Como organizar as finanças da sua empresa?

Você se sente perdido(a) na hora de lidar com o dinheiro do seu negócio? Não sabe para onde o dinheiro vai, se realmente está lucrando ou o que vai fazer para crescer?

Bom, você não está sozinho(a). A maioria das pequenas empresas que quebra, não é por falta de clientes. Mas por falta de organização e gestão financeira.

A boa notícia é que dá para mudar isso com método e disciplina.

Por isso, vou te mostrar um passo a passo prático e simples para organizar as finanças do seu negócio, evitar erros que custam caro e finalmente ter clareza sobre o dinheiro da sua empresa.

Tudo direto ao ponto: o que fazer, por onde começar e como manter o controle no dia a dia. Mesmo sem ser especialista em finanças. Pode acreditar!

Como organizar as finanças da sua empresa?

Então, vamos lá!

Parte 1: O Básico que Ninguém te Conta (Mas que Salva seu Negócio)

Antes de pensar em planilhas complexas ou softwares caros, precisamos arrumar a casa.

E existem dois conceitos fundamentais que são a base de toda e qualquer organização financeira bem-sucedida. E ignorá-los é o caminho direto para o fracasso.

1.1. Misturar o Seu Dinheiro com o da Empresa

Pense no seu pequeno negócio como um organismo próprio. Ele tem suas próprias receitas (o dinheiro que entra) e suas próprias despesas (o dinheiro que sai).

Quando você mistura as finanças, é como se o dinheiro da empresa e o seu dinheiro pessoal estivessem em um único bolo.

Você usa o dinheiro do bolo para pagar tanto as contas da empresa quanto as suas contas pessoais, sem saber exatamente de onde cada gasto está saindo. Isso gera uma confusão enorme, certo?

É exatamente isso que acontece quando você mistura as finanças. 

E ao fazer isso, surgem problemas bem perigosos, como:

• visão distorcida da realidade do negócio
• tomada de decisões às cegas
• problemas de fluxo de caixa crônicos
• endividamento pessoal e profissional
• dificuldade em obter financiamento
• complicações com impostos e burocracia
• Entre tantas outras coisas que complicam muito sua gestão financeira.

Desse modo, a dica prática aqui é a regra número um de qualquer negócio saudável: tenha contas bancárias separadas.

Logo, abra uma conta corrente de pessoa jurídica (PJ) para a sua empresa e use-a exclusivamente para as movimentações do negócio.

Para seus gastos pessoais, use sua conta de pessoa física (PF).

Essa simples atitude já vai trazer uma clareza gigantesca para a sua gestão.

1.2. Pró-labore: O seu “Salário” de Dono(a) do Negócio

Uma vez que você separou as contas, surge a dúvida: “Mas como eu me pago?”.

E a resposta é o pró-labore. De forma simples, o pró-labore é o “salário” do dono(a) ou dos sócios que trabalham na empresa. É um valor fixo que você retira todos os meses para cobrir seus custos de vida pessoais.

Dessa maneira, definir um pró-labore é fundamental para não cair na tentação de “pegar dinheiro do caixa da empresa” sempre que precisa.

Ele força você a viver com um valor predefinido, assim como qualquer colaborador(a), e garante que o restante do dinheiro fique na empresa para arcar com os custos, despesas e, claro, para reinvestir no crescimento.

Mas, como definir um valor justo?

Não existe fórmula mágica, mas uma boa abordagem é pensar em quanto você precisaria para cobrir suas despesas pessoais e qual seria o salário de um(a) profissional contratado(a) para fazer a mesma função que você na empresa.

Assim, comece com um valor realista, que não sufoque o caixa do negócio. E conforme a empresa cresce e se torna mais lucrativa, você pode reajustar esse valor.

Parte 2: Colocando a Mão na Massa: As Ferramentas Essenciais

Com a base arrumada, agora podemos falar das ferramentas que vão te ajudar a ter uma visão clara do seu negócio no dia a dia.

2.1. Fluxo de Caixa: o coração da gestão financeira

Se a gestão financeira da sua empresa fosse um corpo humano, o fluxo de caixa seria o coração. É ele que bombeia o dinheiro para todos os lugares, garantindo que tudo funcione.

Basicamente, o fluxo de caixa é o controle das entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa. Ou seja, o que você recebe e o que paga em seu negócio.

E para um bom controle de fluxo de caixa, é preciso garantir registros bem detalhados de ganhos e gastos, com muita atenção e organização. E monitorá-lo constantemente.

Por isso que identificar os custos fixos e variáveis, além de diferenciar seus custos e despesas é muito importante. Porque é isso que o fluxo de caixa vai monitorar para ajudar a entender se a saúde financeira da empresa é boa ou não.

Atenção a cada detalhe…

Aqui, é essencial entender quando o dinheiro de uma determinada venda entra, caso um pagamento seja feito no crédito ou parcelado. E o mesmo vale para as compras da empresa, que podem ser pagas de maneira parceladas também.

Em outras palavras, fazer o controle do fluxo de caixa permite que você saiba exatamente para onde o dinheiro está indo e, mais importante, permite prever se vai sobrar ou faltar dinheiro no futuro.

Com essa informação em mãos, você pode tomar decisões muito mais inteligentes, como negociar um prazo maior com um fornecedor ou fazer uma promoção para aumentar as vendas.

Então, para entender como trabalhar o fluxo de caixa do seu negócio do jeito profissional e que funcione de verdade, assista esse vídeo que mostra o passo a passo prático para isso. Clicando aqui embaixo 🙂

2.2. Planejamento Financeiro Empresarial: o mapa do seu tesouro

Se o fluxo de caixa é o que acontece no dia a dia, o planejamento financeiro empresarial é o seu mapa para o futuro.

É neste planejamento que você vai definir suas metas e planejar os próximos passos da sua empresa. Ele funciona como um guia, mostrando onde você quer chegar e quanto pode gastar para isso.

Criar um planejamento financeiro ajuda a empresa a ter um rumo.

Ou seja, em vez de simplesmente “apagar incêndios”, você começa a trabalhar com metas de faturamento e limites de gastos para cada área do seu negócio. Isso te dá mais controle e previsibilidade.

Mas como criar um planejamento financeiro simples?

Como um exemplo prático, comece projetando suas receitas para os próximos meses com base no seu histórico de vendas.

Depois, liste todas as suas despesas fixas (aluguel, salários, etc.) e variáveis (matéria-prima, comissões, entre outras).

A diferença entre as receitas e as despesas projetadas vai te mostrar se o seu plano é viável ou se precisa de ajustes.

E por curiosidade: qual a sua maior dificuldade na hora de organizar as finanças? Escreva aqui nos comentários para a gente saber e tentar te ajudar 😊

Parte 3: Cuidados para não se Perder no Caminho

Organizar as finanças é um processo contínuo.

Além das ferramentas básicas, algumas atitudes e conhecimentos podem fazer toda a diferença para a saúde do seu negócio a longo prazo.

3.1. Cuidado com as Dívidas

É muito comum que pequenas empresas precisem de empréstimos para crescer ou para passar por momentos difíceis.

O crédito não é um vilão, mas o endividamento sem planejamento pode ser fatal.

Logo, antes de pegar qualquer tipo de empréstimo, avalie a real necessidade e, principalmente, a sua capacidade de pagamento. Compare taxas de juros e condições em diferentes instituições.

Tenha em mente que um empréstimo deve ser um investimento para o crescimento (comprar uma máquina nova, investir em marketing, etc.). E não uma muleta para cobrir despesas do dia a dia.

Assim, se você se encontra constantemente precisando de dinheiro para pagar as contas, o problema provavelmente está na sua estrutura de custos ou no seu preço de venda, e não na falta de crédito.

3.2. Preço Certo: como cobrar pelo seu trabalho (e ter lucro verdadeiro)

Um erro muito comum que acontece com pequenas empresas ou empreendedores iniciantes é não definirem o preço certo para seus produtos ou serviços.

Assim, não conseguem ter lucros verdadeiros e sempre terão problemas com o dinheiro em caixa.

Dessa maneira, o preço de venda corresponde à quantia que a sua empresa cobrará dos seus clientes.

Este montante precisa ser adequado o bastante para englobar todos os gastos relacionados à produção do produto ou serviço. Bem como todas as despesas ligadas ao processo de comercialização.

Ao mesmo tempo, é preciso buscar obtenção de lucro sobre o item oferecido. Ou seja, um produto com um preço elevado não, necessariamente, é sinônimo de qualidade superior ou excelência do mercado.

E o mesmo vale para produtos de preço mais acessível, por exemplo.

Na realidade, o preço apenas estabelece, do ponto de vista empresarial, o montante que faz sentido para a empresa cobrar, levando em consideração alguns pontos importantes para ter lucro verdadeiro.

Não tenha medo de cobrar o que seu produto ou serviço realmente vale. No entanto, é preciso ter muita coerência e planejamento para chegar no valor certo.

3.3. Reserva de Emergência: o seu “seguro” contra imprevistos

Nenhum negócio está livre de imprevistos: uma máquina que quebra, um cliente importante que atrasa o pagamento, uma crise econômica inesperada.

Para se proteger desses momentos, é fundamental construir uma reserva de emergência. Esse é um dinheiro guardado, um “colchão de segurança”, que deve ser usado apenas em situações de real necessidade.

Ou seja, separe parte do dinheiro da empresa para criar uma reserva que possa ser utilizada para eventuais emergências ou até para oportunidades.

Um exemplo para isso é o Capital de Giro. Que resumidamente, representa uma reserva de recursos que serão utilizados para suprir as necessidades financeiras da empresa ao longo do tempo.

Como investir em oportunidades ou até mesmo pagar eventuais contas ou dívidas. Ou até resolver eventuais emergências da empresa.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

E com tudo o que mostrei aqui, saiba que a organização financeira não é um destino. É uma jornada contínua de aprendizado e melhoria diária.

Além disso, não se trata de ser um(a) expert em matemática ou em finanças. Mas sim, de ter disciplina, criar hábitos e usar as ferramentas certas.

Comece pequeno(a), seja consistente e não tenha vergonha de pedir ajuda. Instituições como o Sebrae, ou até mesmo outras empresas oferecem consultorias e materiais riquíssimos que podem te auxiliar nessa jornada.

Tenha em mente sempre que ao cuidar bem das finanças do seu negócio, você construirá uma empresa mais forte, mais lucrativa e, acima de tudo, mais sustentável.

Então, se quiser analisar profundamente a verdadeira saúde financeira do seu negócio, não deixe de assistir esse vídeo que mostra o passo a passo para identificar as principais causas dos problemas financeiros da sua empresa. Para assisti-lo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂

Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

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Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa