Como Controlar Estoque Em Pequena Empresa

Como Controlar Estoque Em Pequena Empresa?

Controlar o estoque é uma das tarefas mais importantes, mas muitas vezes esquecidas por quem está começando a empreender.

Mas a boa notícia é: dá pra organizar tudo sem complicação, sem precisar de sistemas caros e sem ser um expert em planilhas.

Então, vamos mostrar agora como controlar estoque em pequena empresa em 9 passos simples e que farão toda a diferença para o seu negócio.

Assim, evitar desperdícios, mais dinheiro em caixa, melhor planejamento e atendimento, aumentar as vendas e ter uma organização profissional para fazer sua empresa crescer.

COMO CONTROLAR ESTOQUE EM PEQUENA EMPRESA

Então, vamos lá!

1. ENTENDA, DE FATO, O QUE É CONTROLE DE ESTOQUE

Esse é um ponto básico, mas que muitos profissionais não sabem como isso funciona de verdade.

Basicamente, é saber exatamente a quantidade ideal de cada item do seu estoque. E assim, controlar toda a movimentação de produtos e matérias-primas do seu negócio. Bem como gerir bem suas entradas e saídas.

Estoque representa custos para empresa, mas ao mesmo tempo é responsável por realizar vendas para empresa.

Por exemplo: se tiver um estoque muito grande e parado, ou seja, sem ser vendido, ele representa prejuízo para empresa.

Literalmente, estoque parado é dinheiro da empresa parado, que não pode ser aplicado ou utilizado em outras frentes.

Inclusive, pode representar desperdício, caso seja algum produto ou matéria-prima perecível, com data de validade para consumo (como alimentos, por exemplo).

Ao mesmo tempo, caso uma empresa não tenha estoque suficiente, ela pode acabar perdendo vendas importantes.

Justamente por isso que ter uma gestão eficiente do estoque vai gerar lucros verdadeiros para o seu negócio.

2. ORGANIZE O ESPAÇO FÍSICO DO ESTOQUE

Um outro passo bem básico é organizar o espaço onde seus produtos ficam guardados. Mas, muitos profissionais não sabem fazer isso direito e acabam tendo bastante desperdícios e prejuízos.

Dessa forma, para organizar o espaço físico do seu estoque:

• Agrupe por categorias: Produtos similares devem ficar juntos. Ex: roupas femininas, masculinas, calçados.
• Use prateleiras e caixas etiquetadas: Isso ajuda a evitar perda de tempo procurando coisas.
• Coloque os produtos mais vendidos à vista: Assim, você acessa com mais agilidade.

Enfim, se você vende tanto no mundo físico quanto no online, evite misturar o estoque das duas operações.

Assim, separe fisicamente ou crie etiquetas específicas para deixar muito bem-organizado, o que vai facilitar e agilizar bastante o trabalho do dia a dia.

3. REGISTRE TODAS AS ENTRADAS E SAÍDAS

Anotar cada produto que entra e cada produto que sai é fundamental.

E isso não precisa ser complicado. Você pode, por exemplo, começar com:

• Uma planilha no Excel ou Google Planilhas
• Um caderno organizado, se você for do tipo mais tradicional
• Ou usar softwares de gestão, como ERPs, que permitem integrar e automatizar processos como vendas, estoque e financeiro. O que traz muita agilidade e organização para seu negócio.

Dessa forma, anote sempre informações como:

• Nome do produto
• Quantidade
• Data de entrada ou saída
• Motivo (venda, devolução, compra, perda, etc.)

Enfim, anote as saídas de estoque no exato momento da venda. Evite deixar pra depois. Porque isso causa bagunça e perde de controle no curto, médio e, principalmente, no longo prazo.

4. DEFINA O TIPO DE CONTROLE DO SEU ESTOQUE

Além de organizar, contar e registrar os produtos, é importante entender que existem diferentes métodos de controle de estoque.

Cada um serve para uma necessidade. E escolher o certo pode fazer toda a diferença.

E existem diversos tipos, como por exemplo:

GIRO DE ESTOQUE:

Mostra com que frequência os produtos são vendidos e repostos. O que ajuda a entender o que vende rápido e o que fica parado. Ou seja, quanto maior o giro, melhor o aproveitamento do estoque.

PEPS E UEPS

• PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair): os produtos mais antigos saem primeiro. Que é ideal para: alimentos, cosméticos, medicamentos e tudo que tem prazo de validade.

• UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair): Funciona ao contrário: os produtos mais recentes saem primeiro. Ideal para setores onde o custo mais recente representa melhor o valor do produto atual. Como metais ou produtos com variação de preço constante.

CUSTO MÉDIO

Calcula um valor médio de custo para cada produto, considerando todas as compras feitas. Isso facilita a formação de preço e o controle do valor total do estoque.

Ideal para: negócios com muitas compras do mesmo item, mas com preços diferentes.

Enfim, existem muitos outros tipos de controle de estoque.

Mas, você não precisa aplicar todos esses métodos. Porém, é muito importante entender como eles funcionam.

Porque isso ajuda a escolher o que mais faz sentido pro seu tipo de produto e operação. Inclusive, você pode começar simples e ir ajustando conforme o seu negócio cresce.

Então, se quiser conhecer outros modelos de gestão de estoque, assista esse vídeo que explicamos os principais e mais utilizados. Para isso, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂

5. FAÇA INVENTÁRIOS COM FREQUÊNCIA

Você sabe exatamente quantas unidades tem de cada produto hoje?

Se a resposta for “mais ou menos”, está na hora de fazer o inventário.

Inventário nada mais é do que contar todos os produtos do seu estoque e comparar com o que está registrado.

Em outras palavras, é uma listagem completa de todos os produtos armazenados no estoque de uma empresa. Ele identifica, classifica e determina o valor de cada produto.

Desse modo, é possível saber se o controle do estoque está certo ou não, conforme o planejado e necessário.

E um exemplo bem básico sobre como fazer o seu inventário:

• Escolha um dia fixo do mês (ou da semana, se tiver muito giro).
• Conte tudo, um por um, item por item.
• Compare com seus registros anteriores.
• Corrija os dados e informações, se precisar.

Desse modo, fazer isso ajuda a identificar perdas por produtos vencidos ou esquecidos, perdas por falta de organização e até roubos. Isso ainda dá uma visão clara da saúde do seu estoque.

6. USE A CURVA ABC PARA PRIORIZAR O QUE REALMENTE IMPORTA

De modo prático, trata-se de um método para classificar e ordenar as informações e dados em grau de importância.

Em outras palavras, a Curva ABC estabelece uma ordem de prioridades. Ou seja, categoriza e prioriza os itens que são de maior importância para a empresa. Logo, foca naquilo que agrega mais valor e traz mais retorno para o seu negócio.

Ela é chamada de ABC porque cada letra representa uma das 3 categorias de uma curva.

• A: produtos mais importantes (maior faturamento ou giro). Dê máxima atenção.
• B: importância média. Faça um acompanhamento regular.
• C: baixo valor ou baixa saída. Evite estocar demais.

Assim, ao colocar esses dados, constrói-se um gráfico em formato de uma curva. Então, surgiu o nome Curva ABC.

Então, se quiser entender mais sobre este tipo de estoque, assista nosso vídeo que mostra isso de um jeito bem didático. Para assisti-lo, é só clicar neste botão aqui embaixo 🙂

7. DEFINA ESTOQUES MÍNIMOS E MÁXIMOS

Deixar produto acabar é ruim. Ao mesmo tempo, comprar demais e deixar encalhado também. Logo, o caminho do meio é definir quantidades mínimas e máximas para cada item.

Exemplo bem simples e prático:

• Você percebeu que vende em média 20 unidades de um produto por mês.
• Assim, estabelece que quando o estoque chegar em 10, já é hora de comprar mais.
• E o máximo que quer ter de estoque é 30, pra não ocupar espaço à toa.

Isso evita surpresas, melhora seu fluxo de caixa e deixa tudo mais previsível.

8. PLANEJE AS COMPRAS COM BASE EM DADOS

Evite comprar por impulso. Isso é muito perigoso para o seu estoque.

Ou seja, planejar compras com base no seu histórico de vendas e na sazonalidade é muito mais eficiente e profissional.

Dessa forma, pergunte-se:

• Quais produtos vendem mais no fim do mês?
• O que vende melhor no verão? E no inverno?
• Tem algum evento que aumenta a procura (Dia das Mães, Natal, Black Friday)?

Enfim, comprar bem e de forma planejada é tão importante quanto vender bem.

9. TRABALHE PEQUENOS HÁBITOS QUE FAZEM GRANDE DIFERENÇA

Treine sua equipe, ou você mesmo(a), para seguir um padrão.

Mesmo que você trabalhe sozinho(a), vale a pena padronizar como o estoque será controlado. Isso inclui todos os passos que falamos aqui.

Ao mesmo tempo, se você tem equipe ou ajuda de familiares, alinhe com todos. Assim, qualquer pessoa que acessar o estoque saberá onde encontrar as coisas e como atualizar os registros corretamente. Isso evita retrabalho e falhas.

Evite misturar estoque pessoal com o da empresa

Essa é clássica, especialmente em pequenos negócios que começam dentro de casa.

Exemplos reais:

• Você vende cosméticos, mas pegou um produto do estoque pra uso pessoal.
• Você trabalha com alimentos e separou alguns ingredientes pra um jantar da família.

Pode parecer inofensivo, mas aos poucos isso vira um buraco no seu controle de estoque (e no caixa).

Então, tenha uma regra simples — se usou algo do estoque, anote como “uso interno”. Dessa forma, você continua tendo controle real do que entra e sai.

Use etiquetas com código, validade ou data de entrada

Etiqueta ajuda demais no controle do seu estoque. Mesmo que feitas à mão, elas ajudam muito a organizar e identificar seus produtos.

Algumas informações úteis para colocar:

• Nome ou código do produto
• Data de entrada no estoque
• Prazo de validade (se for produto perecível)

Isso facilita na hora do inventário, agiliza as vendas e ajuda a evitar perdas com produtos vencidos ou parados.

Revise o estoque morto

Estoque morto é aquele que está parado há muito tempo, sem vender. Pode ser um modelo que saiu de moda, um item com pouca saída ou até um produto que você comprou demais.

E sabe qual é o real problema disso? Estoque parado é dinheiro parado. Ou seja, representa um dinheiro preso que não pode ser utilizado a não ser quando for vendido.

Nestes casos:

• Identifique os itens com pouca ou nenhuma movimentação nos últimos meses.
• Avalie se vale a pena fazer uma promoção, brinde, kits ou até doar (dependendo do produto) para ver se consegue vendê-los.
• E claro: evite comprar esse item de novo, ou compre em quantidade menor da próxima vez.

Enfim, quando possível, transforme o estoque morto em ação de marketing. Por exemplo: “Semana do leve 2, pague 1”. No entanto, desde que isso faça sentido para o seu tipo de negócio, combinado?

 

 

 

 

 

 

 

 

DICA EXTRA FINAL

E com todos esses passos, saiba que controle de estoque não é bicho de sete cabeças.

1. ENTENDA, DE FATO, O QUE É CONTROLE DE ESTOQUE
2. ORGANIZE O ESPAÇO FÍSICO DO ESTOQUE
3. REGISTRE TODAS AS ENTRADAS E SAÍDAS
4. DEFINA O TIPO DE CONTROLE DO SEU ESTOQUE
5. FAÇA INVENTÁRIOS COM FREQUÊNCIA
6. USE A CURVA ABC PARA PRIORIZAR O QUE REALMENTE IMPORTA
7. DEFINA ESTOQUES MÍNIMOS E MÁXIMOS
8. PLANEJE AS COMPRAS COM BASE EM DADOS
9. TRABALHE PEQUENOS HÁBITOS QUE FAZEM GRANDE DIFERENÇA

Você não precisa ser um especialista em logística para manter seu estoque organizado.

Com pequenos hábitos, atenção aos detalhes e um pouco de disciplina, você já está muito à frente da maioria.

Lembre-se: um estoque bem controlado significa menos prejuízo, mais dinheiro no caixa e clientes satisfeitos.

E um assunto que agrega muito no seu controle de estoque é ter uma boa logística também. Se unir esses dois assuntos de forma planejada, você e sua empresa estarão na frente de muitos concorrentes. Pode acreditar!

Então, se quiser saber como trabalhar a logística da sua empresa, assista esse vídeo que mostra exatamente isso. Clicando aqui embaixo 🙂

Esperamos que tenha gostado! E se quiser saber mais sobre como montar e gerenciar seu próprio negócio, acesse nosso canal no Youtube que temos vários vídeos sobre este assunto, tudo bem? Para acessá-lo, é só clicar aqui.

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Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa