Ter um estoque cheio não significa ter uma empresa bem administrada.

Você pode ter muito dinheiro em mercadorias e, mesmo assim, perder vendas porque faltam os produtos certos, comprar mais do que deveria ou ficar sem dinheiro para pagar as despesas do negócio.

Isso acontece porque muitos profissionais tratam o estoque apenas como uma questão de organização.

Mas, a gestão de estoque exige visão estratégica, porque envolve decisões financeiras: o que comprar, em que quantidade, quando repor e quanto do dinheiro da empresa deve ficar investido em mercadorias.

Então, se você está com dificuldade para administrar o estoque que já tem, este conteúdo vai te ajudar muito.

Porque o objetivo não é manter muitos produtos disponíveis, mas sim, ter um pensamento estratégico para encontrar equilíbrio entre atender seus clientes, evitar desperdícios e preservar o capital de giro, que é o dinheiro que mantém a empresa funcionando no dia a dia.

Tudo em 7 pilares estratégicos que vão profissionalizar a sua gestão de estoque.

Então, vamos lá.

1. Mude a forma de enxergar o estoque

Estoque é dinheiro transformado em mercadoria. Cada produto armazenado representa um valor que poderia estar sendo usado para pagar fornecedores, investir em divulgação ou cobrir despesas, por exemplo.

Por isso, tanto a falta quanto o excesso prejudicam.

Quando falta um produto procurado, você pode perder a venda e até o(a) cliente. Já o excesso mantém dinheiro parado, ocupa espaço e aumenta o risco de perdas por vencimento, deterioração ou mudança na procura.

A boa gestão está em manter o suficiente para atender seus clientes sem comprometer, desnecessariamente, o dinheiro da empresa.

2. Decida onde seu dinheiro deve ser investido

Nem todos os produtos merecem o mesmo investimento. Alguns vendem com frequência e pesam no faturamento; outros saem poucas vezes e podem ficar meses parados.

Uma forma de organizar essa análise é a classificação ABC, conhecido também como Curva ABC, que separa os produtos por importância, geralmente pelo faturamento que geram:

• Classe A: maior participação no faturamento. Merecem acompanhamento próximo para não faltar.
• Classe B: importância intermediária. Precisam de reposição e controle regulares.
• Classe C: menor participação. Podem ter estoques menores, e vale avaliar se precisam continuar no catálogo.

Uma planilha com as vendas dos últimos meses já ajuda a enxergar essas diferenças.

Inclusive, se quiser entender mais como funciona a Curva ABC, assista esse vídeo aqui que explica exatamente isso com exemplos práticos. Para assisti-lo, deixamos o link aqui embiaxo, combinado?

Mas, vender muito não significa gerar mais resultado. Também importa quanto sobra em cada venda e quanto dinheiro o produto exige em estoque.

Por exemplo: imagine dois produtos que exigem R$ 1.000 de investimento cada.

• O primeiro deixa R$ 10 por unidade vendida, depois de descontados o custo e as despesas da venda (a chamada margem de contribuição), e vende 100 unidades no mês. 
• O segundo deixa R$ 20 por unidade, mas vende apenas 30.

O primeiro gera R$ 1.000 por mês; o segundo, R$ 600. Mesmo com menos sobra por unidade, o primeiro aproveita melhor o dinheiro investido, porque gira mais rápido.

Assim, a pergunta não é apenas quais produtos vendem mais, mas quais justificam o dinheiro investido neles.

3. Quanto estoque vale a pena manter?

Depois de saber quais produtos merecem prioridade, é preciso decidir quando comprar de novo.

Para isso, trabalhe com o ponto de reposição: o nível de estoque em que você deve fazer um novo pedido. Ele considera quanto você vende e quanto o fornecedor demora para entregar.

Por exemplo:

Imagine um produto que vende 5 unidades por dia, com um fornecedor que leva 6 dias para entregar. Nesse intervalo, você consome cerca de 30 unidades.
5 unidades por dia × 6 dias = 30 unidades

Logo, se quiser manter também uma reserva de segurança de 10 unidades para imprevistos, o ponto de reposição será de 40: ao chegar nele, é hora de pedir.
30 unidades (consumo na entrega) + 10 unidades (reserva) = 40 unidades

Mas, quanto de reserva vale a pena? Depende do custo de errar.

A reserva custa dinheiro parado. Porque na prática, estoque parado é dinheiro parado.

Ao mesmo tempo, a falta custa venda perdida.

• Para um produto classe A, muito procurado, a falta pode sair cara e justifica uma reserva maior.
• Para um item classe C, talvez seja aceitável esperar alguns dias pela reposição.

Fornecedores que atrasam e vendas instáveis também pedem mais folga.

Por isso, decida produto a produto, e não com uma regra única para tudo.

4. Compre pensando no seu caixa, não apenas em um possível desconto em uma compra.

Uma oferta do fornecedor pode parecer vantajosa, mas nem sempre é uma boa decisão.

Veja um exemplo com números:

Você vende um produto que custa R$ 20 e tem saída de 100 unidades por mês. E o seu fornecedor oferece 5% de desconto se você comprar 600 unidades de uma vez, o equivalente a seis meses de vendas suas.

À primeira vista, a opção B parece melhor porque você paga R$ 600 a menos. Só que veja o que acontece com o seu caixa:

• Na opção A, você gasta R$ 2.000 por mês, na medida em que vai vendendo.
• Na opção B, você gasta R$ 11.400 logo no primeiro dia e só recupera esse dinheiro ao longo de seis meses.

Ou seja, para economizar R$ 600, você tira R$ 9.400 a mais do caixa hoje.

R$ 11.400 – R$ 2.000 = R$ 9.400

Durante esses meses, esse dinheiro fica preso na prateleira: não paga fornecedores nem despesas.

Além disso, você precisa de espaço para guardar e corre o risco de o produto encalhar.

E se precisar recorrer a crédito para cobrir outras contas, os juros podem consumir boa parte dos R$ 600, e a compra deixa de valer a pena.

Desse modo, antes de aceitar uma proposta assim, analise:

• em quanto tempo planeja vender tudo?
• esse dinheiro vai te fazer falta?
• tem onde guardar esse volume de estoque sem custo adicional?

Além disso, as condições de pagamento também pesam.

Por exemplo: se você paga o fornecedor em 30 dias, mas leva 60 dias para vender e receber, vai bancar 30 dias com o próprio caixa.

Então, muitas vezes, negociar prazo vale tanto quanto negociar preço.

Comprar bem não é comprar barato. É adquirir a quantidade adequada, no momento certo e dentro da capacidade financeira do negócio.

UMA DICA QUE FARÁ DIFERENÇA

E uma pausa rápida aqui porque muita gente começa a empreender com expectativas que não correspondem à realidade de ter o próprio negócio.

E é justamente sobre isso que falamos no e-book “Empreendedorismo Sem Mitos”: desmistificar o empreendedorismo e mostrar uma visão mais realista do que significa empreender.

Se você quer enxergar esse caminho sem ilusões, vale a pena conhecer! Para isso, é só clicar nessa imagem aqui embaixo, combinado?

5. Garanta que os números correspondam à realidade

Decisões de compra dependem de informações confiáveis.

Se o sistema indica 50 unidades, mas existem 35 na prateleira, você pode achar que tem mercadoria suficiente e deixar de repor.

E essas diferenças surgem de vendas não registradas, erros no recebimento, perdas e avarias.

O prejuízo não se limita ao custo da mercadoria perdida. Você também deixa de ganhar o valor que aquela venda geraria.

Por exemplo: se um produto custa R$ 20 para a empresa e, depois de descontar os custos e despesas variáveis da venda, deixa R$ 10 de margem de contribuição, perder uma unidade significa perder esses R$ 20 investidos. Que seriam 2x a margem de contribuição.

E para recuperar esse valor, será necessário vender outras duas unidades, nas mesmas condições, pois cada uma gera R$ 10 de contribuição para o negócio.

Para reduzir o problema, registre entradas e saídas, confira o que chega do fornecedor, faça contagens periódicas (mais frequentes nos produtos classe A) e investigue as diferenças.

No início, uma planilha atualizada atende; conforme o volume cresce, um sistema de gestão facilitaria o trabalho.  

Inclusive, se quiser o passo a passo dessa organização estratégica de estoque, mostramos exatamente isso nesse vídeo aqui. Para assisti-lo, deixei o link dele aqui embaixo 🙂

6. Acompanhe os resultados e corrija as decisões

Não basta organizar o estoque e deixar os números de lado.

Logo, acompanhe se suas decisões de compra estão dando resultado, com poucos indicadores:

• Giro de estoque: mostra com que frequência as mercadorias são vendidas e repostas. Giro baixo significa dinheiro parado.
• Cobertura de estoque: estima por quantos dias o estoque atende às vendas. Com 300 unidades e 10 vendas por dia, a cobertura é de 30 dias, por exemplo.
• Produtos parados: mercadorias sem venda há determinado período, como 90 dias. O prazo depende do seu tipo de negócio.
• Acuracidade: compara o estoque registrado com o que realmente existe.

Se estiver começando, priorize cobertura e produtos parados.

O número só importa se virar decisão.

Se um produto está há 90 dias sem vender, talvez seja hora de fazer uma promoção, montar um kit com outros produtos ou parar de comprá-lo.

Mesmo que você ganhe menos em cada venda, liquidar esse estoque permite recuperar parte do dinheiro que ficou parado e usá-lo para comprar mercadorias que têm mais saída.

7. Estoque também é gestão financeira

Uma boa gestão de estoque é muito mais do que organização e controle de entradas e saídas. Exige decidir onde investir o dinheiro, quais produtos manter, quanto comprar e quando repor.

Comprar demais compromete o capital de giro; comprar de menos significa vendas perdidas. Por isso, olhe para o estoque como parte da gestão financeira do seu negócio.

No fim, uma empresa não precisa necessariamente de um estoque maior para vender mais. Precisa de um estoque melhor administrado, com dinheiro investido nos produtos certos e decisões de compra compatíveis com a sua realidade financeira.

Uma boa gestão de estoque começa com decisões de compra bem planejadas, mas também depende de um controle diário para evitar erros, perdas e falta de produtos.

E se você quer aprender como colocar isso em prática no dia a dia da sua empresa, confira também nosso vídeo “Como Controlar Estoque em Pequena Empresa no dia a dia”.

Assim, você consegue transformar as decisões de gestão em um controle eficiente na rotina do negócio. Para assisti-lo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂

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Obrigado e até a próxima!

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