Como Fazer Pauta de Reunião (do Jeito Prático e Profissional)

Como fazer pauta de Reunião como fazer do jeito prático? As reuniões fazem parte de dinâmica profissional bem importante.

Mas, muitas vezes, podem se tornar improdutivas e consumir tempo sem trazer resultados concretos ou que agreguem.

E é aí que entra a pauta de reunião. Quando bem estruturada e trabalhada, ela garantirá uma ótima reunião produtiva e profissional para todos os envolvidos.

Por isso, vamos mostrar aqui 8 passos bem práticos de como fazer uma pauta de reunião produtiva e poderosa. Pode acreditar!

COMO FAZER PAUTA DE REUNIÃO

Primeiramente, é muito importante entender o que é uma pauta de reunião. Que basicamente, trata-se de um documento que lista os tópicos, assuntos ou itens a serem discutidos durante uma reunião. Seja ela empresarial, organizacional ou de equipe, por exemplo.

Assim, ela serve como um guia ou roteiro para orientar o fluxo da reunião. O que garantirá que os participantes se mantenham focados nos assuntos relevantes e nos objetivos específicos daquele encontro. Dessa maneira, otimiza e organiza muito qualquer tipo de reunião.

Com isso em mente, vamos então agora para os 8 passos práticos para desenvolver uma pauta de reunião profissional e assertiva.

1. DEFINA O OBJETIVO DA REUNIÃO

Entenda qual é o propósito e as metas que se espera alcançar durante a reunião. Ou seja, identifique as metas bem definidas para simplificar todo o processo.

Seja para apresentar um serviço ao cliente, alinhar expectativas ou coordenar a equipe para atender uma demanda específica, entre outros.

Fazendo isso, esses objetivos direcionarão os tópicos a serem abordados durante a reunião e otimizar o fluxo das discussões e também o tempo de todos os envolvidos.

Do mesmo modo, ao entender todas as metas, será possível analisar se tal reunião será realmente necessária ou se os temas podem ser abordados de alguma outra forma para respeitar o tempo de todos.

2. TÓPICOS ABORDADOS

Definida as metas e objetivo da reunião, agora enumere os assuntos específicos que você ou sua equipe precisa abordar.

Ao mesmo tempo, esses itens são organizados de acordo com a relevância e prioridade para a reunião. Aqui, podem ser informações a serem divididas ou perguntas a serem respondidas também.

Além disso, ao definir os tópicos, coloque-os em ordem de prioridade. Dessa maneira, focará mos assuntos mais importantes. E, caso não seja possível resolver todos, pelo menos conseguirá abordar os principais assuntos.

3. DEFINA O TEMPO ESTIMADO PARA CADA TÓPICO

Atribuir um tempo aproximado para a discussão de cada item deixará sua reunião ainda mais planejada, organizada e com boa fluidez.

Como resultado, isso ajuda a gerenciar o tempo da reunião e a garantir que todos os assuntos abordados respeitem o prazo estabelecido. Otimizando o tempo de todos os envolvidos.

4. RESPONSÁVEIS E AÇÕES 

Outro ponto importante é sinalizar quem é responsável por cada item da pauta e define quais ações ou decisões precisam ser tomadas durante ou após a discussão de determinado tópico.

Neste momento, uma dica é definir responsáveis por cada tópico ou tarefa para que tudo fique muito organizado e claro.

Assim, nada ficará solto, tudo estará bem-organizado e claro sobre o que precisa ser feito.

5. SEPARE TEMPO PARA DÚVIDAS

Outra dica é reservar um tempo adicional para esclarecer dúvidas e abordar outros detalhes relevantes.

Principalmente porque é muito comum que algumas questões importantes surjam durante a reunião, merecendo atenção e discussão. Ou até mesmo para esclarecer possíveis pontos que não tenham ficado totalmente claros.

6. ELIMINE O DESNECESSÁRIO

Muitas vezes, reuniões acabam abordando temas que não eram realmente necessários. E isso acaba tomando tempo e energia de todos à toa.

Desse modo, evite sobrecarregar a pauta com dados ou informações desnecessárias. Foque onde realmente importa e tente sempre ser sucinto(a).

Assim, caso acredite que seja preciso apresentar mais informações, procure entender se isso não pode ser apresentado a parte, em algum outro momento ou até enviando por e-mail, por exemplo.

7. APRESENTE AS INFORMAÇÕES

Na sua pauta de reunião, desenvolva uma breve introdução para explicar rapidamente o que será abordado. Incluindo uma capa com informações pertinentes, como:

• DATA, LOCAL E HORÁRIO DA REUNIÃO;
• LISTA DE PARTICIPANTES;
• OBJETIVOS DA REUNIÃO;
• LISTA DOS TÓPICOS A SEREM ABORDADOS;
• TEMPO ESTIMADO PARA CADA TÓPICO;
• INSTRUÇÕES DE PREPARAÇÃO;

Dessa maneira, ter esses detalhes na introdução da pauta de reunião ajudará a organização e situar os demais participantes. O que proporcionará clareza e facilitará o alinhamento de todos os envolvidos.

8. DIVIDA A PAUTA COM ANTECEDÊNCIA 

Envie a pauta e documentos ou informações relevantes aos participantes antes da reunião.

Assim, todos conseguirão se preparar com antecedência. Economizando tempo durante a reunião para discussões. Além de deixar todos cientes e preparados do que será discutido.

Como resultado, as discussões e fluxo da reunião serão muito mais produtivas.

CONCLUSÃO 

Viu como montar uma boa pauta de reunião é bem simples, mas fará toda a diferença para que suas reuniões sejam muito mais otimizadas e bastante produtivas?

Além disso, tenha em mente que a pauta de reunião é uma ferramenta crucial para orientar e estruturar qualquer tipo de reunião.

Ao mesmo tempo, garante que o tempo da reunião seja usado de forma eficiente e que os objetivos sejam atingidos.

No entanto, a pauta de reunião é apenas um dos elementos obrigatórios para ter uma boa reunião e muito bem realizada.

Então, caso queira conhecer os outros elementos para conseguir realizar uma reunião profissional que realmente funcione, assista o vídeo que mostra tudo isso de um jeito bem prático.

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E só pra recapitular os pontos que falamos aqui:

1. DEFINA O OBJETIVO DA REUNIÃO
2. TÓPICOS ABORDADOS
3. DEFINA O TEMPO ESTIMADO PARA CADA TÓPICO
4. RESPONSÁVEIS E AÇÕES 
5. SEPARE TEMPO PARA DÚVIDAS
6. ELIMINE O DESNECESSÁRIO
7. APRESENTE AS INFORMAÇÕES
8. DIVIDA A PAUTA COM ANTECEDÊNCIA

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Um abraço!

Marcus,
Blog Abri Minha Empresa