COMO FAZER UMA BOA REUNIÃO COM A EQUIPE DE TRABALHO
Você já participou de uma reunião que poderia ter sido um e-mail?
É, todos nós já passamos por isso. Reuniões intermináveis, sem foco e que, no fim das contas, não levaram a lugar nenhum. Tempo, energia e produtividade desperdiçados.
Mas, a boa notícia é que existe um jeito de virar esse jogo. Você pode fazer com que as suas reuniões te destaquem como o(a) profissional que resolve, tem atitude para tomar decisões e fazer as coisas acontecerem. Diferentemente daqueles que apenas enrolam.
É isso que você vai descobrir agora como fazer uma boa reunião com a equipe de trabalho. Neste guia prático e profissional com o passo a passo simples e direto. Tudo seguindo a nossa filosofia do Blog Abri Minha Empresa.
Mas, para entender, de verdade, primeiro é preciso entender que existem 3 momentos chaves: o antes, o durante e o depois.
Isso é um ponto que muitos profissionais acabam menosprezando. E é justamente por isso que as reuniões acabam sendo enroladas e até inúteis.
Então, sempre comece pelo ANTES.
ANTES DA REUNIÃO: O Poder da Preparação
Acredite ou não, a parte mais importante de uma reunião acontece antes dela começar.
A preparação é a base que garante que a execução seja focada e eficiente.
Logo, se você dedica tempo para alinhar os objetivos e organizar a pauta, a chance de ter um encontro produtivo é muito maior.
Por isso:
1. Pare e Pense: Essa Reunião é Mesmo Necessária?
Essa é a pergunta de ouro. Reuniões são para discutir, debater e tomar decisões.
Então, se o seu objetivo é apenas passar uma informação, use um e-mail, uma mensagem instantânea ou um breve comunicado. Ou seja, evite a “reunião por inércia”.
2. Determine um Objetivo Claro
Antes de marcar uma reunião, entenda qual é o real objetivo de fazer essa reunião. Dessa forma, defina claramente o que precisa ser alcançado.
E uma dica especial aqui é: se o objetivo da reunião não puder ser definido em uma frase concisa, talvez seja melhor repensar a necessidade da reunião. Ou até encontrar outros meios para resolver tal questão.
E divida esse objetivo com todos os participantes da reunião, que é o que vamos falar agora.
3. Escolha Os Participantes Certos
Na hora de convidar as pessoas para a reunião, evite incluir pessoas que não tenham um papel direto no objetivo.
Assim, isso economizará tempo e evitará distrações durante as reuniões.
Ao mesmo tempo, certifique-se de convidar apenas aqueles que podem contribuir para a discussão e a tomada de decisões. Quanto menos participantes, mais prática e eficiente será a reunião.
E por curiosidade, você já participou de alguma reunião em que achou que não era preciso você estar presente? Comente aqui pra gente saber 😊
4. Agende Com Antecedência E Respeite O Tempo Dos Envolvidos
Selecionar um horário conveniente para a maioria dos participantes é fundamental.
Por isso, agende com antecedência para permitir que todos tenham tempo para se preparem. Logo, respeite o tempo de todos. Ainda, comece e termine a reunião pontualmente, conforme o combinado previamente.
5. Desenvolva Uma Pauta Detalhada
Uma pauta de reunião, também conhecida como “agenda de reunião,” é um documento que lista os tópicos ou itens a serem discutidos durante uma reunião.
Em outras palavras, ela descreve a estrutura e a ordem dos assuntos a serem abordados durante a reunião. Com o objetivo de manter a reunião organizada, eficiente e que foque nos objetivos estabelecidos.
Isso é bem importante porque a pauta de reunião ajuda a garantir que todos os participantes estejam cientes do que será discutido.
Ou seja, quando bem elaborada, é uma ferramenta fundamental para garantir que a reunião seja produtiva, eficiente e que todos os participantes saibam o que esperar.
Além disso, ela permite que os participantes se preparem antecipadamente. Economizando tempo e garantindo que os objetivos da reunião sejam alcançados.
Somado a isso, pontue bem o tempo para cada assunto. Isso ajuda muito a manter a organização e conduzir melhor a reunião como um todo.
Inclusive, já temos um vídeo aqui no canal que mostra como montar a pauta de reunião ideal e prática. Para assisti-lo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂
DURANTE A REUNIÃO: Conduza com Firmeza e Gentileza
Agora, vamos para a parte “Durante a reunião”, onde é preciso conduzir com firmeza e gentileza ao mesmo tempo.
A sua postura como líder da reunião é o que vai garantir que o encontro seja produtivo. Então:
1. Comece no Horário e Seja Pontual
Se a reunião está marcada para as 10h, por exemplo, comece às 10h.
Respeite quem chegou no horário. Se alguém se atrasar, não volte atrás para repetir o que já foi dito. O tempo é valioso para todos.
2. Apresente o Objetivo e a Agenda
No início da reunião, repasse o objetivo e a agenda. Isso alinha a expectativa de todos e serve como um lembrete para focar nos temas propostos.
Por exemplo: você pode dizer: “Pessoal, o objetivo hoje é definir o cronograma. A nossa agenda está dividida em três pontos, com tempo X para cada um.”
3. Mantenha O Foco E A Disciplina
Durante a reunião, siga a pauta e evite desvios. Se surgirem tópicos não relacionados, anote-os para discussão posterior, para que a reunião não saia do controle.
Bem como controlar o tempo para cada assunto, conforme explicamos na dica da pauta.
Dessa forma, é possível respeitar o planejamento inicial da reunião, fluidez e o horário ou tempo reservado.
4. Estimule a Participação (Mas Controle a Dispersão)
Peça a opinião de todos. Ou seja, direcione perguntas específicas para os participantes. Como por exemplo: “Maria, o que você acha sobre a nossa sugestão de cronograma do projeto A?”.
Isso garante que todos contribuam e se sintam parte da decisão. Mas, lembre-se: se alguém começar a monopolizar a conversa, você precisa intervir com gentileza.
5. Encerre Com Um Plano De Ação Claro
Ao final da reunião, resuma os principais pontos discutidos e as ações a serem tomadas.
Ao mesmo tempo, certifique-se de que todos saibam o que é esperado após a reunião e quem é responsável por cada tarefa. Bem como os respectivos prazos.
Que é o que vamos falar agora.
6. Documente as Decisões e Ações
Não confie na memória. Alguém deve ser responsável por anotar as decisões importantes, os próximos passos e, principalmente, quem é responsável por cada tarefa e qual é o prazo para ela.
Isso se chama “ata” (ou “anotações”), e pode ser tão simples quanto um e-mail.
Inclusive, se quiser aprender como montar uma ata de reunião profissional e organizada, escreva nos comentários “ata de reunião” que ficaremos felizes em desenvolver um conteúdo ensinando isso, combinado?
DEPOIS DA REUNIÃO: O Trabalho Continua
Agora, chegou um momento que muitos desconsideram e é um erro bem grande. Que é o DEPOIS DA REUNIÃO, onde o trabalho continua.
Em outras palavras, a reunião só acaba de verdade quando as ações são colocadas em prática. Desse modo:
1. COMPARTILHE UM RESUMO PÓS-REUNIÃO
Após a reunião, envie um resumo para todos os participantes. Seja por e-mail, mensagens pelo sistema interno da empresa, enfim.
Sempre destacando os principais tópicos discutidos, decisões tomadas e ações a serem realizadas.
Isso ajuda a manter todos os participantes na mesma página e cientes do que precisa ser feito como próximos passos.
Além de criar um registro oficial e garantir que todos estejam na mesma página.
2. FAÇA O FOLLOW-UP
Alguns dias depois, ou quando o prazo de uma tarefa estiver se aproximando, faça um rápido acompanhamento.
Como um e-mail simples ou uma mensagem pode ser o suficiente para garantir que as ações estejam em andamento.
3. SE NECESSÁRIO, REPITA TODO ESTE CICLO
Por fim, se achar que é preciso marcar uma nova reunião para continuar os trabalhos ou ajustar rotas, repita todo esse ciclo que mostramos agora.
Mas sempre considerando se realizar uma reunião é realmente importante ou se ela pode ser um e-mail, mensagem ou até uma ligação, combinado?
Então, considerando tudo o que mostramos agora, podemos resumir que para realizar uma boa reunião:
- Pense antes: A reunião é realmente necessária?
- Prepare-se: Defina objetivo, crie uma agenda e pauta e convide as pessoas certas.
- Conduza: Comece no horário, siga a agenda e mantenha o foco.
- Documente: Anote decisões, ações e responsáveis.
- Acompanhe: Envie o resumo e faça o follow-up.
CONCLUSÃO
Tenha em mente que dominar a arte de conduzir reuniões produtivas é uma habilidade fundamental para qualquer profissional.
Logo, comece a aplicar essas dicas hoje mesmo e veja a sua reputação crescer como alguém que respeita e valoriza o tempo de todos e que faz as coisas acontecerem.
Além disso, se quiser aprender como ter a postura correta e profissional durante uma reunião de trabalho (e até em outros momentos dentro da sua empresa), assista esse vídeo que explica exatamente isso. Clicando neste botão aqui embaixo 🙂
Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.
E se gostou, compartilhe este post com seus amigos e familiares para ajudá-los também!
Um abraço!
Marcus,
Blog Abri Minha Empresa