problema envolver clientes

Se o plano de ação estiver ligado a vendas, retenção, atendimento ou posicionamento de mercado, entender o comportamento dos clientes pode evitar decisões superficiais.

E é aqui que o mapa de empatia entra.

Essa ferramenta ajuda a identificar o que os consumidores pensam, sentem, enxergam o mercado, escutam de outras pessoas e quais dores enfrentam no dia a dia.

No caso da empresa de marmitas saudáveis, o(a) empreendedor(a) percebeu queda nas vendas durante a semana e pensou em criar descontos. Mas, antes disso, decidiu entender melhor o comportamento dos clientes.

Ao analisar feedbacks e conversar com consumidores, percebeu que o problema não era preço. Muitos clientes queriam se alimentar melhor, mas não tinham tempo para cozinhar durante a rotina de trabalho.

Assim, a dor principal era falta de praticidade.

Com essa informação, o plano de ação mudou. Em vez de reduzir preços, a empresa criou planos semanais com entrega programada.

Ou seja, quando você entende a dor real do cliente, evita decisões no impulso e cria ações muito mais eficientes.

3. Defina um objetivo claro

Depois de entender o problema, o próximo passo é definir exatamente o que precisa ser alcançado. E se é algo realmente que fará a diferença.

No nosso exemplo, em vez de criar objetivos vagos como “quero vender mais”, o negócio definiu algo mais claro: aumentar em 20% os pedidos recorrentes durante os próximos dois meses.

Agora existe uma meta real, com prazo definido e um resultado que pode ser medido.

4. Organização das ações necessárias

Agora o objetivo precisa sair do campo estratégico e entrar no operacional. Mas, de forma planejada e muito bem-organizada.

No caso da empresa de marmitas, algumas ações surgiram naturalmente: criar planos semanais, melhorar a comunicação nas redes sociais, entrar em contato com clientes antigos e testar novos formatos de entrega.

Perceba que o objetivo continua o mesmo, mas agora ele começa a ganhar tarefas práticas.

5. Não tentar fazer tudo ao mesmo tempo

Esse é um erro clássico. Muitas pequenas empresas criam planos enormes e tentam executar tudo simultaneamente. Como resultado: sobrecarga, atrasos e frustração.

Execução exige prioridade. Dessa forma, comece pelo que gera maior impacto. E resolva uma etapa por vez.

No nosso exemplo, o negócio decidiu começar apenas pelos planos semanais e pela comunicação com antigos clientes.

Menos frentes abertas significa mais chance de execução real.

6. Monitorar resultados e ajustar rapidamente

Plano de ação não é documento engessado. Se os resultados não aparecerem, ajustes precisam acontecer.

No exemplo das marmitas, caso os clientes sentissem faltam de opções vegetarianas no cardápio, uma marmita poderia ser criada para atender essa demanda.

É assim que um plano de ação funciona na prática: ele organiza o começo, mas também permite correções no caminho.

E no exemplo da empresa de marmitas, o problema estava na recorrência de clientes. Mas, e no seu negócio? Qual problema mais trava seu crescimento hoje?

Me conta nos comentários porque dependendo das respostas, posso trazer novos exemplos práticos de plano de ação para diferentes tipos de empresas, combinado?

O ERRO QUE MAIS ATRASA EMPRESAS SOBRE COMO ESTRUTURAR UM PLANO DE AÇÃO

Muita gente acredita que planejar demais é sinal de profissionalismo. Nem sempre.

Existe empresa com planilhas impecáveis e execução péssima. E existe um negócio pequeno, simples e extremamente organizado na prática.

Logo, tenha em mente que um plano de ação serve para gerar movimento real.

Se ele virar apenas um documento bonito salvo no computador, ele perdeu completamente sua função.

No fim das contas, crescer exige estratégia. Mas, principalmente, execução bem-organizada.

E se o seu negócio parece estar sempre ocupado(a), mas sem crescer de verdade, o problema pode não estar na falta de esforço — e sim em erros de gestão que travam a evolução da empresa.

Inclusive, já falei sobre isso com mais profundidade neste vídeo aqui, em que mostro os principais motivos que impedem pequenos negócios de sair do lugar e o que fazer para mudar esse cenário.

Para assisti-lo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂

Esperamos que tenha gostado desse conteúdo sobre como estruturar um plano de ação! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

E se gostou, compartilhe este post com seus amigos e familiares para ajudá-los também!

Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa

O post Como Estruturar um Plano de Ação apareceu primeiro em Blog Abri Minha Empresa.

O plano de ação é uma das principais ferramentas de sucesso de todos os tipos de empresa.

Porque consegue organizar todas as tarefas necessárias para realizar tudo o que precisa ser feito para alcançar metas e objetivos. De um modo bem planejado, coerente e assertivo.

Por isso, entenda agora como montar um plano de ação em 05 Passos Muito Práticos e diretos ao ponto!

Ou, se preferir, pode assistir nosso vídeo sobre este assunto. Para isso, é só clicar aqui embaixo 🙂

Para tentar deixar bem claro esse assunto para você, vamos abordar os seguintes pontos:

1. O QUE É PLANO DE AÇÃO
2. COMO MONTAR UM EM 05 PASSOS MUITO PRÁTICOS

E se ficar até o final, vamos deixar 02 Dicas Extras que com certeza farão toda a diferença no seu plano de ação, combinado?

Então, vamos lá!

1. O QUE É PLANO DE AÇÃO

Basicamente, trata-se de uma ferramenta que usa uma metodologia que lista, organiza, executa e monitora todas as ações necessárias para alcançar e concretizar objetivos e metas.

Além disso, aponta cronograma, prazos e responsáveis para cada tarefa. E por isso que todos os tipos de negócios desenvolvem seus planos de ações. Independentemente do porte.

Literalmente, um plano de ação pontua bem onde você ou sua empresa quer chegar. Assim, criar um mapa bem organizado para conseguir alcançar o que deseja.

Inclusive, funciona tanto para empresas quanto para a sua vida pessoal também. Principalmente por trazer grandes benefícios, como:

ORGANIZAR PRAZOS E PRIORIDADES

Identificar e organizar as tarefas que precisam ser realizadas em ordem de prioridade. Desse modo, define-se prazos realistas e coerentes para serem executados e cumpridos.

O que organiza muito o processo de trabalho e o andamento de todos os processos.

DIVIDE METAS MAIORES EM PEQUENAS ETAPAS

Ao mesmo tempo, divide as tarefas que são maiores em pequenas partes. Ou seja, em tarefas menores.

Dessa maneira, as pequenas tarefas são mais simples e rápidas de serem executadas. Assim, terá mais controle sobre todas as dificuldades e desafios que possam aparecer.

SELECIONAR EQUIPE

Além disso, o plano de ação ajuda apontar a equipe e pessoas necessárias para realizar cada tarefa e atingir os objetivos.

Em outras palavras, o plano de ação divide as tarefas e delega para as pessoas realizarem. Ou seja, aponta responsável por cada atividade necessária.

Desse modo, é possível entender os tipos e perfis de profissionais adequados que serão necessários para ser possível atingir os objetivos propostos.

Ainda, o plano de ação deixa muito claro as responsabilidades que cada membro da equipe tem. Assim, cria-se o senso de comprometimento de todos, mostrando o trabalho de equipe que é importante respeitar. 

ORGANIZAR ROTINA

Da mesma maneira, o plano de ação é capaz de organizar a rotina das empresas. Porque com a identificação e listagem de todas as tarefas com prazos e responsáveis, é possível entender o que precisa ser feito em cada dia.

CAMINHO TRAÇADO

Como resultado, o plano de ação fará com que você ou sua empresa consiga chegar onde precisa. Literalmente, te levar do ponto A para o ponto B. Tudo de forma planejada, organizada, coerente e assertiva.

2. COMO MONTAR UM PLANO DE AÇÃO EM 05 PASSOS MUITO PRÁTICOS

1. DEFINA OBJETIVOS E METAS

O primeiro passo é definir os objetivos e metas que precisam ser alcançados. Eles serão o ponto de chegada, onde todos os esforços serão direcionados.

Por isso, é muito importante ter uma definição muito clara, factível e coerente neste momento. Assim, o plano de ação trabalhará para levar sua empresa até onde deseja chegar.

E uma ferramenta muito poderosa que vai te ajudar muito neste passo é da METAS SMART. Que em poucas palavras, ajuda a definir e escolher as metas que realmente valem a pena. Que trarão benefícios profundos para você ou seu negócio.

Então, caso queira conhecer mais sobre as METAS SMART, assista o nosso vídeo bem prático sobre este assunto. Para isso, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂

2. PLANEJAMENTO

O segundo passo é montar um planejamento coerente. Neste momento, estabeleça todas as atividades e ações necessárias para conquistar os objetivos definidos no passo anterior.

E, conforme falamos antes, aqui é possível quebrar objetivos maiores em objetivos menores. Assim, as tarefas serão mais realistas e motivadoras.

Ao mesmo tempo, organize as atividades em ordem de prioridade. Do mesmo modo, estabeleça prazos e cronogramas para cada tarefa. Seja de curto, médio ou longo prazo.

Lembre-se que as datas trabalhadas precisam ser realistas e possíveis de serem realizadas. Tenha muita coerência e sinceridade neste momento.

Além disso, aqui é o momento de delegar as tarefas para os respectivos responsáveis. Logo, defina quem será sua equipe de acordo com as necessidades das atividades que precisam ser realizadas.

E deixe muito claro as responsabilidades e importância que cada membro da equipe terá para que o plano de ação seja executado conforme o planejado.

Ainda, considere toda a estrutura e ferramentas necessárias para que o trabalho seja possível de ser bem realizado. Isso é muito importante também.

Aqui, tenha em mente que quanto mais detalhado for o planejamento, mais fácil será para seguir todas as atividades propostas.

3. EXECUÇÃO

Com o planejamento trabalhado e organizado, agora é hora de executá-lo. Siga os cronogramas trabalhados no passo anterior. De acordo com as prioridades de cada tarefa.

Tenha certeza de que todos os envolvidos sabem exatamente o que precisa ser feito. Bem como onde é preciso chegar. Ou seja, alcançar os objetivos e metas propostos e planejados. 

4. MONITORE DE PERTO

Conforme as ações e tarefas estão sendo realizadas, monitore tudo de perto. Isso é fundamental para entender se tudo está andando como o planejado.

Dessa forma, acompanhará a evolução do plano de ação. Bem como identificar possíveis imprevistos, erros ou falhas. Assim, conseguir realizar algum ajuste em alguma área, por exemplo.

Quanto melhor e mais próximo for o acompanhamento, maior será a garantia de que o plano de ação está funcionando. E alcançar os objetivos e metas.

E uma ferramenta que vai te ajudar muito aqui é a dos KPIs (ou Key Performance Indicator). Que significa Indicador-Chave de Performance em português.

Basicamente, os KPIs servem para medir se uma ação ou um conjunto de ações estão atendendo ou superando os objetivos planejados pela sua empresa.

Ou seja, mensurar se as coisas estão andando conforme o planejado. Logo, são responsáveis por dar o auxílio necessário para a empresa, equipe e gestores terem melhores tomadas de decisões.

Então, se quiser entender mais sobre os KPIs, temos um vídeo muito prático que mostra como ele funciona de um modo bem simples. Caso queira assisti-lo, é só clicar neste aqui em baixo 🙂

5. ANALISE OS RESULTADOS

Por fim, depois de todas as ações serem executadas e monitoradas, agora avalie os resultados obtidos.

Analise se o que foi planejado inicialmente funcionou conforme o esperado. E se, de fato, o trabalhou alcançou os objetivos e metas. 

Neste momento, registre e documente tudo o que foi realizado. Literalmente o que deu certo e o que deu errado.

Dessa forma, você terá um aprendizado obtido ao longo desse processo. Assim, realizar possíveis ajustes para ter melhorias nos próximos planos de ações a serem trabalhados no futuro.

DICAS EXTRAS

E para te ajudar ainda mais, vamos deixar aqui 2 modelos de plano de ação que são muito utilizados por serem bem simples, práticos e muito poderosos.

5W2H

O primeiro modelo é o 5W2H, que é um dos mais famosos. Porque trabalha 7 pilares em um plano de ação, que são:

• What (o que será feito?) 
• Why (por que será feito?) 
• Where (onde será feito?) 
• When (quando será feito?) 
• Who (por quem será feito?) 
• How (como será feito?) 
• How Much (quanto vai custar?) 

Com certeza, o 5W2H é um dos modelos de plano de ação mais utilizados. Logo, se quiser conhecer como ele funciona, temos um vídeo que mostra tudo o que precisa saber sobre ele. Para assisti-lo, é só clicar aqui embaixo 🙂

CICLO PDCA

E o segundo modelo bastante utilizado é o PDCA (ou ciclo PDCA).

Basicamente, consiste em uma ferramenta de gestão de qualidade que tem como objetivo trazer melhorias contínuas aos processos, produtos e serviços de uma empresa ou projeto. Ou até para identificar e resolver algum tipo de problema também.

Ele é chamado de ciclo porque é cíclico. Ou seja, aplica-se repetitivamente e de modo sistemático para ter efeito até no curto, médio e longo prazo.

Seu nome vem da combinação de siglas, que são:

• P vem de Plan, que é planejar.
• D vem de Do, que é executar
• C vem de Check, que é verificar
• A vem de Act, que é Agir

Logo, o Ciclo PDCA consiste em realizar um planejamento, executar para coloca-lo em prática, verificar e acompanhar os resultados e agir em alguma possível correção ou melhoria.

Dessa maneira, acelerará e aperfeiçoará os processos de uma empresa. Por meio da identificação de problemas, de causas e de soluções.

Então, se quiser conhece-lo melhor, assista nosso vídeo muito prático sobre ele. Para isso, é só clicar aqui embaixo 🙂

CONCLUSÃO DO PLANO DE AÇÃO O QUE É E COMO MONTAR UM…

Viu como o plano de ação te ajudará muito a se organizar e planejar para conquistar os objetivos e metas desejados?

Justamente por isso que todos os tipos de negócio o utilizam, literalmente. Com toda certeza: se trabalhar o plano de ação no seu trabalho ou até na sua vida pessoal do jeito certo, alcançará seus objetivos e metas sempre. Pode acreditar!

E só pra recapitular o que falamos aqui:

1. O QUE É PLANO DE AÇÃO
2. COMO MONTAR UM EM 05 PASSOS MUITO PRÁTICOS

Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

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Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa

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