Como fazer estrutura organizacional de uma empresa?

Por acaso você sente que está sobrecarregado(a) no seu negócio e não sabe por onde começar a se organizar?

Então provavelmente você precisa montar a Estrutura Organizacional da Sua Empresa.

E esse assunto parece algo complexo para muitas pessoas, que é algo de empresa grande só, com muitos setores e centenas de funcionários.

Mas, acredite: isso é fundamental pra você também, mesmo com um pequeno negócio ou marca.

Porque uma boa estrutura organizacional põe ordem na casa, tornando seu dia a dia mais tranquilo e muito mais produtivo.

E o melhor: não é complicado de montar a da sua empresa.

Então, vamos mostrar agora Como Montar a Estrutura Organizacional da Sua Empresa de forma simples, prática e funcional. Tudo isso em 4 passos profissionais e sem segredo.

COMO FAZER ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA

AFINAL, O QUE É ESTRUTURA ORGANIZACIONAL?

Mas para começar, você sabe realmente o que é uma Estrutura Organizacional?

Vamos simplificar: estrutura organizacional é basicamente o jeito como sua empresa está organizada para funcionar bem.

Imagine sua empresa como um corpo humano: cada órgão tem sua função vital. Logo, a estrutura organizacional é o jeito como você organiza as “partes” (ou funções) do seu negócio para que tudo trabalhe em harmonia, alcançando os objetivos de forma organizada e dentro dos prazos.

É como um mapa que mostra:

• Quem faz o quê
• Quem responde para quem (mesmo que seja você para você mesmo(a) no início)
• Como os setores se conectam e como as informações fluem.
• Quais são os papéis e responsabilidades de cada pessoa ou área

Sem isso, o que acontece? Tarefas se perdem, ninguém sabe de quem é a responsabilidade, o tempo é mal aproveitado e o crescimento vira um caos.

É o mapa que guia todos, mostrando responsabilidades e conexões entre tarefas.

Só que para quem está começando, a estrutura organizacional pode parecer um exagero ou até desnecessário.

A IMPORTÂNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL É REAL

Mas acredite: começar de forma organizada faz uma diferença enorme. Porque ajuda a:

• Evitar o caos por ter mais clareza nas funções, o que melhora o fluxo de informações e trabalho.
• Ser mais eficiente. Por ter menos retrabalho e mais foco onde importa.
• Tomar decisões melhores. Já que proporciona uma visão clara, o que facilita identificar problemas e oportunidades.
• Crescer de forma organizada, com uma base sólida para expansão.
• Além de que serve para organizar funções, e não burocratizar. É simplificar e otimizar seu tempo e recursos.

OS 4 PASSOS PARA MONTAR SUA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL (LETREIRO)

Com isso em mente, estes são os 4 passos simples, mas obrigatórios de como montar uma estrutura organizacional da sua empresa que funcione de verdade.

1. ENTENDA AS ÁREAS PRINCIPAIS DA SUA EMPRESA

Independente do seu tipo de negócio, praticamente toda empresa tem 5 áreas principais:

ADMINISTRATIVO

Essa é a área que cuida do funcionamento interno da empresa. Aqui entram atividades que nem sempre aparecem para os clientes, mas que são essenciais para tudo andar bem.

Olha o todo, planeja o futuro, organiza tarefas e garante a sinergia entre funções. Pensar nos próximos passos da empresa é exercer a gestão.

FINANCEIRO

O financeiro controla tudo o que entra e sai da empresa, o que permite saber se o negócio está dando lucro ou prejuízo.

Ou seja, cuida do caixa, despesas, planejamento financeiro, preços e lucro. Por isso é essencial para a saúde da empresa.

MARKETING & VENDAS

Essa é a área responsável por mostrar seu negócio para o mundo e transformar interessados em compradores. Sem ela, a empresa pode ser boa, mas vai ficar invisível.

É, literalmente, fazer sua marca aparecer para as pessoas certas, na hora certa. Assim, criar conexão com os clientes para realizar vendas sempre.

Atrai clientes, comunica o valor do seu produto/serviço, cria estratégias de venda e relacionamento. Posts, conversas com clientes, promoções, e muito mais.

OPERACIONAL

É onde você entrega o produto ou serviço que vende. Tudo que envolve produção, execução, entrega, atendimento físico, está aqui.

Ou seja, entrega o prometido. Produz, embala, envia (produtos) ou realiza o serviço com qualidade. Logo, organizar a agenda, comprar material, tudo isso é operação.

ATENDIMENTO AOS CLIENTES

Atendimento aos Clientes não é só responder mensagens. É uma área estratégica, que cuida do relacionamento com o público antes, durante e depois da venda.

É aqui que você conquista a confiança, resolve problemas e cria clientes fiéis.

Em outras palavras, busca garantir a felicidade dos clientes no pós-venda, resolve problemas, busca fidelização e indicações. Responder dúvidas, pedir feedback, oferecer suporte é atender bem.

AS OUTRAS ÁREAS

Além dessas funções, existem outras que podem surgir ou até já começar junto com a empresa. Como por exemplo:

• TI (Tecnologia)
• Legal: Conformidade, contratos, burocracias.
• P&D (Pesquisa e Desenvolvimento): Inovação, novos produtos/serviços.
• Compras: Que negocia com fornecedores, negociação de preços.

Enfim, tem muita coisa. Mas a ideia não é contratar ou montar uma equipe para cada área desde começo. O mais importante é ter consciência dessas funções e que precisam ser cuidadas.

E no início, geralmente o empreendedor(a) é o “faz tudo” ou divide com seus sócios. Isso faz parte e até bom porque você consegue aprender como tudo funciona na prática.

Mas, no decorrer da sua jornada empreendedora, o ideal é contratar pessoas para ajudar a cuidar dessas áreas.

Assim, dividir as tarefas para fazer com que cada departamento consiga ter tempo e focar onde realmente importa.

2. LISTE E ORGANIZE TODAS AS TAREFAS

Agora, com as áreas claras na sua mente, anote tudo o que você faz no negócio: de responder e-mails até comprar material. Tudo mesmo.

Por exemplo:

1. Considerando as 5 áreas que mostramos no passo anterior, crie uma coluna para cada uma das áreas. No caso, se considerou mais áreas no seu negócio, inclua nessa lista também.
2. Embaixo de cada uma, liste todas as atividades que você já faz hoje. Como exemplo muito simples, pode ser uma tabela assim:

Área	Para que serve	Exemplos práticos
ADMINISTRATIVO	Manter a organização da empresa	Contratos, agenda, documentos
FINANCEIRO	Controlar entradas, saídas e lucro	Caixa, cobrança, precificação
MARKETING & VENDAS	Divulgar e vender	Redes sociais, anúncios, promoções
OPERACIONAL	Entregar o produto ou serviço	Produção, entrega, execução
ATENDIMENTO AOS CLIENTES	Cuidar do relacionamento com os clientes	WhatsApp, dúvidas, pós-venda

3. Depois, coloque seu nome ou da pessoa responsável ao lado.
   E mesmo que você esteja em todas, já vai ter clareza do que faz parte do seu dia a dia.

Assim, você já começa a ver onde estão os gargalos, onde pode delegar e o que precisa de mais atenção.

E por curiosidade, como você organiza as tarefas e responsabilidades? Já pensou nessas “funções” separadamente? Compartilhe sua experiência nos comentários!

3. DESENVOLVA O ORGANOGRAMA

Basicamente, trata-se de uma representação visual da estrutura organizacional de uma empresa.

Ou seja, ele mostra as relações hierárquicas entre os diversos departamentos, equipes, cargos e colaboradores. Sendo uma representação gráfica da estrutura organizacional de um negócio.

E tem como objetivo principal de assegurar que cada colaborador(a) desempenhe suas funções de forma eficiente e adequada.

Isso vai ajudar muito a estruturar os departamentos e funções por níveis hierárquicos. O que facilita, e muito, na delegação e divisão das tarefas nas equipes e departamentos.

E ao desenvolver o organograma, apresente para todas as pessoas envolvidas para que elas entendam e enxerguem a estrutura como um todo.

Então, se ainda não conhece muito sobre organograma, assista esse vídeo que mostra tudo o que precisa saber. Inclusive, apresentando os principais modelos de organograma e como montar o ideal para o seu negócio. Para isso, é só clicar aqui embaixo 🙂

4. PENSE NO FUTURO, FOQUE NO AGORA.

Agora com tudo organizado, analise o seu organograma, definição dos departamentos e as pessoas responsáveis.

Entenda, de fato, se tudo faz sentido ou se existe a possibilidade de realizar melhorias.

Assim, monitore sempre a performance da empresa e faça ajustes sempre que necessário.

E conforme sua empresa for crescendo, você pode:

• Delegar funções (contratar ou terceirizar)
• Criar subáreas, como “Atendimento ao Cliente” dentro de Marketing
• Contratar líderes para cada área
• Documentar processos, com manuais simples

Enfim. Tenha em mente que a estrutura organizacional não é algo fixo. Ela deve evoluir junto com o seu negócio.

Este é o ponto de partida. A estrutura evolui com o crescimento. O importante é clareza do que é preciso HOJE.

 

 

 

 

 

 

 

 

MAS CUIDADO:

Ao trabalhar com a Estrutura Organizacional do seu negócio:

• seja flexível. A estrutura se adapta ao seu negócio. Por isso, revise periodicamente.
• essa estrutura no dia a dia é uma ferramenta. E não apenas um desenho.
• não deixe tudo solto e não vá no seu “achismo”. Isso pode funcionar por um tempo, mas depois vira confusão.
• Além disso, tome cuidado para não colocar a mesma pessoa em tudo sem clareza.
  Uma pessoa até pode acumular funções, mas é preciso saber quais são e ter coerência.
• Ao mesmo tempo, não crie estruturas muito complexas cedo demais. Comece simples e vá aumentando conforme for necessário.
• ainda, a estrutura organizacional é para ajudar o seu negócio a ter mais foco, identificar onde precisa de ajuda, melhorar a comunicação e fluidez nos processos e, principalmente, profissionalizar a sua empresa.

Se isso não está acontecendo, reveja tudo o que falamos aqui e reaplique na sua estrutura organizacional para começar a ter resultados, combinado?

1. ENTENDA AS ÁREAS PRINCIPAIS DA SUA EMPRESA
2. LISTE E ORGANIZE TODAS AS TAREFAS
3. DESENVOLVA O ORGANOGRAMA
4. PENSE NO FUTURO, FOQUE NO AGORA

DICA EXTRA FINAL

E se ficou até aqui, recomendamos muito trabalhar a bem a sua Gestão de Negócios, que complementa muito a sua estrutura organizacional. Assim, aumentar consideravelmente os resultados da sua empresa.

Então, se quiser saber mais sobre este assunto, assista esse vídeo que explica exatamente isso. Clicando aqui embaixo 🙂

Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

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Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa