Matriz de Eisenhower. Conheça essa ferramenta que ajuda muito a priorizar as tarefas e atividades que realmente merecem atenção. E é justamente por isso que é conhecida também como matriz de gerenciamento de tempo.
Assim, você conseguirá focar onde realmente importa. Como resultado, sua produtividade será muito maior.
Por isso, entenda agora o que é Matriz de Eisenhower, seus benefícios incríveis e como funciona com exemplos práticos!
Ainda, se preferir, pode assistir nosso vídeo sobre este assunto clicando aqui embaixo 🙂
Para tentar deixar bem claro esse assunto para você, vamos abordar os seguintes pontos:
- O QUE É MATRIZ DE EISENHOWER
- SEUS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
- COMO FUNCIONA NA PRÁTICA
Então, vamos lá!
Você verá nesse Post
1. O QUE É MATRIZ DE EISENHOWER
Essa ferramenta tem esse nome por causa de Dwight Eisenhower, que foi um general do exército americano. Bem como presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961.
Também conhecida como Matriz de Gerenciamento de Tempo. Em suma, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta utilizada para priorizar tarefas. Do mesmo modo, orientar os processos de tomadas de decisões. Seja em empresas ou até na sua vida pessoal.
Em outras palavras, serve para priorizar as tarefas que são, de fato, bem importantes. Assim, focar onde realmente importa.
Basicamente, 4 quadrantes compõem que essa matriz. Somado a isso, seguem dois critérios: urgência e importância. Nos quais são distribuídas as tarefas/atividades pendentes ou que precisam ser realizadas.
E estes quadrantes são:
- importante e urgente;
- importante e não urgente;
- não importante e urgente;
- não importante e não urgente.
Com o preenchimento desses quadrantes, será possível definir uma ordem de prioridade das tarefas/atividades em questão.
Mas isso, explicaremos mais pra frente com exemplo prático, combinado?
2. SEUS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
PRIORIZAÇÃO DE TAREFAS
Com a Matriz Eisenhower, você terá uma visão clara de tudo que precisa ser feito. Assim, entender o que precisa ser priorizado. Ainda, conseguirá se organizar melhor de acordo com a lista de prioridade.
Principalmente porque quando acontece acúmulos de tarefas, muitas pessoas e empresas acabam se atrapalhando e empacando. Pois não sabem por onde começar. Literalmente.
E é justamente isso que a Matriz Eisenhower resolve. Ela mostra quais são as prioridades que devemos trabalhar.
FOCAR ONDE IMPORTA
Dessa maneira, focaremos naquilo que realmente importa. Conforme falamos anteriormente.
Porque teremos clareza do cenário como um todo. De todas as atividades pendentes. Assim, começar por aquelas que precisam de mais atenção naquele determinado momento.
PRODUTIVIDADE
Como resultado, a nossa produtividade (e da sua equipe também) será muito maior. Como estamos focando onde realmente importa, os esforços serão otimizados. E os resultados serão melhores e mais satisfatórios.
OTIMIZAÇÃO DE TEMPO
Bem como o nosso gerenciamento do tempo será muito melhor administrado e efetivo. Afinal, é por isso que é conhecida também como Matriz de Gerenciamento de Tempo.
TOMADA DE DECISÃO
Por fim, suas tomadas de decisões serão mais coerentes e assertivas. Porque considerando tudo o que falamos até aqui, será construída uma base bem sólida com informações concretas.
Logo, será possível ter decisões condizentes e estratégicas de acordo com cada momento.
3. COMO FUNCIONA NA PRÁTICA
Primeiramente, é preciso esclarecer a diferença entre o que é importante e o que é urgente.
As tarefas importantes são aquelas cujos resultados afetam diretamente as metas e objetivos que precisam ser alcançados.
Já as tarefas urgentes são aquelas que tem um prazo determinado. Logo, se não receberem a devida atenção e foco o quanto antes, podem trazer resultados indesejáveis, negativos ou até irreversíveis.
Tendo isso em mente, agora vamos mostrar como é composta a Matriz de Eisenhower.
De modo prático, ela é formada por dois eixos: o de importância e o de urgência. Considerando isso, temos os quatros quadrantes. Que são:
-
Importante e urgente
Ou seja, as tarefas/atividades listadas neste quadrante são aquelas que precisam ser feitas imediatamente. São as prioritárias. Em outras palavras, é faça ou faça.
-
Importante, mas não urgente
Aqui, são aquelas que são importantes. No entanto, não tem tanta urgência. Podem ser realizadas no médio ou longo prazo.
Logo, é possível agendar um tempo para focar nelas. Porém, como não prioridades no primeiro momento, elas podem ser feitas depois das atividades que estão no quadrante anterior. Que acabamos de mostrar.
-
Urgente, mas não importante
Neste quadrante, entram as tarefas que são urgentes. Ou seja, precisam ser realizadas o quanto antes pois seus respectivos prazos estão acabando. No entanto, não são de suma importância.
Muitas vezes, elas podem ser delegadas para outras pessoas fazerem. Enquanto o foco maior fica no quadrante “Importante e Urgente”, por exemplo.
-
Não urgente e não importante
Por fim, aqui se encaixam tarefas que estão na lista, mas podem esperar e ser realizadas ao longo do tempo. Ou até serem eliminadas.
Esses são os quatro quadrantes da Matriz Eisenhower. Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada um deles, você começa a enxergar quais são as maiores prioridades, o que você pode passar para frente. Da mesma maneira, o que pode deixar para depois. Ou até eliminá-las.
EXEMPLO PRÁTICO
Para tentar ilustrar de modo bem simples, vamos usar uma sorveteria como exemplo.
Logo, considerando os quadrantes da Matriz de Eisenhower, poderíamos ter algo como:
-
Importante e urgente
- Consertar a máquina de sorvete que está apresentando muitos problemas.
Porque caso ela quebre, não teria como produzir sorvete. Consequentemente, não teria como realizar vendas.
-
Pagar as taxas e impostos
É preciso pagar as taxas e impostos cujos prazos vencem amanhã. Caso contrário, as multas e juros serão muito caros.
-
Importante, mas não urgente
- Criar novos sabores
Ter sabores novos na sorveteria é importante porque atrai novos clientes. E agradam a clientela atual também. No entanto, não é urgente porque os sabores atuais estão indo muito bem.
- Procurar possíveis novos fornecedores
Encontrar fornecedores novos que possam melhorar a qualidade do produto ou serviço da sorveteria é bem importante também. Porém, não precisa ser feito agora porque os atuais fornecedores estão cumprindo o acordo.
-
Urgente, mas não importante
- Responder alguns e-mails
- Enviar os resultados semanais para os outros membros da equipe
Neste caso, é preciso realiza-las pois são tarefas que tem um prazo para cumprir. No entanto, não são de suma importância neste atual momento. Logo, podem ser delegadas para alguma outra pessoa.
-
Não urgente e não importante
- Comprar um telefone mais moderno
- Trocar os portas-guardanapos
- Pintar a parede do escritório da sorveteria
Esses itens não são urgentes porque a sorveteria pode fazer isso depois. Já que isso não afetará a performance e resultados da empresa. Logo, elas podem ser delegadas (ou até eliminadas também).
Enfim, este foi um exemplo simples para ilustrar o seu funcionamento. Aqui, vale listar todas as atividades que precisam ser realizadas. Seja da sua empresa ou da vida pessoal.
Assim, encaixar nos quadrantes de acordo com suas respectivas importâncias e urgências.
E PRA FECHAR ESSE POST SOBRE A MATRIZ DE EISENHOWER
Viu como a Matriz de Eisenhower (ou de Gerenciamento de Tempo) é muito simples de ser utilizada? Ao mesmo tempo, traz grandes resultados.
Principalmente ajudando a nos organizar e priorizar as tarefas que realmente importam. Aquelas que trarão os resultados que desejamos alcançar.
E um ponto importante aqui é que ela precisa ser atualizada constantemente.
Ou seja, conforme for realizando as tarefas, vale atualizar a matriz para direcionar os esforços para as outras atividades que precisam ser feitas.
Em outras palavras, quando realizar as tarefas prioritárias, abre-se espaço para trabalhar as atividades que tinham importâncias menores. Bem como incluir novas atividades que possam aparecer.
E uma Matriz que ajuda muito a focar nas atividades e problemas que realmente precisam ser resolvidos é a Matriz GUT. Ela também é muito simples de utilizar e é muito eficaz. Se ainda não conhece, vale muito a pena conhece-la.
Inclusive, temos um vídeo bem prático que explica como ela funciona. Caso queira assisti-lo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂
E só pra recapitular o que falamos aqui
- O QUE É MATRIZ DE EISENHOWER
- SEUS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
- COMO FUNCIONA NA PRÁTICA
Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.
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Um abraço!
Marcus,
Blog Abri Minha Empresa